13/2008. (HÉ 50.) ÖM utasítás
a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszeréről
Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 145/A-C. §-aiban foglaltakra tekintettel az Önkormányzati Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzése rendszeréről kiadom a következő
utasítást:
1. A Minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataira, valamint hivatali szervezetére (a továbbiakban: Igazgatás) vonatkozóan a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzéssel (a továbbiakban: FEUVE) összefüggő feladatokat e rendelet mellékleteiben foglaltak szerint határozom meg.
2. Az ellenőrzési nyomvonalat az 1. számú melléklet, a kockázatkezelés rendjét a 2. számú melléklet, a szabálytalanságok kezelésének szabályait a 3. számú melléklet tartalmazza.
3. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
Dr. Gyenesei István s. k.,
önkormányzati miniszter
1. számú melléklet a 13/2008. (HÉ 50.) ÖM utasításhoz
Ellenőrzési nyomvonal
1. Költségvetés tervezése
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 1. | A PM tervezési körirata alapján az ÖM közjogi és koordinációs szakállamtitkára kiadja a belső tervezési intézkedését (ÖM XI. fejezetre). | Felelős: a közjogi és koordinációs szakállamtitkár Végrehajtó(k): a PEF vezetője és a kijelölt munkatársai | Áht; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; PM körirat. | A tervezési körirat alapján kiadott belső tervezési intézkedés. | A tervezési köriratban meghatározott rész/véghatáridő. | PM tervezési körirat megjelenése késhet, ez esetben a belső határidők szűkösek. | A tervezési köriratban és a kiadott belső tervezési intézkedésben meghatározott határidők. | A közjogi és koordinációs szakállamtitkár | évente |
| 2. | Az ÖM és az irányítása alá tartozó önálló költségvetési szervek az intézményi költségvetésre és a fejezeti kezelésű előirányzatokra tervet készítenek. | Felelős: PEF kijelölt vezetői, munkatársai, illetve az intézményvezetők Végrehajtó(k): a tervezési munkára kijelölt munkatársak | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Fejezeti előirányzatokra elkészített tervek, amelyek tartalmazzák a fejlesztési többletigények összeállítását. | A tervezési köriratban meghatározott rész/véghatáridő. | Nem érkeznek vissza határidőre a tervezési adatlapok; a visszaérkező tervek további egyeztetést igényelnek. | Szakmai tervek; kialakított sablonok a tervezéshez. | Intézményvezetők, ÖM kijelölt főosztályainak vezetői; | évente |
| 3. | A beérkezett anyagok ellenőrzése és összesítése. | Felelős: PEF kijelölt munkatársai; az intézményi költségvetési tervekért, az ÖM kijelölt főosztályainak vezetői az általuk kezelt fejezeti sorokért. Végrehajtó(k): PEF kijelölt munkatársai; szakmai főosztályok kijelölt munkatársai. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Az egyes fejezeti sorokhoz tartozó terv elkészítése szakmai és számszaki megalapozottságának ellenőrzése, a fejezeti tervek összesítése. | A tervezési köriratban meghatározott rész/véghatáridő. | A megadott adatok pontatlanok, időhiány miatt az ellenőrzés felületes lehet. Ha ugyanazon személy készíti és ellenőrzi a tervet, akkor nagyobb az esélye egy lényeges hiba bekövetkeztének. | Összesített terv; számszaki ellenőrzés. | ÖM kijelölt főosztály-vezetői, illetve a felügyeletüket ellátó vezetők. | évente |
| 4. | A költségvetési tervek számszaki összeállítása (kiemelt előirányzatok bontásig). | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF vezetője által kijelölt munkatársak. | Áht; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Intézményi költségvetési terv; fejezeti kezelésű előirányzatokra vonatkozó költségvetési terv. | A tervezési köriratban meghatározott rész/véghatáridő. | Határidőre nem érkeznek meg a résztervek, emiatt e feladat elvégzési határideje csúszik. | Összesített terv; beérkezés időpontja. | A közjogi és koordinációs szakállamtitkár és a PEF vezetője. | évente |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 5. | A fejezet szintű normaszöveg javaslat elkészítése, megküldése a PM részére. | Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. Végrehajtó(k): PEF és a kijelölt szakmai főosztályok vezetői és kijelölt munkatársai. | Áht; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Fejezeti normaszövegjavaslat kidolgozása, amelyben minden érintett szakterület részt vesz. | A tervezési köriratban meghatározott határidő. | A normaszövegjavaslatból kimaradnak, vagy bekerülnek olyan tényezők, amelyek a fejezet mozgásterét szűkítik, korlátozzák. | Normaszövegjavaslat. | Miniszter vagy az általa kijelölt szakállamtitkár, PEF vezetője, szervezeti egység vagy testület. | évente |
| 6. | Fejezet költségvetési tervének (számszaki) megküldése a PM-be. | Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. Végrehajtó(k): PEF vezetője. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | PM részére megküldött fejezeti költségvetési terv | A tervezési köriratban meghatározott rész/véghatáridő. | Nem készül el határidőre a költségvetési terv. | A kész költségvetési terv elküldési időpontja. | Miniszter vagy az általa felkért személy, szervezeti egység vagy testület. | évente |
| 7. | Egyeztetés PM és az ÖM fejezetek között. | Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. Végrehajtó(k): közjogi és koordinációs szakállamtitkár által felkért ÖM-es és intézményi vezetők. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Végleges fejezeti keret meghatározásra kerül. | A tervezési köriratban meghatározott határidő. | Csökkentett források leosztása fordulhat elő mind az intézményi, mind a fejezeti kezelésű előirányzatokra. | PM táblázatok; Access-adatbázis. | Miniszter vagy az általa felkért személy, szervezeti egység vagy testület. | évente |
| 8. | Fejezeti indoklás és fejezeti füzet (szöveges indoklás) elkészítése. | Felelős: Intézményvezetők, az ÖM-ben a tervezési feladatokra kijelölt főosztály vezetők. Végrehajtó(k): Intézmények és az ÖM munkatársai. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Részletes szöveges indoklás; táblázatok elkészítése, vezetői ellenőrzése. | Folyamatosan a tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | Nem kellően részletezett a megküldött táblázatok kitöltése; nem érkeznek meg határidőre a részletes indoklások. | Indoklások megérkezése (rögzített szerkezet kitöltése). | Miniszter vagy az általa felkért személy, szervezeti egység vagy testület. | évente |
| 9. | Fejezeti indoklás és a fejezeti füzet összesítése, eljuttatása a PM részére. | Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. Végrehajtó(k): PEF vezetője. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | PM-nek eljuttatott részletes indoklás és fejezeti füzet postázása. | Folyamatosan a tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | Nem készül el határidőre a költségvetési terv. | Kész terv elküldésének időpontja. | Miniszter vagy az általa felkért személy, szervezeti egység vagy testület. | évente |
| 10. | A PM által összeállított költségvetési törvény normaszövegének eljuttatása az intézmények és szakmai főosztályok részére. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF munkatársai. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Törvény szövegének javaslata. | Folyamatosan a tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | Nem minden, a fejezetet érintő normaszövegjavaslatot küldi ki a PM. | Nem értelmezhető. | Nem értelmezhető. | Nem értelmezhető. |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 11. | Javasolt szöveg véleményezése. | Felelős: Intézményvezetők, az ÖM-ben a tervezési feladatokra kijelölt vezetők. Végrehajtó(k): intézmények és az ÖM munkatársai. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Intézmény vezetők, és az ÖM vezetői általjavasolt normaszövegváltoztatás elkészítése. | Folyamatosan a tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | Nem érkeznek meg a szakmai területekről a vélemények időben. | Vélemények; iktatókönyv, postakönyv. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár | évente |
| 12. | Normaszövegjavaslatok összesítése, a módosítási javaslatok eljuttatása a PM részére. | Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. Végrehajtó(k): PEF vezetője és munkatársai. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | PM-nek eljuttatott módosítási javaslatok- | A tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | Nem minden javaslat kerül be a normaszövegbe. | Normaszöveg, a megfogalmazott javaslatok tanulmányozása. | Miniszter vagy az általa felkért személy, szervezeti egység vagy testület. | évente |
| 13. | Képviselői vagy bizottsági módosító indítványok fogadása, eljuttatása a megfelelő főosztály (ok), szakállamtitkárok, intézményvezetők részére. | Felelős: kabinetfőnök és a közjogi és koordinációs szakállamtitkár. Végrehajtó(k): kabinetfőnök titkársága. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Módosító indítvány véleményezése. | Folyamatosan a tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | Nem teljes körű az OGY honlapjáról leszedett indítványok köre. Nem minden érintett szervezethez jut el a módosító indítvány. Rövid határidő az indítványok megválaszolásához. | Módosító indítványok; OGY honlapjára feltett, illetve miniszterhez eljuttatott indítványok. | Kabinetfőnök és a közjogi és koordinációs szakállamtitkár | évente |
| 14. | Módosító indítványra válaszok elkészítése, eljuttatása a Parlamenti Titkárság részére. | Felelős: Intézményvezetők, az ÖM-ben a tervezési feladatokra kijelölt vezetők. Végrehajtó(k): intézmények és az ÖM kijelölt munkatársai. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Megválaszolt módosító indítvány elkészítése és továbbküldése a közjogi és koordinációs szakállamtitkár és kabinetfőnök részére. A kabinetfőnök titkársága továbbítja a választ a Parlamenti Titkárság részére. | Folyamatosan a tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | Nem minden módosító indítványra érkezik válasz; határidőcsúszás miatt nem veszik figyelembe a választ. | Indítványokra adott válaszok. | Kabinetfőnök | évente |
| 15. | Parlamenti bizottsági üléseken való részvétel, a felmerülő kérdések megválaszolása. | Felelős: miniszter. Végrehajtó(k): miniszter vagy az általa kijelölt személy. | Áht; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Parlamenti titkárnak eljuttatott módosító indítványokra adott válasz, miniszteri felkészítő anyagok elkészítése. | Folyamatosan a tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | Nem képviselteti magát a Parlamentben a fejezet. | Ülések jegyzőkönyvei. | Miniszter vagy az általa felkért személy. | évente |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 16. | OGY által elfogadott költségvetés alapján a miniszter felügyelete alatt álló hivatalok számára intézményi költségvetés keretszámainak kiadása, felszólítás az elemi költségvetés készítésére. | Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. Végrehajtó(k): PEF vezetője és munkatársai. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | OGY által elfogadott költségvetés; felhívás elemi költségvetés készítésére. | Tárgyév január 10. | Ha az intézmények nem ismerik meg időben keretszámaikat. | |||
| 17. | Kincstári költségvetés elkészítése, és | Felelős: PEF vezetője. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) | Kincstári költségvetés elkészítése, | Tárgyév január 15-ig. | Ha nem jut el határidőre a | Költségvetési törvény | Miniszter vagy az általa felkért | évente |
| eljuttatása a MÁK | Végrehajtó(k): PEF | Korm. rendelet; | eljuttatása a | költségvetés a | szervezeti egység | ||||
| részére. | kijelölt munkatársai. | 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | MÁK-hoz. | MÁK-ba, nem kerülnek megnyitásra az előirányzatok. | vezetője vagy testület. | ||||
| 18. | Elemi költségvetés | Felelős: PEF | Áht.; | Elemi költségvetések | A tervezési | A végrehajtók nem | Elemi költségvetés; | Közjogi és | évente |
| elkészítése. | vezetője, intézményvezetők. Végrehajtó(k): PEF és az intézmények kijelölt munkatársai. | 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | elkészítése. | köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | tartják be a határidőt. | leadási határidők. | koordinációs szakállamtitkár | ||
| 19. | Elemi költségvetés | Felelős és | Áht.; | Elfogadott elemi | Folyamatosan a | A határidő be nem | - | - | - |
| elfogadása. | végrehajtó(k): ÖM tekintetében a miniszter, felügyelt intézmények vonatkozásában az intézmények vezetői. | 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | költségvetés. | tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | tartása. | ||||
| 20. | Elemi költségvetés | Felelős és | Áht.; | Szervezet felügyeletét | Folyamatosan a | A határidő be nem | - | - | - |
| aláírása. | végrehajtó(k): miniszter, közjogi és koordinációs szakállamtitkár, intézmények vezetői. | 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | ellátó szervezet vezetője által aláírt elemi költségvetés. | tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | tartása. | ||||
| 21. | ÖM elemi | Felelős: PEF | Áht.; | FORRÁS- | Jóváhagyást követően | Ha késedelmesen | FORRÁS- | PEF vezetője | évente |
| költségvetés rögzítése | vezetője. | 217/1998. (XII. 30.) | rendszerben rögzített | folyamatosan. | rögzítik az elemi | rendszerben | |||
| a FORRÁS- rendszerben. | Végrehajtó(k): PEF munkatársai. | Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | költségvetés. | költségvetést a számviteli rendszerben, addig nem lehet az adott évre kötelezettségvállalást és kifizetést rögzíteni. | felrögzített költségvetés |
2. Előirányzat-gazdálkodás
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| Előirányzat-átcsoportosítás, -módosítás a Kormány hatáskörében | |||||||||
| 1. | Kormányhatározat a fejezetek közötti átcsoportosításról, általános költségvetési tartalék felhasználásáról. | Felelős: Kormány. Végrehajtó: Kormány. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | Kormányhatározat előkészítése, korm. határozat. | Nem értelmezhető. | ||||
| 2. | A Kormány hatáskörében meghozott előirányzat módosítás nyilvántartása. | Felelős: Pénzügyminisztérium. Végrehajtó: Pénzügyminisztérium. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | Ügyirat: költségvetési törvényi előirányzatmódosítás dokumentuma. | Határozat meghozatalától számított 5 munkanapon belül. | ||||
| 3. | A PM tájékoztatása alapján a fejezetet érintő előirányzat változtatás iktatása, és továbbítása a MÁK részére. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF munkatársai. | Áht,; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | Módosítás dokumentuma a pénzügyminiszter rendeletében és tájékoztatójában közzétett formában. | A határozat kézhezvételét követő 3 munkanapon belül. | ||||
| 4. | Kincstár által nyilvántartott kiemelt előirányzatok változtatása. | Felelős: MÁK. Végrehajtó(k): MÁK. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | Módosított előirányzat, MÁK-értesítés elkészítése. | |||||
| 5. | A megváltoztatott előirányzat felvitele a FORRAS-rendszerbe. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF munkatársai. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | FORRÁS- rendszerben rögzített, módosított előirányzat. | A kincstári értesítést követő 3 munkanapon belül. | Helytelen vagy késedelmes adatrögzítés. | MAK-értesítő és FORRÁS-adatbázisa. | PEF főosztályvezetője által kijelölt vezetők. | Előirányzat változásonként. |
| Előirányzat-átcsoportosítás, -módosítás felügyeleti szerv hatáskörében | |||||||||
| 1. | Előirányzat átcsoportosítás, -módosítás kezdeményezése a felügyelt intézmény vagy az ÖM PEF részéről. | Felelős: felügyelt intézmény vezetője vagy a PEF vezetője. | Áht., 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | Döntés-előkészítő anyag megírása, amelyből kiderül, hogy mi indokolja az előirányzatátcsoportosítás, -módosítás igényét. Az anyagot az érintett szakállamtitkárral egyeztetni szükséges. | Ha az előterjesztés nem elég részletes ahhoz, hogy megítélhető legyen az előirányzatátcsoportosítás, -módosítás indokoltsága. | Szakmai előterjesztés, főkönyvi nyilvántartások adattartalmának ellenőrzése. | Intézmény-felügyeletet ellátó szakállamtitkár és/vagy közjogi és koordinációs szakállamtitkár. | Előirányzatátcsoportosítás, -módosítás valamennyi esetében. | |
| 2. | Felügyeleti szerv vezetőjének, vagy megbízása alapján a közjogi és koordinációs szakállamtitkár határozata a fejezeten belüli előirányzatok átcsoportosításáról, módosításáról. | Felelős és végrehajtó: miniszter, vagy az általa megbízott közjogi és koordinációs szakállamtitkár. | Áht., 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | Miniszter, vagy közjogi és koordinációs szakállamtitkár határozata. | Az előterjesztés átvételétől számított 15 napon belül. | Előfordulhat, hogy nem a törvényi szabályozásnak megfelelő a módosítások kezdeményezése. | Határozat a fejezet alá tartozó előirányzatok változtatásáról. | Miniszter által felkért személy, szervezeti egység vagy testület. | Félévente |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 3. | A felügyeleti hatáskörben meghozott előirányzat változtatás iktatása, továbbítása a MAK irányába. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF vezetője által kijelölt munkatársak. | Áht., 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | Módosítás dokumentuma a pénzügyminiszter rendeletében és tájékoztatójában közzétett formában. | A határozat kézhezvételét követő 5 munkanapon belül. | Ha nem történik meg a döntés továbbítása időben a MÁK felé, ezért azt év vége után már a MAK nem tudja átvezetni. | Iktatási rendszer | PEF vezetője által kijelölt vezető beosztású személy. | havonta egyszer |
| 4. | Kincstár által nyilvántartott kiemelt előirányzatok változtatása. | Felelős: MÁK. Végrehajtó(k): MÁK. | Áht., 217/1998.(XII. 30.) Korm. rendelet. | Módosított előirányzat. | |||||
| 5. | A megváltozott előirányzat felvitele az informatikai rendszerbe. | Felelős: PEF vezetője által kijelölt vezetők. Végrehajtó(k): PEF vezetője által kijelölt munkatársak. | Áht., 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | FORRÁS- rendszerben rögzített, módosított előirányzat. | A kincstári értesítést követő 3 munkanapon belül. | Helytelen vagy késedelmes adatrögzítés. | MÁK-értesítő és a FORRÁS adatbázisa. | PEF vezetője. | havonta |
| Előirányzat-átcsoportosítás, -módosítás költségvetési szerv hatáskörében | |||||||||
| 1. | Előirányzatátcsoportosítás, módosítás kezdeményezése ÖM PEF vagy szakmai főosztályok részéről. | Felelős: a PEF vagy szakmai főosztály vezetője. | Áht., 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | Döntés-előkészítő anyag megírása, amelyből kiderül, hogy mi indokolja az előirányzatátcsoportosítás, módosításigényét. Az anyagot az érintett szakállamtitkárral egyeztetni szükséges. | Ha az előirányzat átcsoportosítási, -módosítási javaslat nem elég megalapozott. | Szakmai előterjesztés, főkönyvi nyilvántartások adattartalmának ellenőrzése. | Területet felügyelő szakállamtitkár és/vagy közjogi és koordinációs szakállamtitkár. | Előirányzat átcsoportosításonként, módosításonként. | |
| 2. | Előirányzatváltoztatásról szóló döntés. | Felelős és végrehajtó: miniszter, vagy az általa megbízott közjogi és koordináció szakállamtitkár. | Áht., 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | Előterjesztésről írásbeli döntés születik. | Az előterjesztésnek a döntéshozóhoz való eljuttatását követő 15 napon belül születik meg a döntés, amelyet 3 munkanapon belül továbbítani kell a PEF felé. | Ha az előterjesztés nem elég részletes ahhoz, hogy megítélhető legyen az előirányzatátcsoportosítás, -módosítás indokoltsága. Nem minden esetben a törvényi szabályozásnak megfelelő a módosítások kezdeményezése. Az előirányzat változtatására már nem biztosítható pénzügyi fedezet. | Előirányzatmódosítási igény; az írásba foglalt döntés dokumentuma, főkönyvi nyilvántartás. | Miniszter által felkért személy vagy szervezeti egység. | minimum félévente |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 3. | A költségvetési szerv hatáskörben meghozott előirányzat változtatás iktatása és továbbítása a MÁK felé. | Felelős: PEF vezetője által megbízott vezető. Végrehajtó: PEF vezető által kijelölt munkatársak. | Áht., 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | Módosítás dokumentuma a pénzügyminiszter rendeletében és tájékoztatójában közzétett formában. | A határozat kézhezvételét követő 5 munkanapon belül. | Nem, vagy nem időben kerül továbbításra a döntés a MÁK felé, amely azt nem tudja időben átvezetni a nyilvántartásán. | Iktatórendszer, döntésről szóló levél. | PEF vezetője. | havonta |
| 4. | Kincstár által nyilvántartott a kiemelt előirányzatok módosítása. | Felelős: MÁK. Végrehajtó(k): MÁK. | Áht., 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | Módosított előirányzatról szóló MÁK-értesítés. | |||||
| 5. | A megváltoztatott előirányzat felvitele az informatikai rendszerbe. | Felelős: PEF vezetője által megbízott vezető. Végrehajtó: PEF vezetője által kijelölt munkatársak. | Áht., 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | FORRÁS- rendszerben rögzített, módosított előirányzat. | A kincstári értesítést követő 3 munkanapon belül. | Helytelen vagy késedelmes adatrögzítés. | FORRÁS-rendszer nyilvántartása. | PEF vezetője | havonta |
3. Könyvvezetés
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| Főkönyvi évnyitás | |||||||||
| 1. | Költségvetési szerkezet felépítése. | Felelős: PEF Számviteli Osztály (SZO) vezetője. Végrehajtó: PEF SZO munkatársai. | Áht., 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; adott évre vonatkozó költségvetési törvény. | Jóváhagyott költségvetési törvény szerint a számviteli rendszerben ki kell alakítani a költségvetési szerkezetet. | Tárgyév január 15-ig. | Ha nem a költségvetési törvényben jóváhagyott szerkezetben építik fel a számviteli rendet, akkor helytelen könyvelés esetén nehezebb a helyzetet tisztázni. | Költségvetési törvény, illetve költségvetési szerkezet összehasonlítása. | PEF vezetője. | évente |
| 2. | Év megnyitása a főkönyvben. | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtó: PEF SZO munkatársai. | Áht.; Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Főkönyvi számlák megnyitása a jogszabályi változások figyelembevételével, évnyitással összefüggő feladatok ellátása. | Tárgyév január 15-ig. | Helytelen főkönyvi számla alkalmazása. | Alkalmazott főkönyvi számlák összehasonlítása a jogszabályban foglalt kötelezően alkalmazandó főkönyvi számlákkal. | PEF vezetője | évente |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| Adóügyek kezelése | |||||||||
| 1. | Illetmény kifizetéséhez, bérjellegű költségtérítéshez kapcsolódó, külső személyi juttatással, egyéb szja és j árulékvonzattal járó (pl.: repi, magánszemély által felszámított bérleti díj stb.), adó- és járulékkifizetéssel összefüggő adatszolgáltatás, áfabevalláshoz információ átadása a PEF Intézmény-gazdálkodási Osztály vezetője által kijelölt adóbevallás elkészítéséért felelős munkatársa felé. | Felelős: PEF Intézménygazdálko-dási Osztály (IGO) vezetője. Végrehajtó: IGO munkatársai. | Szja tv.; Art.; Mnytv.; Eho tv.; Tbj.; áfatv.; Flt.; 195/1997. (XI. 5.) Korm. rendelet. | Adatszolgáltatás az áfa. szja, tb, eho, maj, magánnyugdíj-pénztári bevalláshoz. | Bevallási határidőt megelőző minimum 3 munkanappal. | Ha az adatszolgáltatás nem pontos, vagy nem teljes körű, ebből adódóan a bevallás is helytelen lesz. Késedelmesen történik az adatszolgáltatás. | Főkönyv, adatszolgáltatáshoz felhasznált bizonylatok. | PEF IGO vezetője tételesen, PEF vezetője szúrópróbaszerűen. | havonta |
| 2. | Illetmény kifizetéséhez, bérjellegű költségtérítéshez, kapcsolódó, külső személyi juttatással, egyéb szja- és járulékvonzattal járó (pl.: repi, magánszemély által felszámított bérleti díj, telefonadó stb.) adó, j árulékbevallás elkészítése, adó, járulékbefizetés lebonyolítása, áfabevallás és -befizetés elkészítése. | Felelős: PEF Intézmény-gazdálkodási Osztály vezetője. Végrehajtó: PEF IGO adóbevallás elkészítéséért felelős munkatársai. | Adóhatóság felé továbbított bevallások. | Befizetés, bevallás a jogszabályban rögzített határidő szerint. | Ha a bevallás nem készül el időben, vagy pontatlan alapadatok, dokumentumok kerülnek felhasználásra a bevalláshoz. | Elkészült bevallás beadási időpontja. | PEF IGO vezetője tételesen, a PEF vezetője szúrópróbaszerűen. | havonta | |
| 3. | Adóhatóság által vezetett adófolyószámla ellenőrzése, rendezése. | Felelős: PEF IGO vezetője. Végrehajtó: PEF IGO munkatársai. | Szja tv.; Art.; Mnytv.; Eho tv.; Tbj.; Áfa-tv.; Flt. 195/1997. (XI. 5.) Korm. rendelet. | Adófolyó számlakivonat, folyószámlakivonat; | Befizetés: tárgyhót követő hó 12. | Adóhatóság pontatlansága, hosszadalmas egyeztetést igényelhet. | Elkészült bevallás, főkönyv, elektronikusan elérhető adó folyószámla vizsgálata. | PEF vezetője. | negyedévente |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 4. | Egyéb, adóhatóság felé teljesítendő | Felelős: PEF IGO vezetője. | Szja tv.; Art.; Mnytv.; Eho tv.; Tbj.; Áfa-tv.; | Egyéb kötelezettségekhez | Jogszabályokban meghatározott | Helytelen adatszolgáltatás, vagy | Elektronikus bevallás és adatszolgáltatás, | PEF vezetője. | negyedévente legalább egyszer |
| adóbevallás és adatszolgáltatási kötelezettség | Végrehajtó: PEF IGO munkatársai. | Fit. 195/1997. (XI. 5.) Korm. rendelet. | kapcsolódó bevallások és adatszolgáltatások | időpont. | bevallás pénzbüntetéssel járhat. | kapcsolódó főkönyvi számlák és analitika. | |||
| ellenőrzése, | teljesítése. | ||||||||
| teljesítése. | |||||||||
| Fejezeti és intézményi átutalásos kifizetések végrehajtása | |||||||||
| 1. | A kifizetésről levél | Felelős: szakterületek | Áht.; | Levél; | Folyamatos | Ha nem megfelelő | Kifizetéseket igazoló | IGO (intézményi), | folyamatos |
| írása a PEF vezetője részére, szakmai teljesítésigazolás csatolása. | vezetői. Végrehajtó(k): szakterületek munkatársai. | 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | számla/megrendelés, szerződés, szállítólevél, szakmai teljesítés igazolás csatolása. | bizonylatokkal felszerelt, a kifizetésre vonatkozó levél. Ha a teljesítésigazoláshoz nem azonosítható a szerződésben meghatározott feladat és a teljesítésigazolás formális. | felszerelt számla. | Fejezeti Költségvetési és Kontrolling Osztály (FKKO) vezetője (fejezeti). | |||
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 2. | A számla ellenőrzése, utalványrendelet elkészítése. | Felelős: PEF IGO vezetője; PEF FKKO vezetője Végrehajtó(k): IGO és FKKO munkatársai | Áht, Számv. tv., Áfa tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000 (XII. 24.) Korm. rendelet. | A számla, kifizetésről szóló alapbizonylatok ellenőrzését követően el kell készíteni az utalványrendeletet. A kiadások teljesítését, bevételek elrendelését megelőzően meg kell győződni a kifizetés jogosultságáról, összegszerűségéről, fedezet meglétéről, a szolgáltatás, áruszállítás átvételéről, a számviteli bizonylatok kiállításának alaki és tartalmi követelményeinek meglétéről, a szakmai telj esítésigazolást kiállító személy jogosultságáról, utóbbi személy aláírásának hitelességéről. Fent felsorolt feltételek fennállása esetén megtörténhet az utalványrendelet érvényesítése. | Az alapbizonylatok beérkezését követő egy héten belül, de lehetőleg, még a fizetési határidő előtt. | Ha nem azonosítható a kifizetéshez tartozó szerződés. Ha az érvényesítő nem fedezi fel a számlán azokat a hiányosságokat, amelyek az Áfa-, illetve Szv-tv. alapján nem felelnek meg a jogszabályi előírásoknak. Ha nem a szerződés szerint teljesített a szállító és a támogatott. | Megkötött szerződés; számlához csatolt bizonylatok. | PEF IGO, FKKO vezetői; PEF vezetője, illetve mindazon személy, aki utalványozásra, utalvány-ellenj egy-zésre jogosult. | folyamatos |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 3. | Utalványozás, utalványellenjegyzés. | Felelősök és végrehajtók: utalványozásra, utalványellenjegyzésre jogosult személyek. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | Utalványozás, utalvány-ellenjegyzés során meg kell győződni a szakmai teljesítésigazolás és érvényesítés megtörténtéről, a gazdasági esemény szabályszerű lebonyolításáról. Ha az utalványozást vagy annak ellenjegyzését végző személy nem ért egyet a kifizetés szabályszerűségével, akkor a jogosítványait csak írásbeli utasításra köteles gyakorolni, melyről 8 napon belül tájékoztatni kell a minisztert. | Az utalványrendeletek átvételét követő három munkanapon belül, kivéve, ha az utalványozó, utalvány-ellenjegyző szakértőt kér fel a kifizetés jogszerűségének elbírálására. | Ha alaki hibás vagy fiktív számla kerül kifizetésre úgy, hogy az ellenőrzés során nem derül ki. Ha az utalvány ellenjegyzőjére nyomás nehezedik, hogy ne jelentse a miniszter felé a szabálytalan kifizetést. | Gazdasági eseményt alátámasztó összes rendelkezésre álló bizonylat. | Utalványozásra, utalványellenjegyzésre jogosult személyek. Utalványellenjegyzés írásbeli elrendelésének kérése esetén a PEF és közjogi és koordinációs szakállamtitkár együttesen köteles kivizsgálni az ügyet, kivéve, ha érintettségük felmerül. | folyamatos |
| 4. | Átutalási megbízás kitöltése és elküldése a MAK részére vagy GIRO-n keresztül történő utalás teljesítése. | Felelős és végrehajtó: PEF vezetője, illetve az általa megbízott vezetők és munkatársak. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 36/1999. (XII. 27.) PM rendelet. | Elküldött utalványrendelet és átutalási megbízás, GIRO-bizonylat. | Esedékesség előtt 1 munkanappal. | Késedelmes utalás a jogosultak részére. Téves utalás (nem a megadott számlára érkezik az utalás összege). | Számla- és szerződés(fizetési határidő, számlaszám). | PEF vezetője, PEF IGO, FKKO vezetője. | folyamatos |
| 5. | Bankkivonat felszerelése. | Felelős: PEF IGO vezetője; PEF FKKO vezetője. Végrehajtó(k): PEF IGO; PEF FKKO munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Bankkivonat felszerelése. | A beérkezéstől számított 3 munkanapon belül. | Ha nem az összes bizonylat kerül a bankkivonathoz csatolásra, bizonylatok elkallódnak. | Felszerelt banki kivonatok. | PEF IGO vezetője; FKKO vezetője. | folyamatos |
| 6. | A számviteli rendszerben a kifizetés (bankkivonat) és a nyilvántartás összevetése, a bankkivonat rögzítésre. | Felelős: PEF Számviteli Osztály vezetője (SZO). Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Ellenőrzött listák | Banki kivonat beérkezését követő 3 munkanapon belül. | Ha nem derül ki időben egy jogosulatlan banki tranzakció. | Banki értesítő és számviteli nyilvántartás összevetése. | PEF SZO vezetője és az által kijelölt munkatársak. | folyamatos |
| 7. | Főkönyvi feladás, főkönyvi napló ellenőrzése. | Felelősök és végrehajtók: PEF IGO; PEF FKKO kijelölt munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Főkönyvi napló elkészítése és ellenőrzése. | Eves ütemterv alapján. | Ha a főkönyvi naplók ellenőrzésére nincs elég idő vagy az ellenőrzés felületes. | Főkönyvi napló, feladások. | PEF IGO vezetője; PEF FKKO vezetője által kijelölt munkatársak, illetve az érintett vezetők. | éves ütemterv alapján |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 8. | Feladott tételek fogadása a főkönyvben, tételek könyvelése. | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Gazdasági események könyvelése. | Jogszabályokban megjelölt határidőig. | Helytelen könyvelés, nem megfelelő a munkafolyamatba épített ellenőrzés. | Számviteli nyilvántartási rendszer. | PEF SZO vezetője, illetve az általa megbízott, munkafolyamatba épített ellenőrzést végző munkatársak. | folyamatos |
| 9. | Kötelezettség (pl.: szállítói) állományváltozás összeállítása. | Felelős: PEF IGO; PEF FKKO vezetői. Végrehajtó(k): PEF IGO; PEF FKKO kijelölt munkatársai. | Áht., Számv tv.; 217/1998.(XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Kötelezettségeket összesítő analitikus nyilvántartás. | Havonta | Ha nem kerül valamely kötelezettségvállalás nyilvántartásba véve. | Szerződések, analitika. | PEF IGO; FKKO vezetői, PEF vezetője. | havonta |
| Pénztári kifizetések végrehajtása | |||||||||
| 1. | Az előlegfelvételi igény jóváhagyása. | Felelős és végrehajtó(k): PEF vezetője, PEF IGO vezetője | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | Jóváhagyott előlegfelvételi igény bizonylata. | Folyamatos | Ha nem a hatályos jogszabályok alapján történik. | Előleg felvételi igény; engedély | PEF vezetője. | folyamatos |
| 2. | Készpénzigénylés írása a MAK felé. | Felelős: PEF IGO vezetője. Végrehajtó(k): PEF IGO megbízott munkatársa. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 36/1999. (XII. 27.) PM rendelet. | Készpénzfelvételi utalvány kiállítása, MÁK felé való jelzés a készpénzigény összegére, a felvétel időpontjára. | Az igény előtt 5 nappal. | Készpénzigény nem megfelelő felmérése. | Készpénzfelvételi utalvány; pénztári rovancs. | PEF IGO vezetője. | alkalmanként |
| 3. | Kiszállított készpénz pénztárban való elhelyezése és a számviteli rendszerben való rögzítése. | Felelős: PEF IGO vezetője. Végrehajtó(k): pénztáros. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Pénztárkönyv, illetve a számviteli rendszerben a pénztármodul értelemszerű használata. | Tárgynap. | Ha a pénztárban többlet vagy hiány keletkezik a rossz adatrögzítés miatt. | Pénztárkönyv; pénztárbizonylatok. | PEF IGO vezetője. | folyamatos |
| 4. | Utalványrendelet elkészítése, érvényesítés, utalványozás, utalványellenjegyzés. | Felelősök és végrehajtók: Utalványozásra, utalványellenjegyzésre jogosult személyek (kiállító, érvényesítő, utalványozó és ellenjegyző). | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | Elkészült utalványrendeletet az érvényesítő, utalványozó, utalvány-ellenjegyző aláírja. | Folyamatos. | Ha a kifizetés dokumentáltsága, nem teljes körű (hiányzik az előlegfelvételről szóló engedély). | Utalványrendelet. | PEF vezetője, PEF IGO vezetője. | folyamatos |
| 5. | Előleg kifizetése, rögzítés a számviteli rendszerben. | Felelős: PEF IGO vezetője. Végrehajtó(k): pénztáros | Áhr., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Kiadott vásárlási előleg. | Folyamatos. | Ha a pénztárban többlet vagy hiány keletkezik. | Pénztárkönyv; pénztárbizonylatok. | PEF IGO vezetője | folyamatos |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 6. | Az előleg felhasználása után a korábban kiadott előleg visszavételezése bevételi bizonylat ellenében (rögzítés a számviteli rendszerben). | Felelős: PEF IGO vezetője. Végrehajtó(k): pénztáros. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Előleggel való elszámoltatás lebonyolítása, korábban kiadott előleg visszavétele, illetve számla alapján történő elszámolás rögzítése a számviteli rendszerben. | Folyamatos. | Ha nem kerül a bevételezésről kiállításra bizonylat. | Pénztárkönyv; pénztárbizonylatok. | PEF IGO vezetője. | folyamatos |
| 7. | Főkönyvi feladás | Felelős: PEF SZO vezetője és az általa kijelölt munkatársak. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Főkönyvi napló. | Ütemterv alapján. | Ha a feladás adatai pontatlanok. | Főkönyv. | PEF ISZO vezetője. | |
| Vagyongazdálkodás | |||||||||
| 1. | A tárgyi eszköz nyilvántartásba vételéhez szükséges előkészítés. bizonylatok továbbítása. | Felelős: PEF vezetője, illetve a tárgyieszközbeszerzésben érintett vezetők. Végrehajtó(k): PEF SZO vezetője, illetve munkatársai. | Áht., Számv. tv., Vtv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | A nyilvántartáshoz szükséges bizonylatok (számla, szerződés, üzembe helyezési okmány) összegyűjtése az adatrögzítéshez. | Az eszköz és a bizonylatok átvételétől számított 5 napon belül. | Ha az eszköz nyilvántartásba vételéhez szükséges adatok csak részben találhatok meg a bizonylatokon (szállítólevél, számla). Üzembe helyezések bizonylatolásának késedelmessége. | Szerződés; megrendelés. | PEF vezetője, PEF SZO vezetője. | folyamatos |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 2. | Az adatok rögzítése a számviteli rendszerben és bevételezési bizonylat kinyomtatása. | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv., Vtv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Bevételezési bizonylatok kiállítása, adatok rögzítése a tárgyieszközanalitikában. Kis értékű tárgyi eszköz (100 E Ft alatti érték) költségként egy összegben elszámolásra kerül. A személyes használatra kiadott értékhatáros eszközök (mobiltelefon, notebook stb.) esetén átvételi bizonylat kitöltése és aláíratása, valamint az értékhatáros eszközök könyvébe való rögzítés és az átvevő által való aláírás is szükséges. (Ilyen esetekben a számviteli rendszerben név szerint rögzítik az átvevőt.) | Az eszköz és a bizonylatok átvételétől 10 munkanap. | Az eszköz leltári azonosítója minden esetben kerül-e az eszközre; az eszközök mozgásából eredő átvezetések megtörtérrnek-e a számviteli rendszerben (személy változása, költözés); rossz az eszközcsoportba sorolás. | Leltári azonosító; tárgyieszközanalitika, bevételezéssel kapcsolatban kiállított számviteli bizonylatok. | PEF SZO vezetője. | folyamatos |
| 3. | A bevételi bizonylatok aláírása. | Felelős és végrehajtó(k): PEF SZO vezetője. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Aláírt bevételezési bizonylat. | Folyamatos. | Ha a bevételezési bizonylat aláírása késedelmesen történik meg. | Bevételezési bizonylat. | PEF vezetője. | negyedévente, szúrópróbaszerűen |
| 4. | A bevételezés iratainak lefűzése, illetve továbbítása. | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Tárgyieszközbeszerzéshez kapcsolódó archivált iratok. | Folyamatos. | Bizonylatok tárolása nem biztosított a jogszabályban rögzített határideig. | Iktatás. | PEF vezetője. | évente |
| 5. | Adatok feladása a főkönyv felé. | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Analitika adatainak feladása a főkönyv felé. | Havonta. | Ha a feladott adatok nem valósak. | Analitikafőkönyv. | PEF SZO vezetője. | havonta |
| 6. | Időszaki amortizáció elszámolása (a Számv. tv.-nek megfelelő amortizációt a számviteli rendszer automatikusan elszámolja). | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Amortizáció elszámolása. | Negyedévente. | Ha téves a paraméterezés az informatikai rendszerben. | Rendszerparaméterek. | PEF SZO vezetője. | negyedévente |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 7. | Az érintett egységek jelzése alapján a tárgyi eszköz átadásátvételi, mozgatási bizonylatok kiállítása. | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Számv. tv., Vtv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet. | Tárgyi eszköz átadás-átvétele, mozgatási bizonylatok kiállítása. | Folyamatos. | Ha az eszközök mozgatásáról a PET SZO nem értesül. Eszközmozgásról nem készül határidőre bizonylat. | Leltár, analitika összehasonlítása. | PEF SZO vezetője. | folyamatos |
| 8. | A tárgyi eszközök alapadatainak, státusa módosulásának rögzítése a tárgyieszköznyilvántartási rendszerben. | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Számv. tv., Vtv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet. | Tárgyi eszköz alapadatainak, státusváltozásainak dokumentálása. | Folyamatos. | Ha nem jut el az eszközökben beálló változás a számviteli területre. | Eszközadatváltoztatásához kapcsolódó alapbizonylat adatainak megjelenése az analitikában. | PEF SZO vezetője. | folyamatos |
| 9. | Bizonylat nyomtatása és lefűzése. | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Nyomtatott és lefűzött bizonylatok tárolása. | Folyamatos. | Ha a bizonylat őrzése nem garantált. | Iktatás. | PEF SZO vezetője. | évente |
| 10. | Az eladás, illetve átadás előkészítése (értékfelmérése). | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv., Vtv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Eladás, átadás előkészítésének dokumentációja. | Ha az értékfelmérés nem pontos. | Előkészítő dokumentációk. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. | eseti | |
| 11. | Eladás, átadás lebonyolítása, számla, illetve bizonylat kiállítása. | Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár és a PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF munkatársai. | Áht., Számv. tv., Vtv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet; 249/2000.(XII. 24.) Korm. rendelet. | Számla és bizonylat az eladásról, átadásról. | Eseti. | Ha az értékesítés, vagyonátadás nem jogszerűen történik. | Értékesítéshez, átadáshoz kapcsolódó teljes dokumentáció. | Miniszter vagy az általa kijelölt személy, vagy szervezet. | eseti |
| 12. | Az eladás, illetve az átadás adatainak rögzítése az analitikus nyilvántartási rendszerben. | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv., Vtv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Analitikus nyilvántartási rendszerben rögzíteni kell a kivezetéssel kapcsolatos adatokat. | Az értékesítéstől, átadástól számított 8 napon belül. | A vagyonnyilvántartás nem a valós adatokat tartalmazza, mivel a kivezetés elmaradt. | Főkönyv, analitika, alapbizonylatok összevetése. | PEF vezetője. | félévente |
| 13. | Az adatok feladása a főkönyvhöz. | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Feladás a főkönyv felé. | Havonta. | Nem minden eszközmozgás kerül rögzítésre eladáskor és értékesítéskor az analitikában, ezért a feladás is pontatlan. | Gazdasági eseményhez kapcsolódó számviteli alapbizonylatok, főkönyv, analitika. | PEF SZO vezetője. | feladásonként |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 14. | Vagyongazdálkodási beszámoló elkészítése. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF SZO vezetője és munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Vagyongazdálkodási beszámoló elkészítése. | Jogszabályban rögzített határidő előtt 5 nappal. | Ha a vagyongazdálkodási beszámoló nem készül el határidőre. | Vagyongazdálkodási beszámolótovábbítás időpontja. | PEF vezetője. | évente |
| 15. | Vagyongazdálkodási beszámoló jóváhagyása és továbbítása az MNV Zrt. felé. | Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. Végrehajtó(k): PEF vezetője. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Vagyongazdálkodási beszámoló. | Jogszabályban rögzített határidőre. | Vagyongazdálkodási beszámolót nem továbbítják az MNV Zrt. felé, vagy nem tartják be a jogszabályban rögzített határidőt. | Vagyongazdálkodási beszámoló. | Miniszter. | évente |
| Követelések nyilvántartása | |||||||||
| 1. | Követelést tartalmazó bizonylatok elkészítése. (a követelés keletkezhet különböző, az ÖM-et és fejezetet érintő elszámolásból, adásvételből). | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó: PEF kijelölt vezetői és munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Követeléshez kapcsolódó bizonylatok kiállítása. | Folyamatos. | Téves számla-előkészítő bizonylat, téves alapadat. Hibás adattartalomra épülő elszámolás. A munkatársakkal való elszámolásokhoz kapcsolódó adatok nem teljeskörüek. | Követeléshez kapcsolódó bizonylatok alapdokumentumok. | PEF vezetője. | folyamatos |
| 2. | Követelés előírása a pénzügyi és a számviteli rendszerben. | Felelős: PEF IGO, FKKO és SZO vezetője Végrehajtó(k): PEF IGO; FKKO, és SZO munkatársai | Áht., Számv tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Követelés előírása a számviteli rendszerben. | Folyamatos. | Ha a Számv. tv.-ben meghatározott határidő nincs betartva. | Alapbizonylatok és könyvelés összevetése. | PEF vezetője, IGO, FKKO és SZO vezetői. | folyamatos |
| 3. | Követelések könyvelése (befolyt bevételek kezelése, folyószámlák vezetése). | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtó: PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Követelés könyvelése. | Folyamatos. | Ha a könyvelés nem naprakész. | Számviteli rendszer, gazdasági események alapdokumentációjának összevetése. | PEF SZO vezetője. | folyamatos |
| 4. | Fizetési felszólítás kiküldése, ha a fizetési késedelem eléri a 30 napot. | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtó: PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Fizetési felszólítás. | Folyamatos. | Késedelmes felszólítás; a követelések nem behajthatóak. | Számviteli rendszer. | PEF SZO vezetője. | folyamatos |
| 5. | Követeléseket tartalmazó analitika negyedéves összesítése és feladása. | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtó: PEF SZO vezetője; PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Követeléseket tartalmazó analitikus nyilvántartás vezetése. | Folyamatos. | Ha az adatfeldolgozás nem naprakész. | Számviteli rendszer. | PEF SZO vezetője. | folyamatos |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| Főkönyv zárásának előkészítése | |||||||||
| 1. | Készpénz-helyettesítő kincstári folyószámlák (intézményi, fedezetbiztosítási, VIP-számlák) nyilvántartása, karbantartása, feltöltése. | Felelős: PEF IGO vezetője. Végrehajtó: PEF IGO munkatársai. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Kincstári folyószámlakimutatás. | Folyamatos. | Fedezetbiztosítás felesleges elkülönítéssel; pénzeszköz nem időben történő feloldása. | Kincstári folyószámlaegyenleg. | PEF vezetője. | folyamatos |
| 2. | Könyvelést követő egyeztetések, ellenőrzések. | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtó: PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Főkönyvi kivonat, könyvelési naplók, analitikák egyeztetése. | Havonta. | Egyeztetés idő hiányában felületes vagy elmarad. | A havi egyeztetések tényét dokumentálni kell (ki, mikor, mit, kivel egyeztetett, ha eltérés volt, miként történt annak rendezése). | PEF SZO vezetője. | havonta egyszer |
| 3. | Főkönyvi analitikák összeállítása. | Felelős: PEF érintett osztályainak vezetői. Végrehajtó: PEF érintett osztályainak munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Főkönyvi analitikák összeállítása. | Havonta. | A nyilvántartások nem valósak, nem minden esetben került sor a módosítások karbantartására; az eszközök értékelése mennyiben felel meg a valóságnak. | Analitikus nyilvántartások; leltár. | PEF vezetője. | évente |
| 4. | Főkönyvi számlák zárása. | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtó: PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Főkönyvi számlák lezárása. | Jogszabályban előírt határidő. | Számviteli nyilvántartási rendszer. | PEF vezetője. | évente | |
4. Leltározás, selejtezés
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 1. | A leltározási ütemterv elkészítése. A feladat főbb részei (értelemszerűen): leltárkörzetek kijelölése; leltározók kijelölése; leltár időpontjainak és kiértékelésének kijelölése. | Felelős: PEF vezetője által kijelölt vezetők. Végrehajtó(k): PEF vezetője által kijelölt vezetők és munkatársaik. | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Erőforrások felmérése arra vonatkozóan, hogy a leltározási tevékenységet teljeskörűen saját erőből, vagy külsős cég bevonásával együtt lehetséges elkészíteni. (Leltározók kijelölése) Leltározási tevékenység különböző időpontjainak, illetve a leltárkörzetek meghatározása. Összeállított leltározási ütemterv. | Legkésőbb tárgyév december 15ig. | Fejezeti kezelésű előirányzatokra vonatkozóan a leltározás gondot okozhat, ha nem volt megfelelően dokumentálva a korábban átvett követelés és kötelezettségállomány nyilvántartásának alapdokumentációj a. | Ütemterv, leltárkörzetet alátámasztó dokumentáció. | PEF vezetője. | évente |
| 2. | A leltározási ütemterv jóváhagyása. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF vezetői és munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Leltározási ütemtervben foglalt feladatok engedélyezése. | A leltározási ütemterv szerint. | Ha a leltározási ütemterv túl feszes határidőket ír elő, amely nem tartható erőforráshiány miatt. | Ütemterv j óváhagyásának dokumentálása. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. | évente |
| 3. | Leltározási utasítások elkészítése. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF kijelölt vezetői, munkatársai. | Számv. tv.; 249/2000.( XII. 24.) Korm. rendelet. | Elkészített leltározási utasítások. | Leltározás megkezdése előtt minimum 15 nap. | Ha a leltározás nem minden leltározandó eszközre, forrásra terjed ki. | Leltározási utasítás, főkönyvi kimutatás. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. | évente |
| 4. | Leltározási utasítások jóváhagyása. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF kijelölt vezetői és munkatársai. | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Jóváhagyott leltározási utasítások. | A leltározási ütemterv szerint. | A leltározási utasítás jóváhagyásának hiányában egy esetleges feladat elmaradásból fakadó felelősségre vonás nem érvényesíthető. | Ütemterv jóváhagyásának dokumentálása; leltárszabályzat. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. | évente |
| 5. | A leltározási utasítást átvételi elismervény ellenében meg kell küldeni: a leltárfelelő snek,a szervezeti egységek vezetőinek a leltározásban érintett dolgozóknak, leltárellenőröknek. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF kijelölt munkatársai. | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Átvételi elismervény; leltározási utasítások, megbízólevelek átadása. | A leltározási ütemterv szerint. | Elmarad valahol a megbízólevél, leltározási dokumentáció átadása, emiatt a felelősség utólag nem érvényesíthető. | Ütemterv egyezősége az utasításokkal, megbízólevelekkel. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. | évente |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 6. | A leltárban részt vevők felkészítése, leltárívek kiadása. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF vezetője által megbízott vezető(k). | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Felkészítő anyag, leltárhoz szükséges szigorú számadású bizonylatok elkészítése, kiadása. | A leltározási ütemterv szerint. | A szervezeten belül érzékelhető munkaterhelés miatt a leltárfelvétel gyors végrehajtása kerülhet előtérbe a pontossággal szemben. | Belső szabályozás a leltárfelvételről, ütemterv, leltárbizonylatok alaki feltételeinek teljesülése. | PEF vezetője. | évente |
| 7. | A leltár felvétele. | Felelős: leltárcsoportok vezetői; a követelések és kötelezettségek leltározásáért a PEF SZO vezetője. Végrehajtó(k): Leltárcsoport tagjai; PEF SZO munkatársai. | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | A leltározás bizonylatai: leltárfelvételi ív leltárfelvételi összesítő. | A leltározási ütemterv szerint. | Ha a szervezeti változások, illetve költözések miatt a leltárívek, és a valóság között jelentős lehet az eltérés. Ha a leltárfelvétel alatt az eszközmozgások nem szüntethetők meg. Ha az eszközökhöz kapcsolódó azonosítók nem olvashatók le, vagy nem szerepelnek rajta. Leltározás során felmerülő összeférhetetlenség (leltározásban részt vevők közötti összeférhetetlenségi szabályok betartásának hiánya). | Leltározásbizonylatok teljes körű kitöltése. A leltáridőszak alatt bekövetkezett vagyoni változások rögzítése, követése. A leltárfelvétel szúrópróbaszerű visszaellenőrzése. | Leltárcsoport vezetője, a leltárfelelős, és a PEF vezetője. | évente |
| 8. | A leltárak értékelése, egyeztetése, a különbözetek megállapítása. | Felelős: PEF vezetője és az általa kijelölt vezetők. Végrehajtó(k): SZO munkatársai. | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Leltáregyeztetések elvégzését követően meg kell állapítani a leltárkülönbözeteket, el kell végezni azok értékelését. | A leltározási ütemterv szerint. | A szervezeti változások, illetve költözések miatt a leltárívek és a valóság között jelentős lehet az eltérés, mely megnehezítheti a munkát. | Leltárfelvételi ív; munkatársi nyilatkozat | PEF vezetője. | évente |
| 9. | A különbözetek okainak vizsgálata. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): Leltárcsoport tagjai; a leltárkülönbözettel érintett szervezeti egységek vezetői. | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Ki kell vizsgálni a leltáreltérések okait, ha lehetséges, akkor meg kell állapítani felelősök neveit. Leltározási jegyzőkönyv. | A leltározási ütemterv szerint. | Ha az ÖM szabályozási hiányossága miatt a felelősök megállapítása nem lehetséges. | Erintett vezetők nyilatkozatai. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. | évente |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 10. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár indoklást is tartalmazó j avaslata alapján a miniszter határozattal dönt a dolgozókat terhelő hiány összegének megtérítéséről. | Felelős: miniszter Végrehajtó(k): miniszter | Számv. tv.; 249/2000.(XII. 24.) Korm. rendelet. | 1 latározat a különbözet rendezésének módjáról. | A leltározási ütemterv szerint. | Nehezen bizonyítható a hiányok esetében a gondatlanság. | A javaslatokhoz tartozó határozatok. | évente | |
| 11. | A leltározást alátámasztó egyes bizonylatok 10 évig való megőrzése. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF iktatásért felelős munkatársai. | Számv.tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Bizonylatok iktatása, irattározása, őrzése. | A leltározási ütemterv szerint. | Ha a bizonylatok elvesznek, utólagos ellenőrzése a leltárnak emiatt nem lehetséges. | Iktatás, leltározási bizonylatok. | ÖM Ellenőrzési Főosztálya (EF). | minimum 5 évente egyszer |
| 12. | A feleslegessé vált, vagy hasznosításra alkalmatlannak minősített vagyontárgyak előkészítése selejtezésre. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): a selejtezési szabályzat előírásai szerint. | Számv. tv., Vtv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet. | A megjelölt jogszabályok és az ÖM hatályos selejtezési szabályzata alapján, a leltározást megelőzően elő kell készíteni a nem hasznosítható, feleslegessé vált vagyontárgyak jegyzékét. | Évente: január 1-je és szeptember 10-e között. | Ha a használhatatlan, feleslegessé vált termékek jegyzéke pontatlan és nem készül el határidőre. | Az ÖM selejtezési szabályzata. A nem hasznosítható, feleslegessé vált vagyontárgyak jegyzéke és a kapcsolódó iratok. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. | évente |
| 13. | A selejtezési eljárás lefolytatása. | Felelős: a selejtezési bizottság vezetője. Végrehajtó(k): a selejtezési bizottság tagjai. | Számv. tv., Vtv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet. | A selejtezési bizottság a jogszabályok, az ÖM selejtezési szabályzata alapján, valamint az előkészített selejtezési jegyzék ismeretében lefolytatja a selejtezést. | A selejtezéssel összefüggő iratokban meghatározott határidők. | Ha a selejtezés nem az előírásoknak megfelelően történik. | A selejtezés lefolytatása során készült iratok, előírások. | A PEF vezetője. | évente |
5. Beszámolás, zárszámadás
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 1. | Könyvvezetés utóellenőrzése | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtók: SZO munkatársai. | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Főkönyvi számlák forgalmi adatainak áttekintése, utóellenőrzés során kiválasztott gazdasági események könyvelésének újraellenőrzése. | Negyedéves és háromnegyedéves mérleg leadás előtt minimum 10 nappal. | Utóellenőrzés időhiány miatt csak szűk területre terjedhet ki. | Számviteli nyilvántartási rendszer, kiválasztott gazdasági események alapbizonylatai. | PEF SZO vezetője. | negyedévente |
| 2. | Főkönyvi kivonat egyeztetése. | Felelős: PEF SZO vezetője. Végrehajtók: SZO munkatársai. | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Főkönyvi naplók és főkönyvi kivonatok egyeztetése. | Negyedéves és háromnegyedéves mérleg leadás előtt minimum 5 nappal. | Ha az egyeztetés nem teljes körű. | Főkönyvi naplók és főkönyvi kivonatok. | PEF SZO vezetője. | negyedévente |
| 3. | Negyedéves és háromnegyedévi mérlegjelentés összeállítása. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtók: SZO vezetője és munkatársai. | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Évközi mérlegjelentés (negyedévi és háromnegyedévi) elkészítése. | április 20. október 20. | Ha a könyvelés szabályszerűsége nem megfelelő. Ha a fejezeten belül nem kizárólag az ÖM végzi a fejezeti előirányzati sorok könyvelését. Ha a külső könyvelésben részt vevők által a határidők betartására nem kerül sor. | Számviteli rendszer rögzített könyvviteli adatai. Átadott könyvelési adatok. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF. | évente egyszer |
| 4. | Féléves beszámoló összeállítása kiegészítő mellékletek, intézményi költségvetési és fejezeti beszámoló szöveges indoklása nélkül. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtók: SZO vezetője, illetve munkatársai. | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Féléves és éves intézményi és fejezeti beszámoló elkészítése, (könyvviteli mérleg, pénzforgalmi jelentés, pénzforgalmi jelentés tájékoztató adatai, előirányzatmaradvány). | MÁK köriratában meghatározott fejezeti beszámolási határidő előtti 5 nap. | Ha a könyvelés szabályszerűsége nem megfelelő. Ha fejezeten belül nem kizárólag az ÖM végzi a fejezeti előirányzati sorok könyvelését. Ha a külső könyvelésben részt vevők által a határidők betartására nem kerül sor. | Számviteli rendszerben rögzített könyvviteli adatok. Átadott könyvelési adatok. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF. | évente egyszer |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 5. | Az éves beszámoló kiegészítő mellékletét képező szakmai beszámoló elkészítése (a kiegészítő melléklet beépül a zárszámadás folyamatába, annak anyagába). Kiegészítő mellékletek számszaki adatainak összeállítása az intézményi költségvetési fejezeti beszámolóhoz. | Felelős: szöveges részek tartalmáért, a szakterületekért felelős szakállamtitkárok; Pénzügyi-gazdasági számszaki adatok összeállításáért a PEF vezetője. Végrehajtói: szakállamtitkárok, a főosztályvezetők által kijelölt vezetők, munkatársak. | Számv..tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Szakmai beszámoló; kiegészítő melléklet | A zárszámadási körirat ütemezése szerinti határidő. | Ha határidőre nem érkeznek meg a szakmai beszámolók. Ha nem megfelelő szerkezetben, struktúrában készül el a beszámoló. | Előirányzatok pénzügyi teljesülése. Szakmai területek által megküldött szöveges beszámolók. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. | évente |
| 6. | Az ÖM fejezet féléves és éves beszámolójának, továbbítása a MAK felé. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtók: PEF munkatársai | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | Jogszabályokban meghatározott tartalmú dokumentációk továbbítása. | MÁK-körirat szerinti határidő | Határidőre nem készül el a beszámoló. | Iktatórendszer. | PEF vezetője. | évente |
| Zárszámadás | |||||||||
| 1. | A PM zárszámadási körirat alapján a fejezeti határidők rögzítése. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF vezetője által kijelölt munkatársak. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | PM zárszámadási körirat alapján rögzített fejezeti határidők. | Zárszámadási körirat ütemezése szerinti határidő. | Ha a határidők túl feszesre sikerülnek. | PM zárszámadási körirat; a fejezetre vonatkozó határidők és kitöltendő táblázatok, adatlapok. | PEF vezetője. | évente |
| 2. | A táblázatok kitöltésének és a szöveges indoklás elkészítésének bekérése. Felügyelt intézmények felé adat- és információszolgáltatási kötelezettség előírása. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF munkatársai. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Belső határidőket tartalmazó bekérő levél elkészítése és kiküldése. | A zárszámadási köriratban megjelölt határidő előtt 3-10 nappal. | A belső határidők be nem tartása miatt veszélybe kerülhet a végső határidő betartása. | A bekért táblázatok és szöveges anyagok egymással való koherenciáj ának vizsgálata. Megadott belső határidők teljesülése. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. | évente |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 3. | A tárgyévi kötelezettségvállalással terhelt és nem terhelt költségvetési maradvány megállapítása. (Kötelezettségvállalással nem terhelt maradvány visszatartásának kérelmezése indoklással. Maradványkifizetések ütemezése.) | Felelős: PEF, illetve ÖM által felügyelt intézmények vezetői. Végrehajtó(k): felelősként felsorolt szervezetek vezetői által megbízott munkatársak. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Táblázatok fejezeti kezelésű előirányzatonként; intézményenként. Fejezeti összesítés. Szöveges indoklás a kötelezettséggel nem terhelt maradványok visszatartásához. | Részhatáridők a bekérő levél szerint. Végső határidő a zárszámadási körirat szerint. | Ha nem minden kötelezettségvállalás kerül összesítésre. | Számviteli rendszer kötelezettségvállalási nyilvántartása; szerződések; intézményektől érkező adatszolgáltatások. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. | évente |
| 4. | Szöveges szakmai értékelés elkészítése, a köriratban nevesített táblázatok összeállítása (kiegészítő melléklet). | Felelős: szöveges részek tartalmáért: intézmények vezetői, szakállamtitkárok; összeállításért: PEF vezetője. Végrehajtó(k): intézmények és az ÖM kijelölt munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Szakmai értékelés. Köriratban nevesített táblázatok elkészítése. | Részhatáridők a bekérő levél szerint. Végső határidő a zárszámadási körirat szerint. | Ha kevés hangsúlyt kap az értékelés elkészítése. Nem azonos tartalmú, felépítésű értékelések. Ha a szöveges indoklás adatai és a táblázatok adatai nem azonosak. | Szakmai értékelés beérkezése. Szöveges értékelés és táblázatok összevetése. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. | évente |
| 5. | A zárszámadáshoz bekért adatszolgáltatás adatainak felülvizsgálata, ellenőrzése, javítása és összesítése. A zárszámadási körirat szerinti ütemezésben és formában a PM felé az előírt adatszolgáltatás biztosítása. Normaszövegjavaslat, szöveges zárszámadás elkészítése. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF munkatársai. | Áht.; 217/1998. (XII. 30) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Fejezeti szöveges beszámoló, zárszámadás elkészítése. | Zárszámadási köriratban jelölt teljesítési határidők. | Ha a táblázatok adatai és a szöveges indoklásokban szereplő adatok eltérőek. Ha a normaszöveg javaslatból kimaradnak olyan elemek, amihez OGY-jóváhagyás kell. | Táblázatok és szöveges értékelés összevetése, jóváhagyása. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. | évente |
| 6. | Szöveges zárszámadás felterjesztése miniszteri jóváhagyásra. | Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. Végrehajtó(k): PEF vezetője. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Szöveges zárszámadás. | Zárszámadási köriratban jelölt teljesítési határidők. | Szöveges zárszámadás. | Miniszter | évente |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 7. | Zárszámadás jóváhagyása. | Felelős: miniszter. Végrehajtó(k): miniszter, közjogi és koordinációs szakállamtitkár, PEF vezetője. | Áht; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Szöveges zárszámadás aláírása. | Zárszámadási köriratban jelölt teljesítési határidő. | Iktatási rend. | Miniszter. | évente | |
| 8. | Zárszámadás továbbítása a PM felé. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF vezetője, által kijelölt munkatársak. | Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Zárszámadás továbbítása a PM felé. | Zárszámadási köriratban jelölt teljesítési határidők. | Ha a zárszámadás nem érkezik meg határidőre. | Iktatási rend. | PEF vezetője. | évente |
6. Kötelezettségvállalás, szerződéskötés
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 1. | Szerződés tartalmának kidolgozása, szükséges szerződéses kötelezettségek megadása. | Felelős: szakterületért felelős főosztály vezetője (szakmai területek). Végrehajtó(k): szakterületért felelős főosztály munkatársai (szakmai területek). | Ptk.,Áht; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 224/2000. (XII.19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Lehetőség szerint előzetesen kidolgozott mintaszerződés készítése, illetve a korábban elkészült mintaszerződés kötelező alkalmazása. Szakmailag kidolgozott szerződéstervezet. | Folyamatos. | Ha a szerződéstervezet nem megfelelően kidolgozott; ha az elektronikusan továbbított és kinyomtatott formában véleményezésre elküldött szerződéstervezet eltérő feltételeket tartalmaz. | Mintaszerződések alkalmazása; szerződéstervezet véleményezése; iktatási rend. | Szerződést előkészítő vezető (aki a szerződéstervezetet szakmailag ellenjegyzi). | folyamatos |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 2. | Előzetes pénzügyi fedezetvizsgálat megadása/továbbítása jogi ellenjegyzésre vagy elutasítása, válasz továbbítása a szerződést kezdeményező szervezeti egység felé. Közbeszerzési szempontból összeszámítható sági szabály vizsgálata. | Felelős: PEF vezetője, vagy az általa megbízott vezető. Végrehajtó(k): PEF kijelölt munkatársai. | Áht; Kbt; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. | Pénzügyifedezetigazolás kiállítása, továbbítása a jogi ellenjegyzésért felelős szervezeti egység felé. "Rögzített státusú szerződés" (előzetes kötváll.) a számviteli rendszerben. Közbeszerzési eljárás során alkalmazandó összeszámítási értékhatár meghaladása esetén visszajelzés a kezdeményező szervezeti egység felé az eljárás lebonyolítása érdekében. | Beérkezéstől számított 3 munkanapon belül. | Nem kerül a fedezet vizsgálat során előzetes kötelezettségvállaláslekötésre a számviteli informatikai rendszerbe és a kifizetés megtörténtekor már nincs az adott előirányzaton fedezet. Helytelenül állapítják meg az összeszámítási értékhatárt, vagy nem továbbítják annak eredményét. | Fedezetigazolásról szóló bizonylat, összeszámítási értékhatár eléréséről szóló nyilatkozat, iktatási rend. | PEF főosztályvezetője által megbízott vezető. | folyamatos |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 3. | Szerződéstervezet jogi ellenjegyzése, ennek érdekében a szerződéstervezet megküldése a PEF-nek vagy a JOF-nak. Közbeszerzési eljárás megtörténtének vizsgálata. | Felelős: a közjogi és koordinációs szakállamtitkár. Végrehajtó(k): a fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásáról szóló, valamint az ÖM hivatali szervezetei kötelezettségvállalási szabályzatban megjelölt, vagy annak felhatalmazása alapján megbízott jogi végzettségű személyek. | Ptk.,Áht.,Kbt.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 224/2000. (XII.19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Szerződéstervezet. Jogi szempontból megfelelő szerződéstervezet, a szerződéstervezetben megjelenő jogi személy cégbejegyzésének, vállalkozói engedélyének, illetve tevékenységi körének, engedélyköteles tevékenység esetében az engedély meglétének, kötelező kamarai tagság esetén a kamarai tagsági igazolás ellenőrzése, a céginformációs rendszerből a csőd, felszámolási, végelszámolási, végrehajtási eljárások figyelése, a lefolytatott közbeszerzési eljárás megtörténtének vizsgálata. Jogi ellenjegyzés. | Folyamatosan, a beérkezéstől számított 8 napon belül. | Ha a szerződéstervezet jogi véleményezése elmarad. Jogi vélemény nem vagy nem teljeskörűen kerül beépítésre a szerződéstervezetbe. A szerződéstervezet előzményeiről, vagy az első körben kiment jogi véleményről az érintett ügyintézőnek nincs információja. A cég nem bejegyzett, vagy felszámolási, végelszámolási, illetve csődeljárás alatt van, szerződéstervezetben megjelölt tevékenység végzésére nem jogosult, melyet a kontroll esetleges elmulasztása miatt a döntéshozók figyelmen kívül hagynak. Közbeszerzési eljárás megtörténtének hiánya a kontroll elmaradása esetén nem derül ki. | Jogi vélemény; szerződéstervezet, iktatási rend, Complex vagy más informatikai rendszer céghírek adatbázisa, vagy a cégtől, vállalkozótól bekért cégkivonat, vállalkozói engedély, tevékenység végzésére vonatkozó engedély, kamarai nyilvántartás. Közbeszerzési eljárás dokumentációj a. | PEF, illetve JOF főosztályvezetője vagy az általa írásban kijelölt vezető, mely szerződésenként eltérhet, aki a szerződéstervezetet jogilag ellenjegyzi vagy visszaküldi. | Folyamatos feladatellátás minden szerződéstervezetet érintően. |
| 4. | Pénzügyi ellenjegyzés megadása vagy visszautasítása, az ellenjegyzést követően a szerződés továbbítása a kötelezettségvállaló felé. | Felelős: pénzügyi ellenjegyzéssel felhatalmazott személy. Végrehajtó(k): PEF vezetője. | Ptk.,Áht; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 224/2000. (XII.19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Átdolgozandó a szerződéstervezet (1. lépés újra). Pénzügyileg ellenjegyzett szerződés továbbítása a kötelezettségvállaló felé. | Folyamatos, a beérkezéstől számított 8 napon belül. | Pénzügyjogilag a szerződés nem megfelelő, de ellenjegyzésre kerül. Ha jogi ellenjegyzés nélkül kerül sor a pénzügyi ellenjegyzésre, így a szükséges (jogi ellenjegyzés során ellátandó kontroll nem érvényesül. | Szerződés, iktatási rend. | PEF vezetője. | folyamatos |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 5. | Kötelezettségvállalás aláírása, szerződés iktatása, továbbítása a szerződő partner, a pénzügyi ésjogi ellenjegyző, szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység felé. | Felelős: kötelezettségvállalásrajogosult vezetők. Végrehajtó(k): kötelezettségvállalásrajogosult vezetők- | Ptk., Áht.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Aláírt szerződés. | Folyamatos. | Ha a pénzügyi fedezetvizsgálat, illetve ellenjegyzések elmaradnak a kötelezettségvállalás előtt. | Pénzügyi és jogi ellenjegyzés, iktatási rend. | Jogi és pénzügyi ellenjegyzést végzők. | folyamatos |
| 6. | Kötelezettségvállalás rögzítése a számviteli rendszerben. Fedezetigazolás lefűzése a szerződéssel együtt. (Kapcsolódás a könyvvezetés folyamatához). | Felelős: PEF vezetője vagy az általa megbízott vezető. Végrehajtó(k): PEF munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Számviteli rendszerben rögzített kötelezettségvállalás, fedezetigazolás, szerződés tárolása. | Aláírt szerződés átvételét követő 3 munkanap. | Ha a kötelezettségvállalás rögzítése elmarad. | Számviteli nyilvántartási rendszer | PEF vezetője vagy az általa megbízott vezető. | folyamatos |
| 7. | A szerződés módosításával együtt járó kötelezettségvállalás módosítása. (1-6 pontban foglalt lépések értelemszerű megtételét követően.) | Felelős: PEF főosztályvezetője vagy az általa megbízott vezető. Végrehajtóik): PEF munkatársai. | Ptk., Áht., Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 224/2000. (XII.19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Komi. rendelet. | Megváltozott státusú szerződés. | A módosított szerződés megérkezésétől számított 3 munkanap. | Ha a kötelezettségvállalás-módosítás elmarad. | Módosított szerződés; iktatási rend. | PEF vezetője. | folyamatos |
7. Közbeszerzési eljárás bonyolítása
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 1. | Eves beszerzési igények összeírása. | Felelős: PEF vezetője a kötelezettségvállalásra jogosult szervezeti egységek vezetőinek bevonásával. Végrehajtó(k): PEF és a beszerzésekért felelős szervezeti egységek munkatársa. | Kbt. | Éves közbeszerzési terv elkészítéséhez igényfelmérés. | Tárgyév január 31. | Ha nem terjed ki minden beszerzendő eszközre, szolgáltatásra az igényfelmérés. | Éves igénylista. | PEF vezetője. | évente |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 2. | Éves igények összesítése, egyeztetése és jóváhagyásának előkészítése. | Felelős: PEF vezetője által kijelölt vezető. Végrehajtó(k): PEF munkatársai. | Kbt. | Jóváhagyható, összegyűjtött, és egyeztetett igények listájának elkészítése. | Tárgyév február 28. | Ha tévesen kerül összesítésre a felmért igény, az összesített igény nem fedi le a költségvetési tervben szereplő előirányzatok teljes körét. | Éves költségvetési terv; éves beszerzési terv. | PEF vezetője. | évente |
| 3. | Központi közbeszerzési | Felelős: PEF vezetője. | 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet. | Központi elektronikus portálon | Adatváltozás bekövetkeztét követő | Ha elmarad, vagy késik a regisztráció, | Ügyfélkapu, intézményi adatok | PEF vezetője. | negyedévente egyszer |
| portálon elektronikus regisztráció, | Végrehajtó: PEF vezetője és az általa | elektronikus regisztráció. | 5 munkanapon belül. | adatmódosítás, jogsértés történik. | lekérdezése. | ||||
| adatváltozások | kijelölt további | Adatváltozások | |||||||
| folyamatos elektronikus jelzése. | vezetők. | bejelentése. | |||||||
| 4. | Közbeszerzési terv engedélyezése, nyilvánosságra hozatala az ÖTM honlapján. | Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. Végrehajtó(k): közjogi és koordinációs szakállamtitkár, PEF vezetője. | Kbt. | Közbeszerzési terv elfogadásának dokumentálása, nyilvánosságra való hozatala az ÖTM honlapján keresztül. | Tárgyév április 15ig. | Iktatási rend, aláírt dokumentum, honlap. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. | évente | |
| 5. | Közbeszerzési terv | Felelős: | Kbt. | A kötelezettség- | A közbeszerzési | Értesítés elmaradása | Közbeszerzési terv és | PEF vezetője. | negyedévente |
| módosításának | kötelezettség- | vállaló - az eredeti | eljárás megindítását | esetén nem a | a tényleges | egyszer | |||
| kérése. | vállalásra jogosult személy a PEF vezetőjének véleményét figyelembe véve kezdeményezheti a terv módosítását. Végrehajtó(k): kötelezettségvállalásra jogosult személy és a PEF vezetője. | közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzési eljárást megelőzően -kezdeményezi a közbeszerzési terv módosítását a PEF vezetőjéhez eljuttatott levélben, aki a tervmódosítást véleményezi. | megelőző 15 munkanapon belül. | megfelelő közbeszerzési eljárás szerepel a tervben, mivel nem tud érvényesülni az összeszámítási értékhatár. | beszerzések főkönyvben szereplő tételeinek összehasonlítása. | ||||
| 6. | Közbeszerzési terv | Felelős: közjogi és | Kbt. | Közbeszerzési terv | A tervmódosítás | - | Iktatási rend, aláírt | Közjogi és | negyedévente |
| módosításának | koordinációs | módosítása | benyújtásához képest | dokumentum, honlap. | koordinációs | egyszer | |||
| engedélyezése, | szakállamtitkár. | elfogadásának | 15 munkanapon | szakállamtitkár. | |||||
| nyilvánosságra hozatala az ÖM honlapján. | Végrehajtó(k): közjogi és koordinációs szakállamtitkár, PEF vezetője. | dokumentálása, nyilvánosságra való hozatala az ÖM honlapján keresztül. | belül. |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 7. | Központosított közbeszerzési körbe tartozó áruk, szolgáltatások beszerzésének három hónappal korábbi (sürgős eljárásnál a beszerzést megelőzően) bejelentése a központosított közbeszerzési portálon. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó: A PEF vezetője által kijelölt munkatársak. | 168/2004. (V.25.) Korm. rendelet. | Elektronikus adatszolgáltatás a központosított közbeszerzési portálon keresztül. | Központosított közbeszerzési körbe tartozó termékek, szolgáltatások vásárlása előtt 3 hónappal. | Adatszolgáltatás elmaradása esetén nem jogszerű működés. | Központosított közbeszerzési portál. | PEF vezetője. | negyedévente egyszer |
| 8. | Éves statisztikai összegzés elkészítése, továbbítása a Közbeszerzési Tanács (KT) felé. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó: a PEF vezetője által kijelölt munkatárs. | Kbt. | Előző év közbeszerzési adatainak összegzése, az eredmény továbbítása a KT felé. | Tárgyévet követő év május 31-ig. | Adatszolgáltatás elmaradása esetén nem jogszerű működés. | Iktatási rend. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. | évente |
| 9. | Közbeszerzést kezdeményező iratok elkészítése, bizottság tagjainak kijelölése. | Felelős: egyszerű közbeszerzési értékhatár esetében a kötelezettségvállalásra jogosult vezető, nemzeti közbeszerzési értékhatárt meghaladó eljárásnál közjogi és koordinációs szakállamtitkár. Végrehajtó(k): egyszerű közbeszerzési értékhatár esetében a kötelezettségvállalásra jogosult vezető által kijelölt munkatársak, nemzeti közbeszerzési értékhatárt meghaladó eljárásnál közjogi és koordinációs szakállamtitkár által kijelölt vezető(k). munkatársak. | Kbt. | A beszerzésben érdekelt kötelezettségvállalásrajogosult keretgazda kezdeményező iratot intéz a PEF vezetőjéhez a pénzügyi fedezet biztosítása érdekében. Az irathoz csatolni kell az ajánlati, részvételi, ajánlattételi felhívást, szükség esetén az elkészített szakmai dokumentációt. A közbeszerzést kezdeményezőnek intézkednie kell a bírálóbizottság tagjainak a kinevezését érintően. | Folyamatos. | A közbeszerzési eljárás megindítása magas szakmai és jogi ismeretet kíván, az ÖM-en belül kevés a közbeszerzésben jártas szakember. | Ajánlati, részvételi, ajánlattételi felhívás jogszabályi követelményeknek való megfeleltetésének ellenőrzése. Bírálóbizottsági tagok megbízásának kontrollja. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF vezetője. | eseti |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 10. | Pénzügyi fedezetvizsgálat, összeszámítási értékhatár vizsgálata, közbeszerzési adatlap aláírása, a dokumentáció visszaküldése az ajánlatkérő szakterülethez. | Felelős: PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF vezetője által kijelölt vezetők. | Kbt. | Pénzügyi fedezet ellenőrzést követően fejezeti és intézményi költségvetési előirányzatok terhére vállalt kötelezettségvállalások összeszámításának vizsgálatát kell elvégezni. Ha a kiírás megfelel a jogszabályi követelményeknek, akkor közbeszerzési adatlap aláírása, előzetes kötelezettségvállalási nyilvántartásba vétele. Dokumentáció visszaküldése az ajánlatkérő szakterületnek. | Az okmányok PEF-re való beérkezését követő 8 napon belül. | Ha nem történik meg a pénzügyi fedezetvizsgálat, vagy nem rögzítik az informatikai rendszerben az előzetes kötelezettségvállalást. Nem történik meg az összeszámítási vizsgálat. | Közbeszerzési adatlap; pénzügyi fedezetigazolás, iktatórendszer. | PEF vezetője. | folyamatos |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 11. | Hirdetmény közzététele, ajánlattevő, Közbeszerzési Értesítő szerkesztőbizottsága, Közbeszerzési Döntőbizottság értesítése. | Felelős: ajánlatkérő szervezeti egység vezetője, vagy a közbeszerzést bonyolító szervezet. Végrehajtó(k): közbeszerzést bonyolító szervezeti egység munkatársai. | Kbt. | Egyszerű közbeszerzési eljárás esetén az ajánlattételi felhívást az ajánlatkérő szervezeti egység küldi el az ajánlattevőknek. Nyílt, meghívásos, tárgyalásos közbeszerzési eljárás ajánlati, részvételi, ajánlattételi felhívását a jogszabályban nevesített "kérelem" mellékleteként kell az ajánlatkérő szervezeti egységnek/bonyolító szervezetnek megküldeni a Közbeszerzési Értesítő szerkesztőbizottsága részére. Hirdetmény közzétételre való megküldése -egyszerűsített eljárás, illetve hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás esetén - a Közbeszerzési Értesítő szerkesztőbizottságának, továbbá a Közbeszerzési Döntőbizottság tájékoztatása az eljárás megkezdéséről. | Közbeszerzési szabályzatban meghatározott időpont. | Ha nem kerül betartásra a jogszabályban, illetve belső utasításban meghatározott feladat, vagy határidő. | Közreműködő munkatársak közbeszerzési kompetenciái, iktatási rend, Közbeszerzési Értesítő. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF vezetője. | folyamatos |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 12. | Eljárás főbb időpontjainak egyeztetése, szükség esetén helyettesítő tag kijelölése. | Felelős: egyszerű közbeszerzési értékhatár esetében a kötelezettségvállalásr a jogosult vezető, nemzeti közbeszerzési értékhatárt meghaladó eljárásnál közjogi és koordinációs szakállamtitkár. Végrehajtó(k): egyszerű közbeszerzési értékhatár esetében a kötelezettségvállalásr a jogosult vezető által kijelölt munkatársak, nemzeti közbeszerzési értékhatárt meghaladó eljárásnál közjogi és koordinációs szakállamtitkár által kijelölt vezető(k), munkatársak. | Kbt. | Eljárás főbb pontjait érintő dokumentációjának elkészítése, helyettesítő tagok kijelölése. | A 11. pontban elvégzendő feladattal egyidejűleg. | Az eljárás ütemterve nem minden esetben jut el a bizottsági tagokhoz, nem kerülnek időben póttagok kijelölésre. | Közbeszerzési ütemterv, póttagok felkéréséről szóló dokumentáció. | Bírálóbizottság elnöke. | közbeszerzési eljárásonként egyszer |
| 13. | Ajánlattevők tájékoztatása a felmerülő kérdésekkel kapcsolatban. | Felelős: ajánlatkérő szervezeti egység vezetője, vagy közbeszerzést bonyolító szervezet. Végrehajtó: közbeszerzést bonyolító szervezeti egység munkatársai. | Kbt. | Az ajánlattevők által feltett kérdések megválaszolása az esélyegyenlőség biztosításának betartásával. Az ajánlatkérő szervezetnek mind a felmerülő kérdéseket, mind a válaszokat továbbítani kell a Bírálóbizottság tagjai felé is. | Közbeszerzési szabályzatban meghatározott időpont. | Az eljárással kapcsolatban beérkezett kérdéseknél előfordulhat, hogy a válasz félreérthető, nem egyértelmű A beérkezett kérdések megválaszolásakor a törvény által előírt határidőket nem tudja tartani a szervezet. | Közbeszerzési ütemterv (feladatterv). | Bizottság elnöke. | eseti |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 14. | Bontás, jegyzőkönyv készítése. | Felelős: közbeszerzést bonyolító szerv vagy a bírálóbizottság elnöke. Végrehajtó(k): bonyolító, bizottság elnöke. | Kbt. | Ajánlatok felbontása, jelenléti ív, jegyzőkönyvkészítés, ajánlati felhívásban előírt esetben közjegyző jelenlétének biztosítása. Egyszerű közbeszerzési eljárás esetén, ha legalább három ajánlat nem érkezett be, akkor ajánlatokat nem lehet felbontani, új ajánlattételi eljárást kell kiküldeni. | Ajánlattételi határidő lejárta. | Ha a bontásnál nem érvényesülnek a jogszabályban meghatározott követelmények. | Bontásról készült jegyzőkönyv, jelenléti ívek. | Bizottság elnöke. | közbeszerzési eljárásonként |
| 15 | Ajánlatok formai és előzetes szakmai értékelése, jegyzőkönyv készítése. | Felelős: közbeszerzést bonyolító szerv, vagy a bizottság elnöke. Végrehajtó(k): bonyolító, bizottságban kijelölt tagok. | Kbt. | Formailag és szakmailag előzetesen értékelt ajánlatok feldolgozása, értékelése, jegyzőkönyv készítése. | Közbeszerzési szabályzatban meghatározott időpont. | Hiánypótlások elbírálásakor, érvénytelenség, kizárás megállapításakor a feladat és felelősség nem megfelelően elhatárolt | Jegyzőkönyv. | Bizottság elnöke. | közbeszerzési eljárásonként |
| 16. | Hiánypótlási felszólítások kiküldése ajánlattevőknek. | Felelős: közbeszerzést bonyolító szerv, vagy a bizottság elnöke. Végrehajtó(k): bonyolító, bizottságban kijelölt tagok. | Kbt. | Kiküldött hiánypótlási felszólítás. | Közbeszerzési szabályzatban meghatározott időpont. | Adminisztrációs hiba miatt nem értesül a hiánypótlásra felszólított fél a hiánypótlásról. | Iktatási rend. | Bizottság elnöke | közbeszerzési eljárásonként |
| 17. | Hiánypótlás vizsgálata, ajánlatok formai és szakmai vizsgálata. | Felelős: Közbeszerzést bonyolító szerv vagy a bizottság elnöke. Végrehajtó(k): bonyolító, bizottságban kijelölt tagok. | Kbt. | Formailag és szakmailag véglegesen elbírált ajánlatok értékelése. | Közbeszerzési szabályzatban meghatározott időpont. | Az ajánlatok szakmai, pénzügyi, műszaki alkalmasságát a bonyolító szerv, bírálóbizottság nem megfelelően értékeli. | Jegyzőkönyv, beérkezett ajánlatok. | Bizottság elnöke. | közbeszerzési eljárásonként |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 18. | Jegyzőkönyv aláírása. | Felelős: közbeszerzést bonyolító szerv, vagy a bizottság elnöke. Végrehajtó(k): bonyolító, bizottságban kijelölt tagok. | Kbt. | A bírálóbizottság tagjai megállapítják és jegyzőkönyvben rögzítik az ajánlattevőkkel, azok ajánlataival kapcsolatban a kizáró okokat, ajánlattevőknek a szerződés teljesítésére való alkalmasságát. Alkalmatlanságát, ajánlatok érvényességét/ érvénytelenségét, az ajánlatok értékelésének a részletes indoklását, döntéshozatali javaslatot. | Közbeszerzési szabályzatban meghatározott időpont. | Ha az értékelés nem szakszerű vagy elfogult. | Jegyzőkönyv. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF vezetője. | évente több közbeszerzést illetően |
| 19. | Eredményhirdetés. | Felelős: a döntéshozó személy írásbeli egyetértésével a bírálóbizottság elnöke. | Kbt. | Eredmény dokumentációjának elkészítése, eredményhirdetésről jegyzőkönyv felvétele illetve annak az ajánlattevőkhöz való megküldése. Kizárásról, alkalmatlanságról, érvénytelenség megállapításáról való tájékoztatás az indoklással együtt a döntést követő öt napon belül. | Jellemzően az ajánlati felhívásban meghatározott időpont vagy maximum 30 nappal később. | Ha az eredményhirdetés nem szabályos. | Jegyzőkönyv. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF vezetője. | évente több közbeszerzés esetében |
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 20. | "Összegzés az eljárásról" hirdetmény elkészítése. | Felelős: bírálóbizottság vezetője. Végrehajtó(k): bírálóbizottság tagjai. | Kbt. | Összegzést kell készíteni nyílt, meghívásos, tárgyalásos közbeszerzési eljárás esetén, melyről az ajánlattevőket tájékoztatni kell. Az eljárás nyertesét fel kell kérni a szerződéskötésre. Az eljárás eredményéről a Közbeszerzési Értesítőben hirdetményt kell feladni. | Eredményhirdetéskor, vagy azt követő két munkanapon belül. Egyszerű közbeszerzési eljárásnál a döntést követő öt napon belül. A Közbeszerzési Értesítőben a döntéstől számított 5 munkanapon belül kell feladni a hirdetményt. | Ha nem készül el határidőre az összegzés, illetve a hirdetmény feladása. | Összegzés, az eljárásról, hirdetmény. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF vezetője. | évente több közbeszerzés esetében |
| 21. | Szerződéskötés | Felelős és végrehajtó: kötelezettségvállalásrajogosult vezető. | Kbt. | Szerződés megkötése. | Eljárásban előre meghatározott határidőig. | Ha a szerződéskötés az eljárásban meghatározott határidő után történik meg. | Iktatási rend. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF vezetője. | évente több közbeszerzés esetében |
| 22. | Szerződésmódosításról, illetve szerződés teljesítéséről szóló hirdetmény feladása. | Felelős és végrehajtó: kötelezettségvállalásra jogosult vezető. | Kbt. | A kötelezettségvállaló köteles a szerződés módosításáról, valamint a szerződés teljesítéséről külön jogszabályban meghatározott minta szerint tájékoztatót készíteni, és hirdetmény útján a Közbeszerzési Értesítőben közzétenni. A tájékoztatóban az ajánlattevőként szerződő félnek nyilatkoznia kell, hogy egyetért-e az abban foglaltakkal. A fent említettek nem alkalmazandók, amennyiben a Kbt.-ről szóló tv. negyedik része alapján lefolytatott közbeszerzési eljárás közvetlen ajánlattételi felhívással indul. | A hirdetményt legkésőbb a szerződés módosításától. illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 munkanapon belül kell feladni. Az egy évnél hosszabb, vagy határozatlan időre kötött szerződés esetében a szerződés megkötésétől számítva évenként kell a szerződés részteljesítéséről tájékoztatót készíteni. | Ha elmarad a hirdetmény feladása. | Iktatási rend, szerződés teljesítésről szóló igazolás, szerződésmódosítás. | Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF vezetője. | évente több közbeszerzés esetében |
8. Gazdálkodásfelügyelet
Közhasznú társaságok, közalapítványok/alapítványok gazdálkodásfelügyelete Gazdasági társaságok felügyelete
| Sorszám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 1. | Feladatterv készítése. | Felelős: PEF Tulajdonosfelügyeleti és Gazdálkodás-szabályozási Osztály (TFGO) vezetője. Végrehajtó(k): PEF TFGO munkatársai. | Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 224/2000. (XII. 24.) Komi. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Felügyelt intézmények korábbi tevékenységének, gazdálkodásuk hatékonyságának tanulmányozása, elemzése, ez alapján feladatterv-készítés a felügyeleti tevékenység elvégzésére. Felügyeleti feladatterv. | Tárgyév január 3 l-ig. | ÖM által felügyelt szervezetek vonatkozásában nem készült még kockázatelemzés a felügyelt szervezetek gazdálkodásának megítéléséről. | Feladatterv tartalmának és a felügyelt szervezetek korábbi beszámolóinak áttekintése. | PEF vezetője. | évente |
| 2. | Az ütemterv alapján az iratok, bizonylatok, negyedéves adatszolgáltatás és a féléves, éves beszámoló bekérése. Elemzések elkészítése. | Felelős: PEF TFGO vezetője. Végrehajtó(k): Osztály munkatársai. | Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; 224/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Bekért bizonylatok, iratok tanulmányozása. | Feladatterv szerint. | Ha a bekért adatok, iratok hiányosak, vagy nem valós adatokat tartalmaznak. | Bekért iratok, bizonylatok tételes ellenőrzése, nyilvántartása. Szükség esetén pontosítás kérése. | PEF vezetője. | szervezetek adatszolgáltatásának ellenőrzése negyedévente, alapítványoknál évente |
| 3. | A feladatterv alapján helyszíni vizsgálatok szükség szerinti lebonyolítása. | Felelős: PEF TFGO vezetője. Végrehajtó(k): TFGO munkatársai. | Számv. tv.; 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; 224/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Helyszínen összegyűjtött bizonylatok és adatok ellenőrzése, a tevékenység hatékonyságának és jogszerűségének vizsgálata. | Feladatterv szerint. | Nincs olyan részletes nyilvántartásuk a felügyelt szervezeteknek, ami alapján a vizsgálat célját teljes mértékig teljesíteni lehet. | Pénzügyi nyilvántartások. | PEF vezetője. | szervezetek ellenőrzése kétévente |
Alkalmazott jogszabályok jegyzéke:
- a Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvéről szóló 1959. évi IV. törvény (Ptk.),
- a foglalkoztatás elősegítéséről és a munkanélküliek ellátásáról szóló 1991. évi IV. törvény (Flt.),
- az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (Áht.),
- a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (Szja tv.),
- a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló 1997. évi LXXX. törvény (Tbj.),
- a magánnyugdíjról és a magánnyugdíj-pénztárakról szóló 1997. évi LXXXII. törvény (Mnytv.),
- az egészségügyi hozzájárulásról szóló 1998. évi LXVI. törvény (Eho tv.),
- a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Számv. tv.),
- az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (Art.),
- a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt),
- az állami vagyonról szóló 2007. évi CVI. törvény (Vtv.),
- az általános forgalmi adóról szóló 2007.évi CXXVII. törvény (Áfa tv.),
- a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló 1997. évi LXXX. törvény végrehajtásáról szóló 195/1997. (XI. 5.) Korm. rendelet,
- az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet,
- a számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámolókészítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet,
- az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet,
- a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet,
- az állami vagyonnal való gazdálkodásról szóló 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet,
- a kincstári rendszer működésével kapcsolatos pénzügyi szolgáltatások teljesítésének rendjéről szóló 36/1999. (XII. 27). PM rendelet.
2. számú melléklet a 13/2008. (HÉ 50.) ÖM utasításhoz
Az Önkormányzati Minisztérium Kockázatkezelési Szabályzata
I. Általános rész
1. A szabályzat vonatkozásában
1.1. Kockázat: az Önkormányzati Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) gazdálkodása tekintetében mindazon állapotok, események bekövetkeztének valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a működését, céljainak elérését, feladatainak teljesítését.
1.2. Minisztériumi szervek: a Minisztérium mint intézmény hivatali szervezetei [a Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 4/2008. (MK 101.) ÖM utasítás melléklete 1. számú függelék A. fejezete szerint].
2. A kockázatkezelési tevékenység célja
a) a kockázatelemzés során felmérni és megállapítani a minisztériumi gazdálkodásban rejlő kockázatokat;
b) a kockázatkezelés rendjének kialakítása során meghatározni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik (illetve megszüntetik) a kockázatokat, másrészt megelőzik a Minisztériumra gyakorolt negatív hatások bekövetkeztét.
3. A kockázatkezelésért felelős vezetők kijelölése
3.1. A Minisztérium kockázatkezelési tevékenysége a gazdálkodási intézkedésekben meghatározott tevékenységek, feladatok vezetői szintű felelősségi rendszerhez kötött kockázatkezelésén alapul.
3.2. A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) rendszerén belül amiszté-rium kockázatkezelési feladatainak ellátásáért a közjogi és koordinációs szakállamtitkár felelős, aki tevékenységét a 3.4. pontban meghatározott vezetők útján gyakorolja.
3.3. A közjogi és koordinációs szakállamtitkár a kockázatkezelés rendjének működtetésében szükséges korrekciók megállapítása és elrendelése tekintetében támaszkodik a külső ellenőrző szervezetek [Állami Számvevőszék (a továbbiakban: ÁSZ), Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (a továbbiakban: KEHI), Pénzügyminisztérium (a továbbiakban: PM), Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal (a továbbiakban: APEH)] és a Minisztérium FEUVE-tevékenységének koordinációját végző Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: PEF) és a belső ellenőrzését végző Ellenőrzési Főosztály (a továbbiakban: EF) ajánlásaira, megállapításaira.
3.4. A szakfeladatok végzése során felmerülő kockázatkezelésért az alábbi személyek a felelősek:
a) a minisztériumi szervek vezetői a saját szervezetüket érintő gazdálkodással összefüggő tevékenységért;
b) a PEF vezetője a Minisztérium gazdálkodásával összefüggő tevékenységért.
3.5. Kockázatkezelő a fentieken túl minden olyan személy, aki döntéseivel, tevékenységével befolyással bír a szervezeti cél megvalósításához szükséges folyamatokra.
3.6. A Minisztérium kockázatkezelésével kapcsolatos feladatok végrehajtását az EF ellenőrzi.
4. A kockázatkezelési feladatok meghatározása
4.1. A kockázatkezelésért felelős vezetők feladata a költségvetési terv kialakítása és végrehajtása, valamint a folyamatba épített ellenőrzés során a kockázati tényezők és elemek azonosítása, a kockázatok valószínűségének meghatározása, a kockázatok hatásainak mérése és lehetőség szerinti csökkentése.
4.2. A kockázatelemzésnek ki kell terjednie a Minisztérium valamennyi gazdasági, gazdálkodási, költségvetési kihatással járó tervezési és végrehajtási szaktevékenységére, valamint a fejezeti gazdálkodás feladatrendszerére hatással és befolyással bíró folyamatokra.
4.3. A kockázatkezelésért felelős vezető(k):
a) a szervezeti egységek vezetői saját szakterületük vonatkozásában elvégzik a Minisztérium gazdálkodására, költségvetési előirányzataira hatással lévő feladataik, tevékenységeik azonosítását és kockázatértékelését,
b) a költségvetési terv elkészítése/elfogadása után az ellenőrzési nyomvonal és a kockázat-nyilvántartás felülvizsgálatával, az új, illetve év közben jelentkező feladatok vonatkozásában a kockázat-nyilvántartási táblázat kitöltésével elkészítik a szakterületükön felmerülő kockázatok elemzését, meghatározzák azok kezelési módját,
c) a szükséges intézkedések meghatározását követően intézkednek azok végrehajtása és ellenőrzése érdekében.
II. A végrehajtás szabályai
5. A kockázat azonosítása, az azonosítás kereteinek meghatározása
5.1. A kockázatazonosítás célja annak megállapítása, hogy a minisztériumi szervek által végzett tevékenységekben melyek a Minisztérium, illetve a minisztériumi fejezet feladatainak ellátását veszélyeztető fő kockázati tényezők.
5.2. A kockázati tényezők azonosítását a kockázatkezelésért felelős vezetők által, a szakterületükön megbízott kockázatkezelési felelősök végzik az ellenőrzési nyomvonal tevékenységei alapján.
5.3. A beazonosított kockázati tényezőket azok felmerülésének valószínűsége és a tevékenységre gyakorolt hatása alapján tevékenységenként az alábbi táblázat szerint kell értékelni:
| A kockázati tényező hatása | ||||
| Alacsony 1 | Közepes 2 | Magas 3 | ||
| Alacsony 1 | 1 | 2 | 3 | |
| A kockázati tényező valószínűsége | Közepes 2 | 2 | 4 | 6 |
| Magas 3 | 3 | 6 | 9 | |
5.4. A kockázatok bekövetkezésének valószínűségét a tevékenység jellege szerint kell az alacsony, közepes vagy magas kategóriába sorolni.
5.5. A tevékenységek kockázatelemzését, illetve annak felülvizsgálatát az elemi költségvetési előirányzat (keretek) jóváhagyása után, a nem tervezett feladatok esetén év közben, a feladatok felmerülésekor kell végrehajtani.
6. A kockázatkezelés, a kockázatokra adott válaszok meghatározása
6.1. A feltárt kockázatok ismeretében saját szakterületük vonatkozásában a kockázatkezelésért felelős vezetők meghatározzák, hogy az egyes feladatok/tevékenységek vonatkozásában az alábbi kockázatkezelési módok közül melyiket kell alkalmazni:
a) kockázat átadása - biztosítás kötésével;
A szükséges biztosítások megkötése érdekében a PEF vezetője intézkedik.
b) kockázat elviselése - nincs reakció;
Külső kockázati tényezők esetében, illetve ha a kockázati tényező felmerülési valószínűsége és hatása értékeinek szorzata 1-3 közé esik, további intézkedés nem szükséges.
Külső kockázati elemeknek kell tekinteni a Minisztérium feladatainak azon kockázati tényezőit, amelyek felmerülése független a Minisztérium tevékenységétől, ezért azok kezelése a Minisztériumban nem lehetséges.
c) kockázat elfogadható szintre csökkentése;
A kockázatkezelési felelősök meghatározzák, illetve az illetékes vezetőnél kezdeményezik azoknak az intézkedéseknek a megtételét, melyek a kockázati szint csökkenését eredményezhetik.
6.2. A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében (ahol a kockázat bekövetkezése valószínűsége és hatása értékeinek szorzata megközelíti, vagy eléri a 9-et) a kockázatkezelésért felelős vezetőnek intézkednie kell a kockázat csökkentésére, vagy az EF-nél ellenőrzést kezdeményez az adott folyamat értékelése és a hatékony kockázatkezelés céljából.
6.3. A kockázatkezelésért felelős vezetők gondoskodnak a hatáskörükbe tartozó választott intézkedések kockázatkezelési folyamatba történő beépítéséről.
7. A kockázatok és intézkedések nyilvántartása
7.1. A kockázatkezelési felelősök szervezetüknél kockázat-nyilvántartást vezetnek. A nyilvántartás tevékenységenként/feladatonként minden kockázati tényezőre nézve tartalmazza:
- a kockázat bekövetkezése valószínűségének és a szervezetre gyakorolt hatása nagyságának értékelését, illetve ezek szorzatát;
- a kockázat kezelésére javasolt intézkedést;
- a felelős megnevezését;
- a kockázatkezelés hatékonyságát ellenőrző eljárás leírását;
- nem megfelelő hatékonyságú kockázatkezelés esetén az alkalmazandó eljárás leírását.
7.2. A kockázatelemzés a szaktevékenységek végzése során folyamatosan jelentkező feladat, amelynek során a kockázatkezelési felelősök félévente (április 15-ig, illetve október 15-ig) a jelen szabályzat 1. számú függeléke szerinti formában, a 4-9 közötti szorzatértékű kockázati tényezők esetében a 2. számú függelék szerinti adatlap egyidejű kitöltésével, indoklással együtt tájékoztatják az EF és a PEF vezetőjét.
7.3. A kockázat-nyilvántartás felülvizsgálatát az ellenőrzési nyomvonal változásakor, de legalább félévente (a 7.2. pontban leírtak figyelembevételével) kell elvégezni.
A 13/2008. (HÉ 50.) ÖM utasítás 2. számú mellékletének 1. számú függeléke
| …………………………………. ÖM szervezet megnevezése | ||||||||||
| Az Önkormányzati Minisztérium kockázat-nyilvántartása | ||||||||||
| Sorszám | Tevékenység/ feladat megnevezése | Kockázati tényezők | Kockázati tényezők értékelése | Besorolás | Javasolt intézkedés | Felelős | Ellenőrzési eljárás | Eljárás eredménytelenség esetén | ||
| 1. | ||||||||||
| 2. | ||||||||||
| 3. | ||||||||||
| 4. | ||||||||||
| 5. | ||||||||||
| 6. | ||||||||||
| 7. | ||||||||||
| 8. | ||||||||||
| Budapest, 200 ..............................................-n. | ||||||||||
| …………………………………….. kockázatkezelési felelős | ||||||||||
| …………………………………….. ÖM szervezet vezetője | ||||||||||
A 13/2008. (HÉ 50.) ÖM utasítás 2. számú mellékletének 2. számú függeléke
| ………………………………………. ÖM szervezet megnevezése | ..........sz. példány | |||||||||
| Ellenőrző adatlap | ||||||||||
| Sorszám | Tevékenység/feladat megnevezése1 | Kockázati tényezők | Kockázati tényezők értékelése 200.. | Kockázati tényezők értékelése 200.. | Változás indoklása2 | Javasolt intézkedések megvalósulása | ||||
| 200.......................................... | ||||||||||
| ……………………………………… ÖM szervezet vezetője | ||||||||||
| Az adatlapot a vizsgált időszak alatt bekövetkezett változások alapján, a vizsgált és az előző időszaki szervezeti kockázat-nyilvántartások alapján kell kitölteni. A két időszakban vizsgált azonos tevékenységek/feladatok közül azokat kell feltüntetni, melyek egy vagy több kockázati tényezőjének értékelésében változás következett be. Az adatlapon fel kell tüntetni a változás (javulás, vagy romlás) okait, valamint a kockázatok csökkentésének további lehetséges lépéseit, a szükséges intézkedéseket. Az adatlapon minden esetben fel kell tüntetni a két vizsgált időszak legalább egyikében magas kockázati besorolást elért tevékenységet/feladatot. A mindkét vizsgált időszakban magas kockázati besorolású tevékenység/feladat esetében a "Változás indoklása" oszlopban a javulás elmaradásának okait, és indoklását kell feltüntetni. | ||||||||||
| 1A magas kockázatú tevékenységet akkor is fel kell tüntetni, ha értékelésében az időszak során változás nem történt. 2 Mindkét vizsgált időszakban magas kockázati besorolású tevékenység esetében a javulás elmaradásának okai, indoklása. | ||||||||||
3. számú melléklet a 13/2008. (HÉ 50.) ÖM utasításhoz
Az Önkormányzati Minisztérium szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről szóló szabályzata
I. Általános rész
1. A szabálytalanságok fogalma
Szabálytalanság: a jogszabály, az állami irányítás egyéb jogi eszköze, illetve a belső szabályzat szándékos vagy gondatlan megszegésével elkövetett tevékenység vagy mulasztás, amely az államháztartás működési rendjét, a költségvetést, illetve a gazdálkodást, az állami feladatellátást sérti vagy veszélyezteti.
2. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről szóló szabályzat célja
2.1. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről szóló szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy rögzítse azokat a fogalmakat, intézkedéseket, eljárásokat, módszereket, amelyek biztosítják az Önkormányzati Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) sajátosságainak, adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő szabálytalanságok kezelésének rendjét, a szabálytalanságok előfordulásának megelőzését.
2.2. A Szabályzat a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) része. A FEUVE-rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, amelyek alapján a Minisztérium érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit.
3. A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatos felelősség
3.1. A szabálytalanságok megelőzése tekintetében a közjogi és koordinációs szakállamtitkár felelőssége:
a) a Minisztérium jogszabályoknak, az állami irányítás egyéb jogi eszközeinek és a belső szabályzatoknak megfelelő működésének biztosítása;
b) a szabályozottság, illetve a szabályok betartásának folyamatos figyelemmel kísérése;
c) szabálytalanság esetén hatékony intézkedés megtétele, a szabálytalanság rendezése.
3.2. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja:
a) járuljon hozzá a különböző jogszabályokban és belső szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, a szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához (megelőzés);
b) biztosítson keretet ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén kerüljön helyreállításra a megfelelő állapot;
c) a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen.
3.3. A szabálytalanságok kezelése (pl. a szükséges intézkedések előkészítése, meghozatala, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása stb.) a szabálytalanságot előidéző szervezeti egységen belül, a szervezeti egység vezetőjének felelőssége mellett történik.
4. A szabálytalanságok megelőzése
Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvényben a szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatban meghatározott kötelezettségek teljesítése a közjogi és koordinációs szakállamtitkár feladata, amely a Minisztérium struktúrájában meghatározott szervezeti egységek [a Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 4/2008. (MK 101.) ÖM utasítás melléklete 1. számú függelék A. fejezete] vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltat-hatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg. A Minisztérium munkatársainak a szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatos pontos feladatát, hatáskörét, felelősségét, beszámoltathatóságát a munkaköri leírásokban kell szabályozni, a köztisztviselői jogviszonyból, illetve munkaviszonyból származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak megfelelően kell teljesíteni.
5. A szabálytalanságok észlelése
5.1. A szabálytalanságok észlelése történhet a munkavállaló és munkáltató részéről, valamint külső bejelentés alapján.
5.2. Amennyiben a Minisztérium valamely munkatársa észlel szabálytalanságot:
a) köteles értesíteni a szervezeti egység vezetőjét. Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak a közjogi és koordinációs szakállamtitkárt kell értesítenie;
b) ha az értesített vezető megalapozottnak találja a szabálytalanságot, úgy erről köteles értesíteni a közjogi és koordinációs szakállamtitkárt;
c) a közjogi és koordinációs szakállamtitkárnak kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról;
5.3. A közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve a szervezeti egységek vezetőinek észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére.
5.4. Amennyiben a Minisztérium belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot:
a) ha a belső ellenőr az ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el;
b) a belső ellenőrzés megállapításai alapján a vizsgált szervezeti egységnek intézkedési tervet kell kidolgoznia, az intézkedési tervet végre kell hajtania és erről be kell számolnia a közjogi és koordinációs szakállamtitkárnak és az EF vezetőjének.
5.5. Amennyiben külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot:
a) a külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza;
b) a büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet a működését szabályozó jogszabály alapján jár el (pl. ÁSZ, KEHI, PM, APEH). A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a vizsgált szervezeti egységnek intézkedési tervet kell készítenie.
II. A végrehajtás szabályai
6. Az intézkedések, eljárások meghatározása
6.1. A közjogi és koordinációs szakállamtitkár felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért.
6.2. A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások, észlelések alapján a közjogi és koordinációs szakállamtitkár vizsgálatot kezdeményez a tényállás teljes körű tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat, indokolt esetben külső szakértőt is felkérhet. A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. Erre különösen akkor kerülhet sor, ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ.
6.3. Amennyiben a szabálytalanság olyan jellegű, hogy fegyelmi, polgári, büntetőeljárás stb. kezdeményezése indokolt, a szükséges intézkedéseket az arra illetékes szervek eljárása érdekében meg kell tenni.
7. Az intézkedések, eljárások nyomon követése
7.1. A közjogi és koordinációs szakállamtitkár a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) során:
a) nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét, eredményét;
b) figyelemmel kíséri az általa hozott és a vizsgálatok során készített javaslatokra vonatkozó döntések végrehajtását;
c) a feltárt szabálytalanság típusa alapján az érintett szervezeti egység közreműködése mellett a további szabálytalanságok lehetőségeit beazonosítja (témák, kockázatok meghatározása) és információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást.
7.2. Amennyiben az eljárás nem az intézkedés szerint történik, akkor az érintett szervezeti egység vezetője javaslatot tesz a szükséges módosító intézkedések megtételére.
8. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések nyilvántartása
A minisztériumi szervezeti egységek vezetői a szabálytalanságokkal kapcsolatos ügyek gondozására és nyilvántartására területükön felelős munkatársat (a továbbiakban: SZF) bíznak meg. Az SZF a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyilvántartása során gondoskodik:
a) a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok iktatásáról és az elkülönített nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről;
b) a megtett intézkedések és az azokhoz kapcsolódó határidők nyilvántartásáról.
9. Jelentési kötelezettség
9.1. A külső és a belső ellenőrzés által végzett ellenőrzések jelentései alapján a javasolt feladatokról az ellenőrzöttnek intézkedési tervet kell készíteni és arról a közjogi és koordinációs szakállamtitkárt, illetve az EF vezetőjét tájékoztatni kell.
9.2. Az SZF - a szervezeti egységek közreműködése mellett - a közjogi és koordinációs szakállamtitkár és az EF vezetője részére évente, január 15-ig ad tájékoztatást az ellenőrzések által tett megállapítások és javaslatok hasznosításáról, az intézkedési tervek megvalósításáról, az ellenőrzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatairól, az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokról.