8/2012. (II. 24.) BM utasítás

a Belügyminisztérium központi épülete irodáinak használatával kapcsolatos egyes rendelkezésekről

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában meghatározott hatáskörömben eljárva, a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 7/2010. (IX. 2.) BM utasítás 1. melléklete szerinti szabályzat 84. § (2) bekezdésében foglaltak alapján a következő utasítást adom ki:

1. Ezen utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni a Belügyminisztérium 1014 Budapest, Szentháromság tér 6. szám alatti központi épülete (a továbbiakban: Épület) irodáinak az állandó belépővel rendelkező személyi állomány munkavégzés céljából történő használata során, ha az eljárás nem tartozik a Belügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatának vagy a Belügyminisztérium Biztonsági Szabályzatának hatálya alá.[1]

Az irodakulcsok használata

2. Az Épületben irodahasználati jogosultsággal rendelkező személyek közül az állandó belépővel rendelkező személyek számára biztosítható saját használatú irodakulcs. A saját használatú irodakulcsok igénylését a szervezeti egységek vezetői, a szervezeti egység vezetője számára pedig közvetlen felettese engedélyezi.

A páncél- és lemezszekrénykulcsok használata

3. A szervezeti egységeknél rendszeresített páncélszekrények, lemezszekrények, és az azokhoz való kulcs a szervezeti egység vezetője által felhatalmazott személy (a továbbiakban: kulcshasználó) számára biztosítható.

4. A szervezeti egységek (Miniszteri Kabinet, államtitkár, helyettes államtitkár titkárságai, főosztályok) által használt irodák tartalékkulcsainak elhelyezésére szolgáló páncél- vagy lemezszekrény kulcsának, továbbá a szervezeti egységnél használt más páncél- vagy lemezszekrény kulcsának munkaidőn kívüli időben történő őrzése az erre a célra szervezeti egységenként rendszeresített közös kulcsdobozban, az Épület 1014 Budapest, Szentháromság tér 6. szám alatti bejáratánál szolgálatot teljesítő Őrségnél rendszeresített tárolószekrényben történik. A szervezeti egység vezetője előírhatja egyes kulcshasználók részére, hogy kulcsaikat külön kulcsdobozban, egyedileg tartsák és adják le, illetve vegyék fel az Őrségtől.[2]

5. A munkavégzés kezdetekor a szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt személyek közül az Épületbe elsőként érkező a közös kulcsdobozt az Őrségtől átveszi, és ennek tényét aláírásával igazolja az Őrség által a kulcsdobozokról vezetett nyilvántartásban.

6. A kulcsdoboz(oka)t munkaidőben a szervezeti egység vezetője által meghatározott helyen, a kijelölt személy felügyelete alatt kell tartani. Az Épületet elhagyó, egyedi kulcsdoboz használatára nem kötelezett kulcshasználó a páncélszekrény vagy lemezszekrény kulcsát a közös kulcsdobozba helyezi el.

7. A napi munkavégzés befejeztével a szervezeti egység vezetője által kijelölt és személyi (negatív) pecsétnyomóval ellátott személyek közül az Épületet utolsóként elhagyó személy a páncél- és lemezszekrények kulcsainak a dobozban történő elhelyezése ellenőrzését követően a közös kulcsdobozt lezárja, lepecsételi, majd távozáskor a kulcsdobozt a 4. pontban foglaltak szerint átadja az Őrségnek. A szervezeti egységen belül a kulcsok leadásának és felvételének részletes szabályait a szervezeti egység vezetője határozza meg alárendelt munkatársai tekintetében.

8. A lezárt és lepecsételt kulcsdobozt az Őrség tagja átveszi, és ennek tényét bejegyzi az Őrség által a kulcsdobozokról vezetett nyilvántartásba.

9. A munkaszüneti napokon, pihenőnapokon vagy munkanapokon az engedélyhez kötött benntartózkodási időszakokban berendelt, kulcsdoboz felvételére vagy leadására nem jogosult kulcshasználó kulcshasználatáról a berendelő intézkedik.

Az irodák zárása a napi munkavégzés befejeztével

10. Távozás előtt az ügyiratokat és más hivatalos iratokat el kell zárni, oly módon, hogy illetéktelen személy azokhoz, illetve az azokban tárolt adatokhoz ne férhessen hozzá.

11. A napi munkavégzés befejeztével az irodát használó - több használó esetén az utolsóként távozó - az iroda ajtaját és ablakait bezárja, a világítást, a légkondicionáló- vagy kiegészítő fűtőberendezést kikapcsolja.

12. Az utasítás 7., 10. és 11. pontjában foglaltak betartását az Őrség ellenőrzi az Épület őrzésére vonatkozó szolgálati utasításban foglaltak szerint, szükség szerinti gyakorisággal.

13. Ez az utasítás a közzétételét követő 15. napon lép hatályba. A szervezeti egységek vezetői a hatályba lépést követő 8 napon belül meghatározzák a 7. pontban megjelölt eljárásrendet, kijelölik a kulcsdobozok leadására és felvételére jogosult személyeket, és jelzik a kulcsdobozok, valamint a személyi pecsétnyomók kiadására vonatkozó igényt.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter