34/2017. (XII. 20.) BM utasítás

a belügyminiszter irányítása alá tartozó polgári nemzetbiztonsági szolgálatok közalkalmazotti állományával kapcsolatos elektronikus személyügyi igazgatás szabályairól

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglaltak alapján, figyelemmel a rendvédelmi feladatokat ellátó szervek hivatásos állományának szolgálati jogviszonyáról szóló 2015. évi XLII. törvény 290/A. § (2) bekezdésére, a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet 21. § 21. pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva a következő utasítást adom ki:

1. § A rendvédelmi feladatokat ellátó szervek hivatásos állományának szolgálati jogviszonyáról szóló 2015. évi XLII. törvény (a továbbiakban: Hszt.) 290/A. § (2) bekezdésére figyelemmel a Hszt. 6/A. § (3)-(5) bekezdése, valamint a Hszt. 362/C. §-a nem alkalmazható

a) az Alkotmányvédelmi Hivatal közalkalmazotti állománya által betöltött munkakörök,

b) a Nemzetbiztonsági Szakszolgálat közalkalmazotti állománya által betöltött munkakörök,

c) a Terrorelhárítási Információs és Bűnügyi Elemző Központ közalkalmazotti állománya által betöltött munkakörök

esetében.

2. § (1) Az elektronikus dokumentum formájában kiadott munkáltatói intézkedés létrehozása - a 6. §-ban szabályozott kivétellel - a rendvédelmi szerv olyan zárt, az internet felé fizikai vagy egyéb kapcsolattal nem rendelkező elektronikus információs rendszerében (a továbbiakban: zárt rendszer) történik, amely rendszer biztosítja az elektronikus dokumentum küldése és fogadása időpontjának, valamint a kiadmányozó és az átvevő személyének egyértelmű elektronikus azonosítását, garantálja a dokumentum sérthetetlen fogadását, alkalmas a kézbesítés visszaigazolására, valamint biztosítja az elektronikus dokumentum címzettenkénti tárolását.

(2) A közalkalmazott a közalkalmazotti jogviszonya fennállása alatt az írásbeli jognyilatkozatok elektronikus aláírása érdekében köteles az elektronikus aláírás megtételére alkalmas eszközzel rendelkezni. A közalkalmazott a kinevezését követő tizenöt napon belül tájékoztatja a humánigazgatási szakszolgálatot annak tényéről, hogy ilyen eszközzel rendelkezik.

(3) Az elektronikus dokumentum formájában kiadott munkáltatói intézkedést

a) a humánigazgatási szakszolgálat annak kézbesítése érdekében a közalkalmazottnak a zárt rendszerben kialakított személyes mappájába helyezi, egyidejűleg az elektronikus dokumentum érkezéséről a közalkalmazottat a zárt rendszerben kialakított elektronikus értesítési címére küldött üzenetben értesíti, vagy

b) a humánigazgatási szakszolgálat vagy a közalkalmazott közvetlen felettese személyesen ismerteti a közalkalmazottal, és az ismertetéssel egyidejűleg gondoskodik a kézbesítésről.

(4) A (3) bekezdés a) pontja szerinti kézbesítéskor a kézbesítés tényéről és időpontjáról a küldő automatikus visszaigazolást kap, ha a közalkalmazott az elektronikus dokumentumot - az elektronikus aláírás megtételére alkalmas eszközével történő azonosítást követően - átvette. Ha a kézbesítésre az értesítés elküldését követő öt munkanapon belül nem kerül sor, a humánigazgatási szakszolgálat a kézbesítést a (3) bekezdés a) pontja szerint ismételten megkísérli. Ha a zárt rendszerben kialakított alkalmazás azt igazolja vissza, vagy a rendszerinformációk alapján az igazolható, hogy a küldeményt a címzett kétszeri értesítése ellenére nem vette át, az elektronikus dokumentumot kézbesítettnek kell tekinteni a második értesítés időpontját követő ötödik munkanapon.

(5) A (3) bekezdés b) pontja szerinti személyes ismertetéskor a közalkalmazott az elektronikus aláírás megtételére alkalmas eszközével azonosítja magát, és az azonosítással ismeri el a munkáltatói intézkedés megismerését. Ezt követően az elektronikus dokumentum formájában kiadott munkáltatói intézkedés a közalkalmazottnak a zárt rendszerben kialakított személyes mappájába kerül elhelyezésre.

(6) Ha a munkáltatói intézkedés kézbesítési módjának megválasztásakor a rendvédelmi szervnek tudomása van arról, hogy a közalkalmazott előreláthatólag a (4) bekezdés szerinti kézbesítési fikció beálltának időpontjáig valamely okból - így különösen szabadság, keresőképtelenség, belföldi kiküldetés vagy külföldi kiküldetés miatt - nem köteles a munkahelyén megjelenni, a távollét időtartamára tekintettel a munkáltatói intézkedés kézbesítésének megkísérlését legfeljebb tíz nappal elhalaszthatja, vagy ha a távollét időtartama ennél hosszabb, a Hszt. 6/A. § (6) bekezdésében foglaltak alkalmazásával jár el.

3. § (1) Ha a közalkalmazottal az elektronikus dokumentumban kiadott munkáltatói intézkedést annak kiadmányozását követően személyes meghallgatás vagy megbeszélés keretében közlik, a humánigazgatási szakszolgálat gondoskodik arról, hogy a munkáltatói intézkedés egyidejűleg történő átvételéhez szükséges elektronikus eszköz a kihirdetés helyén rendelkezésre álljon, amelyen a közalkalmazott az elektronikus dokumentumot a személyes meghallgatás vagy megbeszélés keretében megismerheti és hiteles elektronikus aláírással ellátva átveheti.

(2) A közalkalmazottat a személyes meghallgatásra vagy megbeszélésre történő értesítéskor tájékoztatni kell a munkáltatói intézkedés átvételét igazoló hiteles aláírás lehetséges módjairól és az elektronikus aláíráshoz a közalkalmazott részéről szükséges feltételekről.

4. § (1) A kézbesítési fikció alapján kézbesítettnek tekintett munkáltatói intézkedés vonatkozásában a kézbesítési fikció beálltáról történő tudomásszerzés napjától számított tizenöt napon belül terjeszthet elő kérelmet a közalkalmazott a kézbesítési fikció megdöntésére a munkáltatói intézkedést kiadónál. A kérelem benyújtásának a kézbesítési fikció beállta napjától számított egy év elteltével nincs helye. E határidő elmulasztása miatt igazolással élni nem lehet.

(2) A kézbesítési fikció megdöntésére irányuló kérelemnek a munkáltatói jogkör gyakorlója akkor ad helyt, ha

a) a címzett a munkáltatói intézkedést azért nem vette át, mert a kézbesítés a kézbesítésre vonatkozó jogszabályok vagy közjogi szervezetszabályozó eszközben foglalt szabályok megsértésével történt meg, vagy más okból nem volt szabályszerű, vagy

b) a címzettnek a munkáltatói intézkedést más, az a) pontban nem említett okból önhibáján kívül nem volt módja átvenni.

(3) A kézbesítési fikció megdöntésére irányuló kérelemben elő kell adni azokat a tényeket, illetve körülményeket, amelyek a kézbesítés szabálytalanságát igazolják, vagy a (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a címzett részéről a hivatkozott okot valószínűsítik.

(4) Ha a kézbesítési fikció megdöntésére irányuló kérelmet elkésetten terjesztették elő, azt érdemi vizsgálat nélkül el kell utasítani. A kérelem tárgyában a munkáltatói intézkedést meghozó munkáltatói jogkör gyakorlója dönt.

(5) Ha a munkáltatói jogkör gyakorlója a kézbesítési fikció megdöntésére irányuló kérelemnek helyt ad, a kézbesítéshez fűződő jogkövetkezmények hatálytalanok, és a kézbesítést, valamint a munkáltatói intézkedés végrehajtása érdekében megtett intézkedéseket meg kell ismételni.

5. § Ha a közalkalmazott olyan kérelmet vagy más jognyilatkozatot kíván a munkáltatónak benyújtani, amelyet elektronikus aláírással kell ellátnia, kérésére a humánigazgatási szakszolgálat segítséget nyújt az irat zárt rendszerben történő rögzítésére, valamint az elektronikus aláírással történő ellátáshoz esetlegesen szükséges technikai feltételeket is biztosítja.

6. § (1) A miniszter hatáskörébe tartozó munkáltatói intézkedések elektronikus dokumentum formájában történő kiadásakor az e §-ban foglalt eltérésekkel kell eljárni.

(2) Ha a munkáltatói intézkedés tervezetét a rendvédelmi szerv készíti elő, a tervezetet a rendvédelmi szerv elektronikus adathordozón adja át a minisztérium személyügyi szervének.

(3) A miniszter hatáskörébe tartozó, elektronikus dokumentum formájában kiadmányozott munkáltatói intézkedést a minisztérium személyügyi szerve elektronikus adathordozón adja át a rendvédelmi szervnek. A humánigazgatási szakszolgálat ezt követően az elektronikus dokumentumot a zárt rendszerben rögzíti és ott kezeli, valamint kézbesíti a közalkalmazottnak.

7. § (1) A humánigazgatási szakszolgálat az elektronikus dokumentumként kiadott munkáltatói intézkedést a közalkalmazotti nyilvántartásban elektronikus formában is megőrzi.

(2) A közalkalmazottnak kézbesített elektronikus dokumentumot a közalkalmazottnak személyes mappájában is archiválni kell oly módon, hogy annak megváltoztatására és törlésére a közalkalmazotti jogviszony fennállása alatt nem kerülhet sor. A személyes mappában archivált elektronikus dokumentumhoz a közalkalmazottnak hozzáférését biztosítani kell.

(3) A közalkalmazotti jogviszony fennállása alatt a közalkalmazott kérésére a humánigazgatási szakszolgálat a személyes mappában archivált elektronikus dokumentumokat elektronikus formában átadja.

(4) A közalkalmazotti jogviszony megszűnésekor a közalkalmazott részére a humánigazgatási szakszolgálat a személyes mappában archivált elektronikus dokumentumokat elektronikus formában átadja, a személyes mappa csak ezt követően selejtezhető.

8. § A más munkáltatónál foglalkoztatott közalkalmazott vonatkozásában - a más munkáltatónál történő foglalkoztatás időtartama alatt - az 1-3. §, az 5. § és a 6. § nem alkalmazható. Az elektronikus dokumentum formájában kiadott munkáltatói intézkedés a közalkalmazott részére papíralapú dokumentumként kerül kézbesítésre.

9. § Ez az utasítás 2018. január 1-jén lép hatályba.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter