16/2010. (XI. 26.) BM utasítás
a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszeréről
Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 155-158. § és 161. §-aiban foglaltakra tekintettel a Belügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzése rendszeréről kiadom a következő utasítást:
1. A Minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataira, valamint hivatali szervezetére (a továbbiakban: Igazgatás) vonatkozóan a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzéssel (a továbbiakban: FEUVE) összefüggő feladatokat ezen utasítás mellékleteiben foglaltak szerint határozom meg.
2. Az ellenőrzési nyomvonalat az 1. számú melléklet, a kockázatkezelés rendjét a 2. számú melléklet, a szabálytalanságok kezelésének szabályait a 3. számú melléklet tartalmazza.
3. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
4. Hatályát veszti a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszeréről szóló 13/2008. (HÉ 50.) ÖM utasítás.
Dr. Pintér Sándor s. k.,
belügyminiszter
1. számú melléklet a 16/2010. (XI. 26.) BM utasításhoz
ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL
1. Költségvetés tervezése
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 1. | Az államháztartásért felelős miniszter tájékoztatója (Tervezési körirata) alapján a BM gazdasági és informatikai helyettes államtitkára kiadja a belső tervezési intézkedését (BM XIV. fejezetre). | Felelős: gazdasági és informatikai helyettes államtitkár Végrehajtó(k): a BM PEF vezetője és a kijelölt munkatársai. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; NGM körirat. | A Tervezési körirat alapján kiadott belső tervezési intézkedés. | A Tervezési köriratban meghatározott rész/véghatáridő. | Tervezési körirat megjelenése késhet, ez esetben a belső határidők szűkösek. | A Tervezési köriratban és a kiadott belső tervezési intézkedésben meghatározott határidők. | Gazdasági és informatikai helyettes államtitkár. | évente |
| 2. | A BM és az irányítása alá tartozó önálló költségvetési szervek az intézményi költségvetésre és a fejezeti kezelésű előirányzatokra tervet készítenek. | Felelős: PEF kijelölt vezetői, munkatársai, illetve az intézményvezetők Végrehajtó(k): A tervezési munkára kijelölt munkatársak. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Fejezeti előirányzatokra elkészített tervek, amelyek tartalmazzák a fejlesztési többletigények összeállítását. | A Tervezési köriratban meghatározott rész/véghatáridő. | Nem érkeznek vissza határidőre a tervezési adatlapok; a visszaérkező tervek további egyeztetést igényelnek. | Szakmai tervek; kialakított sablonok a tervezéshez. | Intézményvezetők, a BM kijelölt főosztályainak vezetői; | évente |
| 3. | A beérkezett anyagok ellenőrzése és összesítése. | Felelős: PEF kijelölt munkatársai; az intézményi költségvetési tervekért, a BM kijelölt főosztályainak vezetői az általuk kezelt fejezeti sorokért. Végrehajtó(k): PEF kijelölt munkatársai; szakmai főosztályok kijelölt munkatársai. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Az egyes fejezeti sorokhoz tartozó terv elkészítése szakmai és számszaki megalapozottságá- nak ellenőrzése, a fejezeti tervek összesítése. | A Tervezési köriratban meghatározott rész/véghatáridő. | A megadott adatok pontatlanok, időhiány miatt az ellenőrzés felületes lehet. Ha ugyanazon személy készíti és ellenőrzi a tervet, akkor nagyobb az esélye egy-egy lényeges hiba bekövetkeztének. | Összesített terv; számszaki ellenőrzés. | BM kijelölt főosztály-vezetői, illetve a felügyeletüket ellátó vezetők. | évente |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 4. | A költségvetési tervek számszaki összeállítása (kiemelt előirányzatok bontásig). | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF vezetője által kijelölt munkatársak. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Intézményi költségvetési terv; fejezeti kezelésű előirányzatokra vonatkozó költségvetési terv. | A Tervezési köriratban meghatározott rész/véghatáridő. | Határidőre nem érkeznek meg a résztervek, emiatt e feladat elvégzési határideje csúszik. | Összesített terv; beérkezés időpontja. | A gazdasági és informatikai helyettes államtitkár és a PEF vezetője. | évente |
| 5. | A fejezet szintű normaszöveg javaslat elkészítése, megküldése az NGM részére. | Felelős: gazdasági és informatikai helyettes államtitkár Végrehajtó(k): PEF és a kijelölt szakmai főosztályok vezetői és kijelölt munkatársai. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Fejezeti normaszöveg javaslat kidolgozása, amelyben minden érintett szakterület részt vesz. | A Tervezési köriratban meghatározott határidő. | A normaszöveg javaslatból kimaradnak, vagy bekerülnek olyan tényezők, amelyek a fejezet mozgásterét szűkítik, korlátozzák. | Normaszöveg javaslat. | Miniszter vagy az általa kijelölt államtitkár, helyettes államtitkár, PEF vezetője, szervezeti egység vagy testület. | évente |
| 6. | Fejezet költségvetési tervének (számszaki) megküldése az NGM-be. | Felelős: gazdasági és informatikai helyettes államtitkár Végrehajtó(k): PEF vezetője | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | NGM részére megküldött fejezeti költségvetési terv | A Tervezési köriratban meghatározott rész/véghatáridő. | Nem készül el határidőre a költségvetési terv. | A kész költségvetési terv elküldési időpontja. | Miniszter vagy az általa felkért személy, szervezeti egység vagy testület. | évente |
| 7. | Egyeztetés az NGM és a BM fejezetek között. | Felelős: gazdasági és informatikai helyettes államtitkár Végrehajtó(k): gazdasági és informatikai helyettes államtitkár által felkért BM- és intézményi vezetők | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Végleges fejezeti keret meghatározásra kerül. | A Tervezési köriratban meghatározott határidő. | Csökkentett források leosztása fordulhat elő mind az intézményi, mind a fejezeti kezelésű előirányzatokra. | NGM táblázatok; Access adatbázis. | Miniszter vagy az általa felkért személy, szervezeti egység vagy testület. | évente |
| 8. | Fejezeti indoklás és fejezeti füzet (szöveges indoklás) elkészítése. | Felelős: intézményvezetők, a BM-ben a tervezési feladatokra kijelölt főosztályvezetők Végrehajtó(k): intézmények és a BM munkatársai | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Részletes szöveges indoklás; táblázatok elkészítése, vezetői ellenőrzése. | Folyamatosan a Tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | Nem kellően részletezett a megküldött táblázatok kitöltése; nem érkeznek meg határidőre a részletes indoklások. | Indoklások megérkezése (rögzített szerkezet kitöltése). | Miniszter vagy az általa felkért személy, szervezeti egység vagy testület. | évente |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 9. | Fejezeti indoklás és a fejezeti füzet összesítése, eljuttatása az NGM részére. | Felelős: gazdasági és informatikai helyettes államtitkár Végrehajtó(k): PEF vezetője | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | NGM-nek eljuttatott részletes indoklás és fejezeti füzet postázása. | Folyamatosan a Tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | Nem készül el határidőre a költségvetési terv. | Kész terv elküldésének időpontja. | Miniszter vagy az általa felkért személy, szervezeti egység vagy testület. | évente |
| 10. | Az NGM által összeállított költségvetési törvény normaszövegének eljuttatása az intézményekés szakmai főosztályok részére. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF munkatársai | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Törvény szövegének javaslata. | Folyamatosan a Tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | Nem minden, a fejezetet érintő normaszöveg javaslatot küldi ki a BM. | Nem értelmezhető. | Nem értelmezhető. | Nem értelmezhető. |
| 11. | Javasolt szöveg véleményezése. | Felelős: intézményvezetők, a BM-ben a tervezési feladatokra kijelölt vezetők. Végrehajtó(k): intézmények és a BM munkatársai. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Intézmény- vezetők, és a BM vezetői által javasolt normaszöveg változtatás elkészítése. | Folyamatosan a Tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | Nem érkeznek meg a szakmai területekről a vélemények időben. | Vélemények; iktatókönyv, postakönyv. | gazdasági és informatikai helyettes államtitkár | évente |
| 12. | Normaszöveg javaslatok összesítése, a módosítási javaslatok eljuttatása az NGM részére. | Felelős: gazdasági és informatikai helyettes államtitkár Végrehajtó(k): PEF vezetője és munkatársai. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | NGM-nek eljuttatott módosítási javaslatok. | A Tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | Nem minden javaslat kerül be a normaszövegbe. | Normaszöveg, a megfogalmazott javaslatok tanulmányo-zása. | Miniszter vagy az általa felkért személy, szervezeti egység vagy testület. | évente |
| 13. | Képviselői vagy bizottsági módosító indítványok fogadása, eljuttatása a megfelelő főosztály(ok), államtitkárok, helyettes államtitkárok, intézményvezetők részére. | Felelős: kabinetfőnök és a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár. Végrehajtó(k): kabinetfőnök titkársága. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Módosító indítvány véleményezése. | Folyamatosan a Tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | Nem teljes körű az OGY honlapjáról leszedett indítványok köre. Nem minden érintett szervezethez jut el a módosító indítvány. Rövid határidő az indítványok megválaszolásához. | Módosító indítványok; OGY honlapjára feltett illetve miniszterhez eljuttatott indítványok. | kabinetfőnök, a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár | évente |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 14. | Módosító indítványra válaszok elkészítése, eljuttatása a Parlamenti Főosztály részére. | Felelős: intézményvezetők, a BM-ben a tervezési feladatokra kijelölt vezetők. Végrehajtó(k): intézmények és a BM kijelölt munkatársai. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Megválaszolt módosító indítvány elkészítése és továbbküldése a gazdasági és Informatikai helyettes államtitkár, és kabinetfőnök részére. A kabinetfőnök titkársága továbbítja a választ a Parlamenti Főosztály részére. | Folyamatosan a Tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | Nem minden módosító indítványra érkezik válasz; határidőcsúszás miatt nem veszik figyelembe a választ. | Indítványokra adott válaszok. | Kabinetfőnök | évente |
| 15. | Parlamenti bizottsági üléseken való részvétel, a felmerülő kérdések megválaszolása. | Felelős: miniszter Végrehajtó(k): miniszter vagy az általa kijelölt személy. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Parlamenti Főosztálynak eljuttatott módosító indítványokra adott válasz, miniszteri felkészítő anyagok elkészítése. | Folyamatosan a Tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | Nem képviselteti magát a Parlamentben a fejezet. | Ülések jegyzőkönyvei. | Miniszter vagy az általa felkért személy. | évente |
| 16. | OGY által elfogadott költségvetés alapján a miniszter felügyelete alatt álló hivatalok számára intézményi költségvetés keretszámainak kiadása, felszólítás az elemi költségvetés készítésére. | Felelős: gazdasági és informatikai helyettes államtitkár Végrehajtó(k): PEF vezetője és munkatársai. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | OGY által elfogadott költségvetés; felhívás elemi költségvetés készítésére. | Tárgyév január 10. | Ha az intézmények nem ismerik meg időben keretszámaikat. | |||
| 17. | Kincstári költségvetés elkészítése, és eljuttatása a Kincstár részére. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF kijelölt munkatársai. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Kincstári költségvetés elkészítése, eljuttatása a Kincstárhoz. | Tárgyév január 10-ig. | Ha nem jut el határidőre a költségvetés a Kincstárba, nem kerülnek megnyitásra az előirányzatok. | Költségvetési törvény | Miniszter vagy az általa felkért szervezeti egység vezetője vagy testület. | évente |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 18. | Elemi költségvetés elkészítése. | Felelős: PEF vezetője, intézmény vezetők Végrehajtó(k): PEF és az intézmények kijelölt munkatársai. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Elemi költségvetések elkészítése. | A Tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | A végrehajtók nem tartják be a határidőt. | Elemi költségvetés; leadási határidők. | Gazdasági és informatikai helyettes államtitkár. | évente |
| 19. | Elemi költségvetés elfogadása. | Felelős és végrehajtó(k): BM tekintetében a miniszter, felügyelt intézmények vonatkozásában az intézmények vezetői. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Elfogadott elemi költségvetés. | Folyamatosan a Tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | A határidő be nem tartása. | |||
| 20. | Elemi költségvetés aláírása. | Felelős és végrehajtó(k): miniszter, gazdasági és informatikai államtitkár, intézmények vezetői. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Szervezet felügyeletét ellátó szervezet vezetője által aláírt elemi költségvetés. | Folyamatosan a Tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. | A határidő be nem tartása. | |||
| 21. | BM elemi költségvetés rögzítése a FORRÁS rendszerben. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF munkatársai. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | FORRÁS rendszerben rögzített költségvetés. | Jóváhagyást követően folyamatosan. | Ha késedelmesen rögzítik az elemi költségvetést a számviteli rendszerben, addig nem lehet az adott évre kötelezettség- vállalást és kifizetést rögzíteni. | FORRÁS rendszerben felrögzített költségvetés | PEF vezetője | évente |
2. Előirányzat-gazdálkodás
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| Előirányzat megváltoztatása (módosítása, átcsoportosítása) a Kormány hatáskörében | |||||||||
| 1. | Kormányhatározat a fejezetek közötti átcsoportosításról, általános költségvetési tartalék felhasználásáról. | Felelős: Kormány Végrehajtó: Kormány. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | Kormányhatározat előkészítése, Korm. határozat. | Nem értelmezhető. | ||||
| 2. | A Kormány hatáskörében meghozott előirányzat- módosítás nyilvántartása. | Felelős: NGM Végrehajtó: NGM. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | Ügyirat: költségvetési törvényi előirányzat módosítás dokumentuma. | Határozat meghozatalától számított 5 munkanapon belül. | ||||
| 3. | Az NGM tájékoztatása alapján a fejezetet érintő előirányzat változtatás iktatása, és továbbítása a Kincstár részére. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF munkatársai. | Áht,; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | Módosítás dokumentuma az államháztartásért felelős miniszter rendeletében és tájékoztatójában közzétett formában. | A határozat kézhezvételét követő 3 munkanapon belül. | ||||
| 4. | Kincstár által nyilvántartott kiemelt előirányzatok változtatása. | Felelős: Kincstár Végrehajtó(k): Kincstár. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | Módosított előirányzat, Kincstár értesítés elkészítése. | |||||
| 5. | A megváltoztatott előirányzat felvitele a FORRÁS rendszerbe. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF-munkatársai. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | FORRÁS rendszerben rögzített, módosított előirányzat. | A Kincstári értesítést követő 3 munkanapon belül. | Helytelen vagy késedelmes adatrögzítés. | Kincstár értesítő és FORRÁS adatbázisa. | PEF főosztályvezetője által kijelölt vezetők. | előirányzat változásonként |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| Előirányzat megváltoztatása (módosítása, átcsoportosítása) felügyeleti szerv hatáskörében | |||||||||
| 1. | Előirányzat átcsoportosítás, módosítás kezdeményezése a felügyelt intézmény vagy a BM PEF részéről. | Felelős: felügyelt intézmény vezetője vagy a PEF vezetője. | Áht., 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | Döntés-előkészítő anyag megírása, amelyből kiderül, hogy mi indokolja az előirányzat átcsoportosítás, módosítás igényét. Az anyagot az érintett államtitkárral, helyettes államtitkárral, egyeztetni szükséges. | Ha az előterjesztés nem elég részletes ahhoz, hogy megítélhető legyen az előirányzat átcsoportosítás, módosítás indokoltsága. | Szakmai előterjesztés, főkönyvi nyilvántartások adattartalmának ellenőrzése. | Intézmény felügyeletet ellátó államtitkár, helyettes államtitkár és/vagy gazdasági és informatikai helyettes államtitkár. | Előirányzat átcsoportosítás, módosítás valamennyi esetében. | |
| 2. | Felügyeleti szerv vezetőjének, vagy megbízása alapján a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár határozata a fejezeten belüli előirányzatok átcsoportosításáról, módosításáról. | Felelős és végrehajtó: miniszter, vagy az általa megbízott gazdasági és informatikai helyettes államtitkár. | Áht., 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | Miniszter, vagy gazdasági és informatikai helyettes államtitkár határozata. | Az előterjesztés átvételétől számított 15 napon belül. | Előfordulhat, hogy nem a törvényi szabályozásnak megfelelő a módosítások kezdeményezése. | Határozat a fejezet alá tartozó előirányzatok változtatásáról. | Miniszter által felkért személy, szervezeti egység vagy testület. | félévente |
| 3. | A felügyeleti hatáskörben meghozott előirányzat változtatás iktatása, továbbítása a Kincstár irányába. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF vezetője által kijelölt munkatársak. | Áht., 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | Módosítás dokumentuma az államháztartásért felelős miniszter rendeletében és tájékoztatójában közzétett formában. | A határozat kézhezvételét követő 5 munkanapon belül. | Ha nem történik meg a döntés továbbítása időben a Kincstár felé, ezért azt év vége után már a Kincstár nem tudja átvezetni. | Iktatási rendszer | PEF vezetője által kijelölt vezető beosztású személy. | havonta egyszer |
| 4. | Kincstár által nyilvántartott kiemelt előirányzatok változtatása. | Felelős: Kincstár Végrehajtó(k): Kincstár. | Áht., 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | Módosított előirányzatról a Kincstár értesítése. | |||||
| 5. | A megváltozott előirányzat felvitele az informatikai rendszerbe. | Felelős: PEF vezetője által kijelölt vezetők. Végrehajtó(k): PEF vezetője által kijelölt munkatársak. | Áht., 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | FORRÁS rendszerben rögzített, módosított előirányzat. | A Kincstári értesítést követő 3 munkanapon belül. | Helytelen vagy késedelmes adatrögzítés. | Kincstár értesítő és a FORRÁS adatbázisa. | PEF vezetője. | havonta |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| Előirányzat megváltoztatása (módosítása, átcsoportosítása) költségvetési szerv hatáskörében | |||||||||
| 1. | Előirányzat átcsoportosítás, módosítás kezdeményezése PEF vagy szakmai főosztályok részéről. | Felelős: a PEF vagy szakmai főosztály vezetője. | Áht., 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | Döntés-előkészítő anyag megírása, amelyből kiderül, hogy mi indokolja az előirányzat átcsoportosítás, módosítás igényét. Az anyagot az érintett államtitkárral, helyettes államtitkárral egyeztetni szükséges. | Ha az előirányzat átcsoportosítási, módosítási javaslat nem elég megalapozott. | Szakmai előterjesztés, főkönyvi nyilvántartások adat tartalmának ellenőrzése. | Területet felügyelő államtitkár, helyettes államtitkár és/vagy gazdasági és informatikai helyettes államtitkár. | Előirányzat átcsoporto- sításonként, módosításonként. | |
| 2. | Előirányzat változtatásról szóló döntés. | Felelős és végrehajtó: miniszter, vagy az általa megbízott gazdasági és informatikai helyettes államtitkár. | Áht., 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | Előterjesztésről írásbeli döntés születik. | Az előterjesztésnek a döntéshozóhoz való eljuttatását követő 15 napon belül születik meg a döntés, amelyet 3 munkanapon belül továbbítani kell a PEF felé. | Ha az előterjesztés nem elég részletes ahhoz, hogy megítélhető legyen az előirányzat átcsoportosítás, módosítás indokoltsága. Nem minden esetben a törvényi szabályozásnak megfelelő a módosítások kezdeményezése. Az előirányzat változtatására már nem biztosítható pénzügyi fedezet. | Előirányzat módosítási igény; az írásba foglalt döntés dokumentuma, főkönyvi nyilvántartás. | Miniszter által felkért személy vagy szervezeti egység. | minimum félévente |
| 3. | A költségvetési szerv hatáskörben meghozott előirányzat változtatás iktatása és továbbítása a Kincstár felé. | Felelős: PEF vezetője által megbízott vezető, Végrehajtó: PEF vezető által kijelölt munkatársak. | Áht., 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | Módosítás dokumentuma az államháztartásért felelős miniszter rendeletében és tájékoztatójában közzétett formában. | A határozat kézhezvételét követő 5 munkanapon belül. | Nem, vagy nem időben kerül továbbításra a döntés a Kincstár felé, amely azt nem tudja időben átvezetni a nyilvántartásán. | Iktatórendszer, döntésről szóló levél. | PEF vezetője. | Havonta |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 4. | Kincstár által nyilvántartott a kiemelt előirányzatok módosítása. | Felelős: Kincstár Végrehajtó(k): Kincstár. | Áht., 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | Módosított előirányzatról a Kincstár értesítése. | |||||
| 5. | A megváltoztatott előirányzat felvitele az informatikai rendszerbe. | Felelős: PEF vezetője által megbízott vezető Végrehajtó: PEF vezetője által kijelölt munkatársak. | Áht., 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | FORRÁS rendszerben rögzített, módosított előirányzat. | A Kincstári értesítést követő 3 munkanapon belül. | Helytelen vagy késedelmes adatrögzítés. | FORRÁS rendszer nyilvántartása. | PEF vezetője | havonta |
3. Könyvvezetés
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| Főkönyvi évnyitás | |||||||||
| 1. | Költségvetési szerkezet felépítése. | Felelős: PEF Számviteli Osztály (SZO) vezetője Végrehajtó: PEF SZO munkatársai. | Áht., 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; adott évre vonatkozó költségvetési törvény. | Jóváhagyott költségvetési törvény szerint a számviteli rendszerben ki kell alakítani a költségvetési szerkezetet. | Tárgyév január 10-ig. | Ha nem a költségvetési törvényben jóváhagyott szerkezetben építik fel a számviteli rendet, akkor helytelen könyvelés esetén nehezebb a helyzetet tisztázni. | Költségvetési törvény, illetve költségvetési szerkezet összehasonlítása. | PEF vezetője | évente |
| 2. | Év megnyitása a főkönyvben. | Felelős: PEF SZO vezetője Végrehajtó: PEF SZO munkatársai. | Áht.; Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Főkönyvi számlák megnyitása a jogszabályi változások figyelembevételével, évnyitással összefüggő feladatok ellátása. | Tárgyév január 10-ig. | Helytelen főkönyvi számla alkalmazása. | Alkalmazott főkönyvi számlák összehasonlítása a jogszabályban foglalt kötelezően alkalmazandó főkönyvi számlákkal. | PEF vezetője | évente |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| Adóügyek kezelése | |||||||||
| 1. | Illetmény kifizetéséhez, bérjellegű költségtérítéshez kapcsolódó, külső személyi juttatással, egyéb szja és járulékvonzattal járó (pl.: repi, magánszemély által felszámított bérleti díj stb.), adó- és járulékkifizetéssel összefüggő adatszolgáltatás, Áfa bevalláshoz információ átadása a PEF Intézmény- gazdálkodási Osztály vezetője által kijelölt adóbevallás elkészítéséért felelős munkatársa felé. | Felelős: PEF Intézmény- gazdálkodási Osztály (IGO) vezetője Végrehajtó: IGO munkatársai | Szja tv.; Art.; Mnytv.; Ehotv.; Tbj.; Áfatv.; Flt.; 195/1997. (XI. 5.) Korm. rendelet. | Adatszolgáltatás az ÁFA, SZJA, TB, EHO, MAJ, magánnyugdíj- pénztári bevalláshoz. | Bevallási határidőt megelőző minimum 3 munkanappal. | Ha az adatszolgáltatás nem pontos, vagy nem teljes körű, ebből adódóan a bevallás is helytelen lesz. Késedelmesen történik az adatszolgáltatás. | Főkönyv, adatszolgáltatás- hoz felhasznált bizonylatok. | PEF IGO vezetője tételesen, PEF vezetője szúrópróba-szerűen. | havonta |
| 2. | Illetmény kifizetéséhez, bérjellegű költségtérítéshez, kapcsolódó, külső személyi juttatással, egyéb szja- és járulékvonzattal járó (pl.: repi, magánszemély által felszámított bérleti díj, telefonadó stb.) adó-Járulékbevallás elkészítése, adó-, járulékbefizetés lebonyolítása, áfabevallás és -befizetés elkészítése. | Felelős: PEF Intézmény- gazdálkodási Osztály vezetője; Végrehajtó: PEF IGO adóbevallás elkészítéséért felelős munkatársai. | Adóhatóság felé továbbított bevallások. | Befizetés, bevallás a jogszabályban rögzített határidő szerint. | Ha a bevallás nem készül el Időben, vagy pontatlan alapadatok, dokumentumok kerülnek felhasználásra a bevalláshoz. | Elkészült bevallás, beadás Időpontja. | PEF IGO vezetője tételesen, a PEF vezetője szúrópróbaszerűen. | havonta | |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 3. | Adóhatóság által vezetett adófolyószámla ellenőrzése, rendezése. | Felelős: PEF IGO vezetője. Végrehajtó: PEF IGO munkatársai. | Szja tv.; Art.; Mnytv.; Ehotv.; Tbj.; Áfatv.; Flt. 195/1997. (XI. 5.) Korm. rendelet. | Adó folyószámla kivonat, folyószámla kivonat. | Befizetés: tárgyhót követő hó 12. | Adóhatóság pontatlansága, hosszadalmas egyeztetést igényelhet. | Elkészült bevallás, főkönyv, elektronikusan elérhető adó folyószámla vizsgálata. | PEF vezetője | negyedévente |
| 4. | Egyéb, adóhatóság felé teljesítendő adóbevallás és adatszolgáltatási kötelezettség ellenőrzése, teljesítése. | Felelős: PEF IGO vezetője, Végrehajtó: PEF IGO munkatársai. | Szja tv.; Art.; Mnytv.; Ehotv.; Tbj.; Áfatv.; Flt. 195/1997. (XI. 5.) Korm. rendelet. | Egyéb kötelezettségekhez kapcsolódó bevallások és adatszolgáltatások teljesítése. | Jogszabályokban meghatározott időpont. | Helytelen adatszolgáltatás, vagy bevallás pénzbüntetéssel járhat. | Elektronikus bevallás és adatszolgáltatás, kapcsolódó főkönyvi számlák és analitika. | PEF vezetője | negyedévente legalább egyszer |
| Fejezeti és intézményi átutalásos kifizetések végrehajtása | |||||||||
| 1. | A kifizetésről levél írása a PEF vezetője részére, szakmai teljesítésigazolás csatolása. | Felelős: szakterületek vezetői Végrehajtó(k): szakterületek munkatársai. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Levél; számla/megrende- lés, szerződés, szállítólevél, szakmai teljesítésigazolás csatolása. | Folyamatos | Ha nem megfelelő bizonylatokkal felszerelt, a kifizetésre vonatkozó levél. Ha a teljesítés- igazoláshoz nem azonosítható a szerződésben meghatározott feladat és a teljesítésigazolás formális. | Kifizetéseket igazoló felszerelt számla. | IGO (intézményi), Fejezeti Költségvetési és Kontrolling Osztály (FKKO) vezetője (fejezeti). | folyamatos |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 2. | A számla ellenőrzése, utalványrendelet elkészítése. | Felelős: PEF IGO vezetője; PEF FKKO vezetője Végrehajtó(k): IGO és FKKO munkatársai. | Áht., Számv. tv., Áfa tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | A számla, kifizetésről szóló alapbizonylatok ellenőrzését követően el kell készíteni az utalványrendeletet. A kiadások teljesítését, bevételek elrendelését megelőzően meg kell győződni a kifizetés jogosultságáról, összegszerűségéről, fedezet meglétéről, a szolgáltatás, áruszállítás átvételéről, a számviteli bizonylatok kiállításának alaki és tartalmi követelményeinek meglétéről, a szakmai teljesítésigazolást kiállító személy jogosultságáról, utóbbi személy aláírásának hitelességéről. Fent felsorolt feltételek fennállása esetén megtörténhet az utalványrendelet érvényesítése. | Az alapbizonylatok beérkezését követő egy héten belül, de lehetőleg, még a fizetési határidő előtt. | Ha nem azonosítható a kifizetéshez tartozó szerződés. Ha az érvényesítő nem fedezi fel a számlán azokat a hiányosságokat, amelyek az áfa, Illetve számv. tv. alapján nem felelnek meg a jogszabályi előírásoknak. Ha nem a szerződés szerint teljesített a szállító és a támogatott. | Megkötött szerződés; számlához csatolt bizonylatok. | PEF IGO, FKKO vezetői; PEF vezetője, illetve mindazon személy, aki utalványozásra, utalvány- ellenjegyzésre jogosult. | folyamatos |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 3. | Utalványozás, utalvány- ellenjegyzés. | Felelősök és végrehajtók: utalványozásra, utalvány- ellenjegyzésre jogosult személyek. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | Utalványozás, utalvány- ellenjegyzés során meg kell győződni a szakmai teljesítésigazolás és érvényesítés megtörténtéről, a gazdasági esemény szabályszerű lebonyolításáról. Ha az utalványozást vagy annak ellenjegyzését végző személy nem ért egyet a kifizetés szabályszerűségé- vel, akkor a jogosítványait csak írásbeli utasításra köteles gyakorolni, melyről 8 napon belül tájékoztatni kell a minisztert. | Az utalvány- rendeletek átvételét követő három munkanapon belül, kivéve, ha az utalványozó, utalvány-ellenjegyző szakértőt kér fel a kifizetés jogszerűségének elbírálására. | Ha alaki hibás vagy fiktív számla kerül kifizetésre úgy, hogy az ellenőrzés során nem derül ki. Ha az utalvány ellenjegyzőjére nyomás nehezedik, hogy ne jelentse a miniszter felé a szabálytalan kifizetést. | Gazdasági eseményt alátámasztó összes rendelkezésre álló bizonylat. | Utalványozásra, utalvány- ellenjegyzésre jogosult személyek. Utalvány- ellenjegyzés írásbeli elrendelésének kérése esetén a PEF és gazdasági és informatikai helyettes államtitkár együttesen köteles kivizsgálni az ügyet, kivéve, ha érintettségük felmerül. | folyamatos |
| 4. | Átutalási megbízás kitöltése és elküldése a Kincstár részére vagy GIRO-n keresztül történő utalás teljesítése. | Felelős és végrehajtó: PEF vezetője, illetve az általa megbízott vezetők és munkatársak. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 46/2009. (XII. 30.) PM rendelet. | Elküldött utalványrendelet és átutalási megbízás, GIRO-bizonylat. | Esedékesség előtt 1 munkanappal. | Késedelmes utalás a jogosultak részére. Téves utalás (nem a megadott számlára érkezik az utalás összege). | Számla és szerződés (fizetési határidő, számlaszám). | PEF vezetője, PEF IGO, FKKO vezetője. | folyamatos |
| 5. | Bankkivonat felszerelése. | Felelős: PEF IGO vezetője; PEF FKKO vezetője Végrehajtó(k): PEF IGO; PEF FKKO munkatársai | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Bankkivonat felszerelése. | A beérkezéstől számított 3 munkanapon belül. | Ha nem az összes bizonylat kerül a bankkivonathoz csatolásra, bizonylatok elkallódnak. | Felszerelt banki kivonatok. | PEF IGO vezetője; FKKO vezetője. | folyamatos |
| 6. | A számviteli rendszerben a kifizetés (bankkivonat) és a nyilvántartás összevetése, a bankkivonat rögzítésre. | Felelős: PEF Számviteli Osztály vezetője (SZO); Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Ellenőrzött listák. | Banki kivonat beérkezését követő 3 munkanapon belül. | Ha nem derül ki időben egy jogosulatlan banki tranzakció. | Banki értesítő és számviteli nyilvántartás összevetése. | PEF SZO vezetője és azáltal kijelölt munkatársak. | folyamatos |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 7. | Főkönyvi feladás, főkönyvi napló ellenőrzése. | Felelősök és végrehajtók: PEF IGO; PEF FKKO kijelölt munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Főkönyvi napló elkészítése és ellenőrzése. | Éves ütemterv alapján. | Ha a főkönyvi naplók ellenőrzésére nincs elég idő vagy az ellenőrzés felületes. | Főkönyvi napló, feladások. | PEF IGO vezetője; PEF FKKO vezetője által kijelölt munkatársak, illetve az érintett vezetők. | éves ütemterv alapján |
| 8. | Feladott tételek fogadása a főkönyvben, tételek könyvelése. | Felelős: PEF SZO vezetője Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Gazdasági események könyvelése. | Jogszabályokban megjelölt határidőig. | Helytelen könyvelés, nem megfelelő a munkafolyamatba épített ellenőrzés. | Számviteli nyilvántartási rendszer. | PEF SZO vezetője, illetve az általa megbízott, munkafolyamatba épített ellenőrzést végző munkatársak. | folyamatos |
| 9. | Kötelezettség (pl. szállítói) állományváltozás összeállítása. | Felelős: PEF IGO; PEF FKKO vezetői Végrehajtó(k): PEF IGO; PEF FKKO kijelölt munkatársai. | Áht., Számv tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Kötelezettségeket összesítő analitikus nyilvántartás. | Havonta | Ha nem kerül valamely kötelezettségvállalás nyilvántartásba véve. | Szerződések, analitika. | PEF IGO; FKKO vezetői, PEF vezetője. | havonta |
| Pénztári kifizetések végrehajtása | |||||||||
| 1. | Az előlegfelvételi igény jóváhagyása. | Felelős és végrehajtó(k): PEF vezetője, PEF IGO vezetője. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | Jóváhagyott előleg felvételi igény bizonylata. | Folyamatos | Ha nem a hatályos jogszabályok alapján történik. | Előleg felvételi igény; engedély. | PEF vezetője | folyamatos |
| 2. | Készpénzigénylés írása a Kincstár felé. | Felelős: PEF IGO vezetője; Végrehajtó(k): PEF IGO megbízott munkatársa. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 46/2009. (XII. 30.) PM rendelet. | Készpénzfelvételi utalvány kiállítása, Kincstár felé való jelzés a készpénz- igény összegére, a felvétel időpontjára. | Az igény előtt 5 nappal. | Készpénzigény nem megfelelő felmérése. | Készpénzfelvételi utalvány; pénztári rovancs. | PEF IGO vezetője | alkalmanként |
| 3. | Kiszállított készpénz pénztárban való elhelyezése és a számviteli rendszerben való rögzítése. | Felelős: PEF IGO vezetője Végrehajtó(k): pénztáros. | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Pénztárkönyv, illetve a számviteli rendszerben a pénztár modul értelemszerű használata. | Tárgynap | Ha a pénztárban többlet vagy hiány keletkezik a rossz adatrögzítés miatt. | Pénztárkönyv; pénztárbizonylatok. | PEF IGO vezetője | folyamatos |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 4. | Utalványrendelet elkészítése, érvényesítés, utalványozás, utalvány- ellenjegyzés. | Felelősök és végrehajtók: Utalványozásra, utalvány- ellenjegyzésre jogosult személyek (Kiállító, érvényesítő, utalványozó és ellenjegyző). | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | Elkészült utalványrendeletet az érvényesítő, utalványozó, utalvány-ellenjegyző aláírja. | Folyamatos | Ha a kifizetés dokumentáltsága, nem teljes körű (hiányzik az előlegfelvételről szóló engedély). | Utalványrendelet | PEF vezetője, PEF IGO vezetője | folyamatos |
| 5. | Előleg kifizetése, rögzítés a számviteli rendszerben. | Felelős: PEF IGO vezetője; Végrehajtó(k): pénztáros. | Áhr., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Kiadott vásárlási előleg. | Folyamatos | Ha a pénztárban többlet vagy hiány keletkezik. | Pénztárkönyv; pénztárbizonylatok. | PEF IGO vezetője | folyamatos |
| 6. | Az előleg felhasználása után a korábban kiadott előleg visszavételezése bevételi bizonylat ellenében (rögzítés a számviteli rendszerben). | Felelős: PEF IGO vezetője; Végrehajtó(k): pénztáros. | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Előleggel való elszámoltatás lebonyolítása, korábban kiadott előleg visszavétele, NI. számla alapján történő elszámolás rögzítése a számviteli rendszerben. | Folyamatos | Ha nem kerül a bevételezésről kiállításra bizonylat. | Pénztárkönyv; pénztárbizonylatok. | PEF IGO vezetője | folyamatos |
| 7. | Főkönyvi feladás | Felelős: PEF SZO vezetője és az általa kijelölt munkatársak. | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Főkönyvi napló. | Ütemterv alapján | Ha a feladás adatai pontatlanok. | főkönyv | PEF ISZO vezetője | |
| Vagyongazdálkodás | |||||||||
| 1. | A tárgyi eszköz nyilvántartásba vételhez szükséges előkészítés, bizonylatok továbbítása. | Felelős: PEF vezetője, illetve a tárgyi eszköz beszerzésben érintett vezetők Végrehajtó(k): PEF SZO vezetője, illetve munkatársai. | Áht., Számv. tv., Vtv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | A nyilvántartáshoz szükséges bizonylatok (számla, szerződés, üzembe helyezési okmány) összegyűjtése az adatrögzítéshez. | Az eszköz és a bizonylatok átvételétől számított 5 napon belül. | Ha az eszköz nyilvántartásba vételéhez szükséges adatok csak részben találhatók meg a bizonylatokon (szállítólevél, számla). Üzembe helyezések bizonylatolásának késedelmessége. | Szerződés; megrendelés. | PEF vezetője, PEF SZO vezetője | folyamatos |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 2. | Az adatok rögzítése a számviteli rendszerben és bevételezési bizonylat kinyomtatása. | Felelős: PEF SZO vezetője Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv., Vtv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Bevételezési bizonylatok kiállítása, adatok rögzítése a tárgyi eszköz analitikában. Kis értékű tárgyi eszköz (100 E Ft alatti érték) költségként egy összegben elszámolásra kerül. A személyes használatra kiadott értékhatáros eszközök (mobiltelefon, notebook stb.) esetén átvételi bizonylat kitöltése és aláíratása, valamint az értékhatáros eszközök könyvébe való rögzítés és az átvevő által való aláírás is szükséges. (Ilyen esetekben a számviteli rendszerben név szerint rögzítik az átvevőt.) | Az eszköz és a bizonylatok átvételétől 10 munkanap. | Az eszköz leltári azonosítója minden esetben kerül-e az eszközre; az eszközök mozgásából eredő átvezetések megtörténnek-e a számviteli rendszerben (személy változása, költözés); rossz az eszközcsoportba sorolás. | Leltári azonosító; tárgyi eszköz analitika, bevételezéssel kapcsolatban kiállított számviteli bizonylatok. | PEF SZO vezetője | folyamatos |
| 3. | A bevételi bizonylatok aláírása. | Felelős és végrehajtó(k): PEF SZO vezetője. | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Aláírt bevételezési bizonylat. | folyamatos | Ha a bevételezési bizonylat aláírása késedelmesen történik meg. | bevételezési bizonylat | PEF vezetője | negyedévente szúrópróba-szerűen |
| 4. | A bevételezés iratainak lefűzése, illetve továbbítása. | Felelős: PEF SZO vezetője Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Tárgyi eszköz beszerzéshez kapcsolódó archivált iratok. | folyamatos | Bizonylatok tárolása nem biztosított a jogszabályban rögzített határideig. | Iktatás | PEF vezetője | évente |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 5. | Adatok feladása a főkönyv felé. | Felelős: PEF SZO vezetője Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Analitika adatainak feladása a főkönyv felé. | havonta | Ha a feladott adatok nem valósak. | analitika-főkönyv | PEF SZO vezetője | havonta |
| 6. | Időszaki amortizáció elszámolása (a Számv. tv.-nek megfelelő amortizációt a számviteli rendszer automatikusan elszámolja). | Felelős: PEF SZO vezetője Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Számv tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Amortizáció elszámolása. | negyedévente | Ha téves a paraméterezés az informatikai rendszerben. | rendszer- paraméterek | PEF SZO vezetője | negyedévente |
| 7. | Az érintett egységek jelzése alapján a tárgyi eszköz átadás-átvételi, mozgatási bizonylatok kiállítása. | Felelős: PEF SZO vezetője; Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Számv tv., Vtv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; 254/2007. (X.4.) Korm. rendelet. | Tárgyi eszköz átadás-átvétele, mozgatási bizonylatok kiállítása. | folyamatos | Ha az eszközök mozgatásáról a PET SZO nem értesül. Eszközmozgásról nem készül határidőre bizonylat. | Leltár, analitika összehasonlítása. | PEF SZO vezetője | folyamatos |
| 8. | A tárgyi eszközök alapadatainak, státusa módosulásának rögzítése a tárgyi eszköz nyilvántartási rendszerben. | Felelős: PEF SZO vezetője; Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Számv. tv., Vtv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet. | Tárgyi eszköz alapadatainak, státus változásainak dokumentálása | folyamatos | Ha nem jut el az eszközökben beálló változás a számviteli területre. | Eszköz adatváltoztatásához kapcsolódó alapbizonylat adatainak megjelenése az analitikában. | PEF SZO vezetője | folyamatos |
| 9. | Bizonylat nyomtatása és lefűzése. | Felelős: PEF SZO vezetője; Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Nyomtatott és lefűzött bizonylatok tárolása. | folyamatos | Ha a bizonylat őrzése nem garantált. | iktatás | PEF SZO vezetője | évente |
| 10. | Az eladás, illetve átadás előkészítése (értékfelmérése). | Felelős: PEF SZO vezetője Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv., Vtv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Eladás, átadás előkészítésének dokumentációja. | Ha az értékfelmérés nem pontos. | előkészítő dokumentációk | gazdasági és informatikai helyettes államtitkár | eseti |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 11. | Eladás, átadás lebonyolítása, számla, illetve bizonylat kiállítása. | Felelős: gazdasági és informatikai helyettes államtitkár és a PEF vezetője. Végrehajtó(k): PEF munkatársai. | Áht., Számv. tv., Vtv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Számla és bizonylat az eladásról, átadásról. | eseti | Ha az értékesítés, vagyonátadás nem jogszerűen történik. | Értékesítéshez, átadáshoz kapcsolódó teljes dokumentáció. | miniszter vagy az általa kijelölt személy, vagy szervezet | eseti |
| 12. | Az eladás, illetve az átadás adatainak rögzítése az analitikus nyilvántartási rendszerben. | Felelős: PEF SZO vezetője; Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv., Vtv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Analitikus nyilvántartási rendszerben rögzíteni kell a kivezetéssel kapcsolatos adatokat. | Az értékesítéstől, átadástól számított 8 napon belül. | A vagyonnyilván- tartás nem a valós adatokat tartalmazza, mivel a kivezetés elmaradt. | Főkönyv, analitika, alapbizonylatok összevetése. | PEF vezetője | félévente |
| 13. | Az adatok feladása a főkönyvhöz. | Felelős: PEF SZO vezetője; Végrehajtó(k): PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Feladás a főkönyv felé. | Havonta | Nem minden eszközmozgás kerül rögzítésre eladáskor és értékesítéskor az analitikában, ezért a feladás is pontatlan. | Gazdasági eseményhez kapcsolódó számviteli alapbizonylatok, főkönyv, analitika. | PEF SZO vezetője | feladásonként |
| 14. | Vagyongazdálkodási beszámoló elkészítése. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF SZO vezetője és munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Vagyongazdálkodási beszámoló elkészítése. | Jogszabályban rögzített határidő előtt 5 nappal. | Ha a vagyongazdálkodási beszámoló nem készül el határidőre. | Vagyongazdálkodási beszámoló továbbítás időpontja | PEF vezetője | évente |
| 15. | Vagyongazdálkodási beszámoló jóváhagyása és továbbítása az MNV Zrt.felé. | Felelős: gazdasági és informatikai helyettes államtitkár Végrehajtó(k): PEF vezetője. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Vagyongazdálkodási beszámoló. | Jogszabályban rögzített határidőre. | Vagyongazdálko- dási beszámolót nem továbbítják az MNVZrt. felé, vagy nem tartják be a jogszabályban rögzített határidőt. | Vagyongazdálkodási beszámoló | miniszter | évente |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| Követelések nyilvántartása | |||||||||
| 1. | Követelést tartalmazó bizonylatok elkészítése. (A követelés keletkezhet különböző, a BM-et és fejezetet érintő elszámolásból, adás-vételből.) | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó: PEF kijelölt vezetői és munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Követeléshez kapcsolódó bizonylatok kiállítása. | Folyamatos | Téves számla-előkészítő bizonylat, téves alapadat. Hibás adattartalomra épülő elszámolás. A munkatársakkal való elszámolásokhoz kapcsolódó adatok nem teljes körűek. | Követeléshez kapcsolódó bizonylatok alapdoku- mentumok. | PEF vezetője | folyamatos |
| 2. | Követelés előírása a pénzügyi és a számviteli rendszerben. | Felelős: PEF IGO, FKKO és SZO vezetője Végrehajtó(k): PEF IGO; FKKO, és SZO munkatársai. | Áht., Számv tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Követelés előírása a számviteli rendszerben. | Folyamatos | Ha a Számv. tv.-ben meghatározott határidő nincs betartva. | Alapbizonylatok és könyvelés összevetése. | PEF vezetője, IGO, FKKO és SZO vezetői | folyamatos |
| 3. | Követelések könyvelése (befolyt bevételek kezelése, folyószámlák vezetése). | Felelős: PEF SZO vezetője Végrehajtó: PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Követelés könyvelése. | Folyamatos | Ha a könyvelés nem naprakész. | Számviteli rendszer, gazdasági események alapdokumentáció- jának összevetése. | PEF SZO vezetője | folyamatos |
| 4. | Fizetési felszólítás kiküldése, ha a fizetési késedelem eléri a 30 napot. | Felelős: PEF SZO vezetője Végrehajtó: PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Fizetési felszólítás | Folyamatos | Késedelmes felszólítás; a követelések nem behajthatóak. | számviteli rendszer | PEF SZO vezetője | folyamatos |
| 5. | Követeléseket tartalmazó analitika negyedéves összesítése és feladása. | Felelős: PEF SZO vezetője Végrehajtó: PEF SZO vezetője; PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Követeléseket tartalmazó analitikus nyilvántartás vezetése. | Folyamatos | Ha az adatfeldolgozás nem naprakész. | számviteli rendszer | PEF SZO vezetője | folyamatos |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| Főkönyv zárásának előkészítése | |||||||||
| 1. | Készpénz- helyettesítő kincstári folyószámlák (intézményi, fedezet biztosítási, VIP számlák) nyilvántartása, karbantartása, feltöltése. | Felelős: PEF IGO vezetője Végrehajtó: PEF IGO munkatársai. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Kincstári folyószámla kimutatás | folyamatos | Fedezetbiztosítás felesleges elkülönítéssel; pénzeszköz nem Időben történő feloldása. | Kincstári folyószámla- egyenleg | PEF vezetője | folyamatos |
| 2. | Könyvelést követő egyeztetések, ellenőrzések. | Felelős: PEF SZO vezetője Végrehajtó: PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Főkönyvi kivonat, könyvelési naplók, analitikák egyeztetése. | havonta | Egyeztetés idő hiányában felületes vagy elmarad. | A havi egyeztetések tényét dokumentálni kell (ki, mikor, mit, kivel egyeztetett, ha eltérés volt, miként történt annak rendezése). | PEF SZO vezetője | havonta egyszer |
| 3. | Főkönyvi analitikák összeállítása. | Felelős: PEF érintett osztályainak vezetői Végrehajtó: PEF érintett osztályainak munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Főkönyvi analitikák összeállítása. | havonta | A nyilvántartások nem valósak, nem minden esetben került sor a módosítások karbantartására; az eszközök értékelése mennyiben felel meg a valóságnak. | Analitikus nyilvántartások; leltár. | PEF vezetője | évente |
| 4. | Főkönyvi számlák zárása. | Felelős: PEF SZO vezetője Végrehajtó: PEF SZO munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Főkönyvi számlák lezárása. | Jogszabályban előírt határidő. | Számviteli nyilvántartási rendszer. | PEF vezetője | évente | |
4. Leltározás, selejtezés
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 1. | A leltározási ütemterv elkészítése. A feladat főbb részei (értelemszerűen): leltárkörzetek kijelölése; leltározók kijelölése; leltár időpontjainak és kiértékelésének kijelölése. | Felelős: PEF vezetője által kijelölt vezetők Végrehajtó(k): PEF vezetője által kijelölt vezetők és munkatársaik | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Erőforrások felmérése arra vonatkozóan, hogy a leltározási tevékenységet teljeskörűen saját erőből, vagy külsős cég bevonásával együtt lehetséges elkészíteni. (Leltározók kijelölése.) Leltározási tevékenység különböző időpontjainak illetve a leltárkörzetek meghatározása. Összeállított leltározási ütemterv. | Legkésőbb tárgyév december 15-ig. | Fejezeti kezelésű előirányzatokra vonatkozóan a leltározás gondot okozhat, ha nem volt megfelelően dokumentálva a korábban átvett követelés és kötelezettség állomány nyilvántartásának alapdokumentá- ciója. | Ütemterv, leltárkörzetet alátámasztó dokumentáció. | PEF vezetője | évente |
| 2. | A leltározási ütemterv jóváhagyása. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF vezetői és munkatársai | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Leltározási ütemtervben foglalt feladatok engedélyezése. | A leltározási ütemterv szerint. | Ha a leltározási ütemterv túl feszes határidőket ír elő, amely nem tartható erőforrás hiány miatt. | Ütemterv jóváhagyásának dokumentálása. | gazdasági és informatikai helyettes államtitkár | évente |
| 3. | Leltározási utasítások elkészítése. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF kijelölt vezetői, munkatársai | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Elkészített leltározási utasítások. | Leltározás megkezdése előtt minimum 15 nap. | Ha a leltározás nem minden leltározandó eszközre, forrásra terjed ki. | Leltározási utasítás, főkönyvi kimutatás. | gazdasági és informatikai helyettes államtitkár. | évente |
| 4. | Leltározási utasítások jóváhagyása. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF kijelölt vezetői és munkatársai | Számv tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Jóváhagyott leltározási utasítások. | A leltározási ütemterv szerint. | A leltározási utasítás jóváhagyásának hiányában egy esetleges feladat elmaradásból fakadó felelősségre vonás nem érvényesíthető. | Ütemterv jóváhagyásának dokumentálása; leltárszabályzat. | gazdasági és informatikai helyettes államtitkár | évente |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 5. | A leltározási utasítást átvételi elismervény ellenében meg kell küldeni: a leltárfelelősnek, a szervezeti egységek vezetőinek a leltározásban érintett dolgozóknak, leltárellenőröknek. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF kijelölt munkatársai | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Átvételi elismervény; leltározási utasítások, megbízólevelek átadása, | A leltározási ütemterv szerint. | Elmarad valahol a megbízólevél, leltározási dokumentáció átadása, emiatt a felelősség utólag nem érvényesíthető. | Ütemterv egyezősége az utasításokkal, megbízólevelekkel. | gazdasági és informatikai helyettes államtitkár | évente |
| 6. | A leltárban részt vevők fel készítése, leltárívek kiadása. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF vezetője által megbízott vezető(k) | Számv tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Felkészítőanyag, leltárhoz szükséges szigorú számadású bizonylatok elkészítése, kiadása. | A leltározási ütemterv szerint. | A szervezeten belül érzékelhető munkaterhelés miatt a leltárfelvétel gyors végrehajtása kerülhet előtérbe a pontossággal szemben. | Belső szabályozás a leltárfelvételről, ütemterv, leltárbizonylatok alaki feltételeinek teljesülése. | PEF vezetője | évente |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 7. | A leltár felvétele. | Felelős: leltárcsoportok vezetői; a követelések és kötelezettségek leltározásáért a PEF SZO vezetője. Végrehajtó(k): leltárcsoport tagjai; PEFSZO munkatársai | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | A leltározás bizonylatai: leltárfelvételi ív leltárfelvételi összesítő. | A leltározási ütemterv szerint. | Ha a szervezeti változások, illetve költözések miatt a leltárívek, és a valóság között jelentős lehet az eltérés. Ha a leltárfelvétel alatt az eszközmozgások nem szüntethetők meg. Ha az eszközökhöz kapcsolódó azonosítók nem olvashatók le, vagy nem szerepelnek rajta. Leltározás során felmerülő összeférhetetlenség (leltározásban részt vevők közötti összeférhetetlenségi szabályok betartásának hiánya). | Leltározás- bizonylatok teljes körű kitöltése. A leltáridőszak alatt bekövetkezett vagyoni változások rögzítése, követése. A leltárfelvétel szúrópróbaszerű visszaellenőrzése. | Leltárcsoport vezetője, a leltárfelelős, és a PEF vezetője | évente |
| 8. | A leltárak értékelése, egyeztetése, a különbözetek megállapítása. | Felelős: PEF vezetője és az általa kijelölt vezetők Végrehajtó(k): SZO munkatársai | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Leltáregyeztetések elvégzését követően meg kell állapítani a leltárkülönbözeteket, el kell végezni azok értékelését. | A leltározási ütemterv szerint. | A szervezeti változások, illetve költözések miatt a leltárívek és a valóság között jelentős lehet az eltérés, mely megnehezítheti a munkát. | leltárfelvételi ív; munkatársi nyilatkozat | PEF vezetője | évente |
| 9. | A különbözetek okainak vizsgálata. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): leltárcsoport tagjai; a leltárkülönbözettel érintett szervezeti egységek vezetői. | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Ki kell vizsgálni a leltár eltérések okait, ha lehetséges, akkor meg kell állapítani a felelősök neveit. Leltározási jegyzőkönyv. | A leltározási ütemterv szerint. | Ha a BM szabályozási hiányossága miatt a felelősök megállapítása nem lehetséges. | érintett vezetők nyilatkozatai | gazdasági és informatikai helyettes államtitkár | évente |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 10. | Gazdasági és informatikai helyettes államtitkár indoklást is tartalmazó javaslata alapján a miniszter határozattal dönt a dolgozókat terhelő hiány összegének megtérítéséről. | Felelős: miniszter Végrehajtó(k): miniszter | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Határozat a különbözet rendezésének módjáról. | A leltározási ütemterv szerint. | Nehezen bizonyítható a hiányok esetében a gondatlanság. | A javaslatokhoz tartozó határozatok. | évente | |
| 11. | A leltározást alátámasztó egyes bizonylatok 10 évig való megőrzése. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF iktatásáért felelős munkatársai | Számv.tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Bizonylatok iktatása, irattározása, őrzése. | A leltározási ütemterv szerint. | Ha a bizonylatok elvesznek, utólagos ellenőrzése a leltárnak emiatt nem lehetséges. | iktatás, leltározási bizonylatok | BM Ellenőrzési Főosztálya (EF) | minimum 5 évente egyszer |
| 12. | A feleslegessé vált, vagy hasznosításra alkalmatlannak minősített vagyontárgyak előkészítése selejtezésre. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k):a selejtezési szabályzat előírásai szerint | Számv. tv., Vtv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; 254/2007.(X. 4.) Korm. rendelet. | A megjelölt jogszabályok és a BM hatályos selejtezési szabályzata alapján, a leltározást megelőzően elő kell készíteni a nem hasznosítható, feleslegessé vált vagyontárgyak jegyzékét. | Évente: január 1- szeptember 10. között. | Ha a használhatatlan, feleslegessé vált termékek jegyzéke pontatlan és nem készül el határidőre. | A BM selejtezési szabályzata. A nem hasznosítható, feleslegessé vált vagyontárgyak jegyzéke és a kapcsolódó iratok. | gazdasági és informatikai helyettes államtitkár | évente |
| 13. | A selejtezési eljárás lefolytatása. | Felelős: a selejtezési bizottság vezetője. Végrehajtó(k):a selejtezési bizottság tagjai. | Számv. tv., Vtv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; 254/2007.(X. 4.) Korm. rendelet. | A selejtezési bizottság a jogszabályok, a BM selejtezési szabályzata alapján, valamint az előkészített selejtezési jegyzék ismeretében lefolytatja a selejtezést. | A selejtezéssel összefüggő iratokban meghatározott határidők. | Ha a selejtezés nem az előírásoknak megfelelően történik. | A selejtezés lefolytatása során készült iratok, előírások. | A PEF vezetője | évente |
5. Beszámolás, zárszámadás
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 1. | Könyvvezetés utóellenőrzése | Felelős: PEF SZO vezetője Végrehajtók: SZO munkatársai | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Főkönyvi számlák forgalmi adatainak áttekintése, utóellenőrzés során kiválasztott gazdasági események könyvelésének újraellenőrzése | Negyedéves és háromnegyedéves mérleg leadás előtt minimumlO nappal. | Utóellenőrzés időhiány miatt csak szűk területre terjedhet ki. | Számviteli nyilvántartási rendszer, kiválasztott gazdasági események alapbizonylatai. | PEF SZO vezetője | negyedévente |
| 2. | Főkönyvi kivonat egyeztetése. | Felelős: PEF SZO vezetője Végrehajtók: SZO munkatársai | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Főkönyvi naplók és főkönyvi kivonatok egyeztetése. | Negyedéves és háromnegyedéves mérleg leadás előtt minimum 5 nappal. | Ha az egyeztetés nem teljes körű. | főkönyvi naplók és főkönyvi kivonatok | PEF SZO vezetője | negyedévente |
| 3. | Negyedéves és háromnegyedévi mérlegjelentés összeállítása. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtók: SZO vezetője és munkatársai | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Évközi mérlegjelentés (negyedévi és háromnegyedévi) elkészítése. | április 20. október 20. | Ha a könyvelés szabályszerűsége nem megfelelő. Ha a fejezeten belül nem kizárólag a BM végzi a fejezeti előirányzati sorok könyvelését. Ha a külső könyvelésben részt vevők által a határidők betartására nem kerül sor. | Számviteli rendszer rögzített könyvviteli adatai. Átadott könyvelési adatok. | gazdasági és informatikai helyettes államtitkár, illetve az EF | évente egyszer |
| 4. | Féléves beszámoló összeállítása kiegészítő mellékletek, intézményi költségvetési és fejezeti beszámoló szöveges indoklása nélkül. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtók: SZO vezetője, illetve munkatársai | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Féléves és éves intézményi és fejezeti beszámoló elkészítése, (könyvviteli mérleg, pénzforgalmi jelentés, pénzforgalmi jelentés tájékoztató adatai, előirányzat maradvány). | Kincstár köriratában meghatározott fejezeti beszámolási határidő előtti 5 nap. | Ha a könyvelés szabályszerűsége nem megfelelő. Ha fejezeten belül nem kizárólag a BM végzi a fejezeti előirányzati sorok könyvelését. Ha a külső könyvelésben részt vevők által a határidők betartására nem kerül sor. | Számviteli rendszerben rögzített könyvviteli adatok. Átadott könyvelési adatok. | gazdasági és informatikai helyettes államtitkár, illetve az EF | évente egyszer |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 5. | Az éves beszámoló kiegészítő mellékletét képező szakmai beszámoló elkészítése (a kiegészítő melléklet beépül a zárszámadás folyamatába, annak anyagába). Kiegészítő mellékletek számszaki adatainak összeállítása az intézményi költségvetési fejezeti beszámolóhoz. | Felelős: szöveges részek tartalmáért, a szakterületekért felelős államtitkárok, helyettes államtitkárok; Pénzügyi-gazdasági számszaki adatok összeállításáért a PEF vezetője,. Végrehajtói: államtitkárok, helyettes államtitkárok, a főosztályvezetők által kijelölt vezetők, munkatársak. | Számv. tv.; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | szakmai beszámoló; kiegészítő melléklet | A zárszámadási körirat ütemezése szerinti határidő. | Ha határidőre nem érkeznek meg a szakmai beszámolók. Ha nem megfelelő szerkezetben, struktúrában készül el a beszámoló. | Előirányzatok pénzügyi teljesülése. Szakmai területek által megküldött szöveges beszámolók. | gazdasági és informatikai helyettes államtitkár | évente |
| 6. | A BM fejezet féléves és éves beszámolójának, továbbítása a Kincstár felé. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtók: PEF munkatársai | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | Jogszabályokban meghatározott tartalmú dokumentációk továbbítása. | Kincstár körirata szerinti határidő | Határidőre nem készül el a beszámoló. | iktatórendszer | PEF vezetője | évente |
| Zárszámadás | |||||||||
| 1. | Az NGM zárszámadási körirata alapján a fejezeti határidők rögzítése. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF vezetője által kijelölt munkatársak | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | NGM zárszámadási körirata alapján rögzített fejezeti határidők. | Zárszámadási körirat ütemezése szerinti határidő. | Ha a határidők túl feszesre sikerülnek. | NGM zárszámadási körirat; a fejezetre vonatkozó határidők és kitöltendő táblázatok, adatlapok. | PEF vezetője | évente |
| 2. | A táblázatok kitöltésének és a szöveges indoklás elkészítésének bekérése. Felügyelt intézmények felé adat- és információ- szolgáltatási kötelezettség előírása. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF munkatársai | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Belső határidőket tartalmazó bekérő levél elkészítése és kiküldése. | A zárszámadási köriratban megjelölt határidő előtt 3-10 nappal. | A belső határidőkbe nem tartása miatt veszélybe kerülhet a végső határidő betartása. | A bekért táblázatok és szöveges anyagok egymással való koherenciájának vizsgálata. Megadott belső határidők teljesülése. | gazdasági és informatikai helyettes államtitkár | évente |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 3. | A tárgyévi kötelezettségvállalás sal terhelt és nem terhelt költségvetési maradvány megállapítása. (Kötelezettség- vállalással nem terhelt maradvány visszatartásának kérelmezése indoklással. Maradvány- kifizetések ütemezése.) | Felelős: PEF, illetve BM által felügyelt intézmények vezetői Végrehajtó(k): felelősként felsorolt szervezetek vezetői által megbízott munkatársak. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Táblázatok fejezeti kezelésű előirányzatonként; intézményenként. Fejezeti összesítés. Szöveges indoklás a kötelezettséggel nem terhelt maradványok visszatartásához. | Részhatáridők a bekérő levél szerint. Végső határidő a zárszámadási körirat szerint. | Ha nem minden kötelezettség- vállalás kerül összesítésre. | Számviteli rendszer kötelezettség- vállalási nyilvántartása; szerződések; intézményektől érkező adatszolgáltatások. | gazdasági és informatikai helyettes államtitkár | évente |
| 4. | Szöveges szakmai értékelés elkészítése, a köriratban nevesített táblázatok összeállítása (kiegészítő melléklet). | Felelős: szöveges részek tartalmáért: intézmények vezetői, államtitkárok, helyettes államtitkárok; összeállításért: PEF vezetője Végrehajtó(k): Intézmények és a BM kijelölt munkatársai | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Szakmai értékelés. Köriratban nevesített táblázatok elkészítése. | Részhatáridők a bekérő levél szerint. Végső határidő a zárszámadási körirat szerint. | Ha kevés hangsúlyt kap az értékelés elkészítése. Nem azonos tartalmú, felépítésű értékelések. Ha a szöveges indoklás adatai és a táblázatok adatai nem azonosak. | Szakmai értékelés beérkezése. Szöveges értékelés és táblázatok összevetése. | gazdasági és informatikai helyettes államtitkár | évente |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 5. | A zárszámadáshoz bekért adatszolgáltatás adatainak felülvizsgálata, ellenőrzésejavítása és összesítése. A zárszámadási körirat szerinti ütemezésben és formában az NGM felé az előírt adatszolgáltatás biztosítása. Normaszöveg javaslat, szöveges zárszámadás elkészítése. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF munkatársai | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Fejezeti szöveges beszámoló, zárszámadás elkészítése. | Zárszámadási köriratban jelölt teljesítési határidők. | Ha a táblázatok adatai és a szöveges Indoklásokban szereplő adatok eltérőek. Ha a normaszöveg javaslatból kimaradnak olyan elemek, amihez OGY-jóváhagyás kell. | Táblázatok és szöveges értékelés összevetése, jóváhagyása. | gazdasági és informatikai helyettes államtitkár | évente |
| 6. | Szöveges zárszámadás felterjesztése miniszteri jóváhagyásra. | Felelős: gazdasági és informatikai helyettes államtitkár Végrehajtó(k): PEF vezetője. | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | szöveges zárszámadás | Zárszámadási köriratban jelölt teljesítési határidők. | szöveges zárszámadás | miniszter | évente | |
| 7. | Zárszámadás jóváhagyása. | Felelős: miniszter Végrehajtó(k): miniszter, gazdasági és informatikai helyettes államtitkár, PEF vezetője | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Szöveges zárszámadás aláírása. | Zárszámadási köriratban jelölt teljesítési határidő. | iktatási rend | miniszter | évente | |
| 8. | Zárszámadás továbbítása az NGM felé. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó(k): PEF vezetője által kijelölt munkatársak | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; | Zárszámadás továbbítása az NGM felé. | Zárszámadási köriratban jelölt teljesítési határidők. | Ha a zárszámadás nem érkezik meg határidőre. | iktatási rend | PEF vezetője | évente |
6. Kötelezettségvállalás, szerződéskötés
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 1. | Szerződés tartalmának kidolgozása, szükséges szerződéses kötelezettségek megadása. | Felelős: szakterületért felelős főosztály vezetője (szakmai területek) Végrehajtó(k): szakterületért felelős főosztály munkatársai (szakmai területek) | Ptk., Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Lehetőség szerint előzetesen kidolgozott mintaszerződés készítése, illetve a korábban elkészült mintaszerződés kötelező alkalmazása. Szakmailag kidolgozott szerződéstervezet. | folyamatos | Ha a szerződéstervezet nem megfelelően kidolgozott; ha az elektronikusan továbbított és kinyomtatott formában véleményezésre elküldött szerződéstervezet eltérő feltételeket tartalmaz. | Mintaszerződések alkalmazása; szerződéstervezet véleményezése; iktatási rend. | Szerződést előkészítő vezető (aki a szerződés- tervezetet szakmailag ellenjegyzi). | folyamatos |
| 2. | Előzetes pénzügyi fedezet vizsgálat megadása/továbbí- tása jogi ellenjegyzésre vagy elutasítása, válasz továbbítása a szerződést kezdeményező szervezeti egység felé. | Felelős: PEF vezetője, vagy az általa megbízott vezető. Végrehajtó(k): PEF kijelölt munkatársai | Áht; Kbt.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet. | Pénzügyi fedezet igazolás kiállítása, továbbítása a kezdeményező szervezeti egység felé. "Rögzített státusú szerződés" (előzetes kötváll.) a számviteli rendszerben. | Beérkezéstől számított 8 munkanapon belül. | Nem kerül a fedezet vizsgálat során előzetes kötelezettség- vállalás lekötésre a számviteli informatikai rendszerbe és a kifizetés megtörténtekor már nincs az adott előirányzaton fedezet. | Fedezetigazolásról szóló bizonylat, iktatási rend. | PEF főosztályvezetője által megbízott vezető. | folyamatos |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 3. | Szerződéstervezet jogi ellenjegyzése, vagy jogi vizsgálata, ennek érdekében a szerződéstervezet megküldése a PEF-nek, vagy a PKSZF-nak. | Felelős: PEF, PKSZF vezetője, vagy az általa megbízott vezető. Végrehajtó(k): PEF, PKSZF kijelölt munkatársai. | Ptk" Áht., Kbt.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Szerződéstervezet. Jogi szempontból megfelelő szerződéstervezet, a szerződéstervezet- ben megjelenő jogi személy cég bejegyzésének, vállalkozói engedélyének, illetve tevékenységi körének, engedélyköteles tevékenység esetében az engedély meglétének, kötelező kamarai tagság esetén a kamarai tagsági igazolás ellenőrzése, a céginformációs rendszerből a csőd-, felszámolási, végelszámolási, végrehajtási eljárások figyelése. Jogi ellenjegyzés. | Folyamatosan, a beérkezéstől számított 8 napon belül. | Ha a szerződéstervezet jogi véleményezése elmarad. Jogi vélemény nem vagy nem teljeskörűen kerül beépítésre a szerződés- tervezetbe. A szerződéstervezet előzményeiről, vagy az első körben kiment jogi véleményről az érintett ügyintézőnek nincs információja. A cég nem bejegyzett, vagy felszámolási, végelszámolási, illetve csődeljárás alatt van, a szerződéstervezet- ben megjelölt tevékenység végzésére nem jogosult, melyet a kontroll esetleges elmulasztása miatt a döntéshozók figyelmen kívül hagynak. | Jogi vélemény; szerződéstervezet, iktatási rend, Complex vagy más informatikai rendszer céghírek adatbázisa, vagy a cégtől, vállalkozótól bekért cégkivonat, vállalkozói engedély, tevékenység végzésére vonatkozó engedély, kamarai nyilvántartás. | PEF illetve PKSZF főosztályvezetője vagy az általa írásban kijelölt vezető, mely szerződésenként eltérhet, aki a szerződéstervezetet jogilag ellenjegyzi vagy visszaküldi. | Folyamatos feladatellátás minden szerződéstervezetet érintően. |
| 4. | Pénzügyi ellenjegyzés megadása vagy visszautasítása, az ellenjegyzést követően a szerződés továbbítása a kötelezettségvállaló felé. | Felelős: pénzügyi ellenjegyzéssel felhatalmazott személy. Végrehajtó(k): PEF vezetője | Ptk" Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Átdolgozandó a szerződéstervezet (1. lépés újra). Pénzügyileg ellenjegyzett szerződés továbbítása a kötelezettségvállaló felé. | Folyamatos, a beérkezéstől számított 8 napon belül. | Pénzügyjogilag a szerződés nem megfelelő, de ellenjegyzésre kerül. Ha jogi ellenjegyzés nélkül kerül sor a pénzügyi ellenjegyzésre, így a szükséges jogi ellenjegyzés során ellátandó kontroll nem érvényesül. | Szerződés, iktatási rend. | PEF vezetője | folyamatos |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 5. | Kötelezettségválla- lás aláírása, szerződés iktatása, továbbítása a szerződő partner, a pénzügyi és jogi ellenjegyző, szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység felé. | Felelős: kötelezettségválla- lásra jogosult vezetők Végrehajtó(k): kötelezettségválla- lásra jogosult vezetők | Ptk" Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | aláírt szerződés | folyamatos | Ha a pénzügyi fedezet vizsgálat, illetve ellenjegyzések elmaradnak a kötelezettség- vállalás előtt. | Pénzügyi és jogi ellenjegyzés, iktatási rend. | Jogi és pénzügyi ellenjegyzést végzők. | folyamatos |
| 6. | Kötelezettségválla- lás rögzítése a számviteli rendszerben. Fedezetigazolás lefűzése a szerződéssel együtt. (Kapcsolódás a könyvvezetés folyamatához). | Felelős: PEF vezetője vagy az általa megbízott vezető. Végrehajtó(k): PEF munkatársai. | Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Számviteli rendszerben rögzített kötelezettség- vállalás, fedezetigazolás, szerződés tárolása. | Aláírt szerződés átvételét követő 3 munkanap. | Ha a kötelezettség- vállalás rögzítése elmarad. | számviteli nyilvántartási rendszer | PEF vezetője vagy az általa megbízott vezető. | folyamatos |
| 7. | A szerződés módosításával együtt járó kötelezettségvál- lalás módosítása, (az 1-6. pontban foglalt lépések értelemszerű megtételét követően.) | Felelős: PEF főosztályvezetője vagy az általa megbízott vezető Végrehajtó(k): PEF munkatársai | Ptk" Áht., Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Megváltozott státuszú szerződés. | A módosított szerződés megérkezésétől számított 3 munkanap. | Ha a kötelezettségvállalás módosítása elmarad. | Módosított szerződés; iktatási rend. | PEF vezetője | folyamatos |
7. Közbeszerzési eljárás bonyolítása
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 1. | Éves közbeszerzési terv elkészítése, módosítása, engedélyezése. | Felelős: PEF vezetője a kötelezettség- vállalásrajogosult szervezeti egységek vezetőinek bevonásával. Végrehajtó(k): PEF és a beszerzésekért felelős szervezeti egységek munkatársa. | Kbt. | Éves közbeszerzési terv elkészítéséhez igényfelmérés. | Tárgyév április 15. | Ha nem terjed ki minden beszerzendő eszközre, szolgáltatásra az igényfelmérés. | Éves igénylista. | PEF vezetője | évente |
| 2 | Közbeszerzési terv nyilvánosságra hozatala a BM honlapján. | Felelős: Sajtó Osztály vezetője Végrehajtó: kijelölt munkatársa | Kbt. | Közbeszerzési terv elfogadásának dokumentálása, nyilvánosságra hozatala a BM honlapján keresztül. | Tárgyév április 15-ig. | Iktatási rend, aláírt dokumentum, honlap. | Sajtó Osztály vezetője | évente | |
| 3. | Központi | Felelős: Informatikai | 168/2004. (V. 25.) | Központi | Adatváltozás | Ha elmarad, vagy | Ügyfélkapu, | Informatikai | negyedévente |
| közbeszerzési | Főosztályvezetője, | Korm. rendelet | elektronikus | bekövetkeztét | késik a regisztráció, | intézményi adatok | Főosztály vezetője, | egyszer | |
| portálon | informatikai, | portálon | követő | adatmódosítás, | lekérdezése. | kezdeményező | |||
| elektronikus | telekommunikációs, | elektronikus | 5 munkanapon | jogsértés történik. | |||||
| regisztráció, | biztonságtechnikai | regisztráció. | belül. | ||||||
| adatváltozások | áruk beszerzése | Adatváltozások | Központosított | ||||||
| folyamatos | tekintetében, | bejelentése. | közbeszerzési körbe | ||||||
| elektronikus jelzése. | minden más | tartozó termékek, | |||||||
| Központosított | esetben a | szolgáltatások | |||||||
| közbeszerzési körbe | kezdeményező | vásárlása előtt | |||||||
| tartozó áruk, | Végrehajtó: | 3 hónappal. | |||||||
| szolgáltatások | Informatikai | ||||||||
| beszerzésének | Főosztály, | ||||||||
| három hónappal | kezdeményező | ||||||||
| korábbi (sürgős | kijelölt munkatársa | ||||||||
| eljárásnál a | |||||||||
| beszerzést | |||||||||
| megelőzően) | |||||||||
| bejelentése a | |||||||||
| központosított | |||||||||
| közbeszerzési | |||||||||
| portálon. |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 4. | Éves statisztikai összegzés elkészítése, továbbítása a Közbeszerzési Tanács (KT) felé. | Felelős: PEF vezetője Végrehajtó: a PEF vezetője által kijelölt munkatárs | Kbt. | Előző év közbeszerzési adatainak összegzése, az eredmény továbbítása a KT felé. | Tárgyévet követő év május 31-ig. | Adatszolgáltatás elmaradása esetén nem jogszerű működés. | iktatási rend | PEF vezetője | évente |
| 5. | Közbeszerzési tervlap elkészítése, a bizottság tagjainak kijelölése. | Felelős: kezdeményező. Végrehajtó(k): kezdeményező által kijelölt munkatársak. | Kbt. | A beszerzésben érdekelt kezdeményező iratot intéz a PEF vezetőjéhez a pénzügyi fedezet biztosítása érdekében. Az irathoz csatolni kell az ajánlati, részvételi, ajánlattételi felhívást, szükség esetén az elkészített szakmai dokumentációt. A közbeszerzést kezdeményezőnek intézkednie kell a bírálóbizottság tagjainak a kinevezését érintően. | folyamatos | A közbeszerzési eljárás megindítása magas szakmai és jogi ismeretet kíván, a BM-en belül kevés a közbeszerzésben jártas szakember. | Ajánlati, részvételi, ajánlattételi felhívás jogszabályi követelményeknek való megfeleltetésének ellenőrzése, bírálóbizottsági tagok megbízásának kontrollja, a megbízólevél alapján | PEF vezetője | eseti |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 6. | Pénzügyi fedezet vizsgálata, összeszámítási értékhatár vizsgálata, közbeszerzési adatlap aláírása, a dokumentáció visszaküldése az ajánlatkérő szakterülethez. | Felelős: PEF vezetője, kezdeményező. Végrehajtó(k): PEF vezetője, kezdeményező által kijelölt munkatársak | Kbt. | A pénzügyi fedezet ellenőrzését a PEF vezetője végzi el. A fejezeti és intézményi költségvetési előirányzatok terhére vállalt kötelezettség- vállalások összeszámításának vizsgálatát a kezdeményezőnek kell elvégezni. Ha a kiírás megfelel a jogszabályi követelményeknek, akkor közbeszerzési adatlap aláírása, előzetes kötelezettség vállalási nyilvántartásba vétele. Dokumentáció visszaküldése az ajánlatkérő szakterületnek. | Az okmányok PEF-re való beérkezését követő 8 napon belül. | Ha nem történik meg a pénzügyi fedezet vizsgálata, vagy nem rögzítik az informatikai rendszerben az előzetes kötelezettség- vállalást. Nem történik meg az összeszámítási vizsgálat. | Közbeszerzési adatlap; pénzügyi fedezet igazolása, iktatórendszer. | PEF vezetője | folyamatos |
| 7. | A központosított közbeszerzési eljárás hatálya alá nem tartozó közbeszerzési eljárások lebonyolítása | Felelős: kezdeményező Végrehajtó(k): kezdeményező által kijelölt munkatárs | Kbt. | Közbeszerzési szabályzatban meghatározottaknak megfelelően | Közbeszerzési szabályzatban meghatározott időpontok. | Közbeszerzési ütemterv, jegyzőkönyv, iktatási rend | Kezdeményező | eseti |
8. Központi beruházások
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 1. | Igények felmérése fejezeti kezelésű előirányzatok tervezéséhez | BM Műszaki Főosztály (MŰFO) | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | A költségvetési szervek beruházási igényének bekérése, a benyújtott igények alapján összesítés elkészítése. | költségvetési tervhez igazodóan | Nem érkeznek be határidőre az igények. | Összesített terv; számszaki ellenőrzés | MŰFO vezetője, illetve a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár. | évente |
| 2. | Beruházási terv készítése | MŰFO | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Az előirányzat ismeretében az igények fontosságára való tekintettel a részfeladatok meghatározása, ütemezése; Beruházási terv | költségvetési tervhez, és külön belső normához igazodóan | Összesített terv; számszaki ellenőrzés | MŰFO vezetője, illetve gazdasági és informatikai helyettes államtitkár. | évente | |
| 3. | Beruházási terv jóváhagyása | Felelős: gazdasági és informatikai helyettes államtitkár Végrehajtó(k): a MŰFO vezetője és a kijelölt munkatársai | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Az elkészített tervjavaslat felterjesztése gazdasági és informatikai helyettes államtitkár részére, jóváhagyásra | külön belső normában meghatározottak szerint | A jóváhagyás elhúzódása, elmaradása esetén a pénzügyi fedezet rendelkezésre állásának hiánya miatt a fejlesztések csúsznak, meghiúsulnak. | Összesített terv; számszaki ellenőrzés | MŰFO vezetője, illetve a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár. | évente |
| 4. | Jóváhagyott előirányzatról az illetékes szervek kiértesítése | MŰFO | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | A beruházási terv jóváhagyásáról az érintett szervek tájékoztatása. | külön belső normában meghatározottak szerint | Döntéshozás időpontja. | Összesített terv szervenkénti bontásban | EF | évente |
| 5. | Beruházás- finanszírozási okmányok megnyitása a Kincstár e-adat rendszerében, előirányzat- módosítás végrehajtása | Felelős: a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár Végrehajtó(k): a MŰFO vezetője és a kijelölt munkatársai | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Beruházás finanszírozási okmány. | külön belső normában meghatározottak szerint | hibás adatbevitel | Kincstár | Kincstár | folyamatosan |
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 6. | Beruházások ütemezett megvalósítása | MŰFO | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. OTÉK, Étv" Kbt. | A beruházások folyamatának (lebonyolító szerv kiválasztása, tervpályázat lebonyolítása, terveztetés, közbeszerzési eljárások lefolytatása, kivitelezés, pénzügyi teljesítés) koordinálása, felügyelete. | A jóváhagyott beruházási tervnek megfelelően. | Pénzügyi fedezet biztosítása, közbeszerzési eljárások eredményessége. | műszaki és pénzügyi felügyeleti ellenőrzés | gazdasági és informatikai helyettes államtitkár | folyamatos |
| 7. | Üzembe helyezés | MŰFO | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Beruházás befejezése, pénzügyi lezárása, üzembe helyezési okmány kiállítása. | Pénzügyi teljesítést követően. | Hibás, késedelmes, hiányos teljesítés esetés pénzügyi teljesítés elmaradása. | műszaki és felügyeleti ellenőrzés | MŰFO vezetője, illetve a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár. | folyamatos |
| 8. | Beszámolók elkészítése | MŰFO | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Az előirányzatok teljesítéséről éves zárszámadás keretében teljes körű beszámoló készítése, év közben féléves beszámoló jelentés készítése. | félévente | Illetékes szervek késedelmes adatszolgáltatása. | MŰFO vezetője, illetve a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár. | félévente |
9. Lakáscélú támogatás
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 1. | Igények felmérése fejezeti kezelésű előirányzatok tervezéséhez | MŰFO | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | A költségvetési szervek lakástámogatási igényének bekérése, a benyújtott igények alapján összesítés elkészítése. | költségvetési tervhez igazodóan | Nem érkeznek be határidőre az igények. | Összesített terv; számszaki ellenőrzés. | MŰFO vezetője, illetve a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár. | évente |
| 2. | Javaslat készítése a tárgyévi előirányzat felosztásáról | MŰFO | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Előterjesztés készül a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár részére. | külön belső normában meghatározottak szerint | Összesített terv; számszaki ellenőrzés. | MŰFO vezetője, illetve a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár. | évente | |
| 3. | Jóváhagyott előirányzatról az illetékes szerv kiértesítése | MŰFO | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Értesítőlevél. | külön belső normában meghatározottak szerint | Döntéshozás időpontja. | Összesített terv szervenkénti bontásban. | EF | évente |
| 4. | Beruházás- finanszírozási okmányok megnyitása a MÁK e-adat rendszerében | Felelős: gazdasági és informatikai helyettes államtitkár Végrehajtó(k): a MŰFO vezetője és a kijelölt munkatársai | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Beruházás- finanszírozási okmány. | külön belső normában meghatározottak szerint | hibás adatbevitel | Kincstár | Kincstár | folyamatosan |
| 5. | Átutalás a költségvetési szerv részére | PEF | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. OTÉK, Étv" Kbt. | A beküldött lakástámogatási adatlap alapján átutalás a költségvetési szerv illetéke számlájára. | külön belső normában meghatározottak szerint | folyamatos | |||
| 6. | Beszámolók elkészítése | PEF | Áht.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Az előirányzatok teljesítéséről éves zárszámadás keretében teljes körű beszámoló készítése, év közben fél beszámoló jelentés készítése. | félévente | Illetékes szervek késedelmes adatszolgáltatása. | félévente |
10. Gazdálkodásfelügyelet
Gazdasági társaságok felügyelete
| Sor- szám | Tevékenység | Felelős | Jogszabályok | Előkészítés, egyes feladat leírása, dokumentum | Határidő | Kockázat | Ellenőrzési pont | Ellenőrzést végrehajtó | Ellenőrzés gyakorisága |
| 1. | Feladatterv készítése. | Felelős: PEF Gazdálkodás- szabályozási és Tulajdonos- felügyeleti Osztály (GTFO) vezetője. Végrehajtó(k): PEF GTFO munkatársai. | Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 224/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Felügyelt intézmények korábbi tevékenységének, gazdálkodásuk hatékonyságának tanulmányozása, elemzése, ez alapján feladatterv készítése a felügyeleti tevékenység elvégzésére. Felügyeleti feladatterv. | Tárgyév január 31-ig. | BM által felügyelt szervezetek vonatkozásában nem készült még kockázatelemzés a felügyelt szervezetek gazdálkodásának megítéléséről. | Feladatterv tartalmának és a felügyelt szervezetek korábbi beszámolóinak áttekintése. | PEF vezetője | évente |
| 2 | Az ütemterv alapján az iratok, bizonylatok, negyedéves adatszolgáltatás és a féléves, éves beszámoló bekérése. Elemzések elkészítése. | Felelős: PEF GTFO vezetője Végrehajtó(k): PEF GTFO munkatársai. | Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; 224/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet. | Bekért bizonylatok, iratok tanulmányozása. | Feladatterv szerint. | Ha a bekért adatok, iratok hiányosak, vagy nem valós adatokat tartalmaznak. | Bekért iratok, bizonylatok tételes ellenőrzése, nyilvántartása. Szükség esetén pontosítás kérése. | PEF vezetője | Szervezetek adatszolgáltatásá- nak ellenőrzése negyedévente, alapítványoknál évente. |
| 3. | A feladatterv alapján helyszíni vizsgálatok szükség szerinti lebonyolítása. | Felelős: PEF GTFO vezetője. Végrehajtó(k):GTFO munkatársai. | Számv. tv.; 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; 224/2000. (XII.24.) Korm. rendelet. | Helyszínen összegyűjtött bizonylatok és adatok ellenőrzése, a tevékenység hatékonyságának és jogszerűségének vizsgálata. | Feladatterv szerint. | Nincs olyan részletes nyilvántartásuk a felügyelt szervezeteknek, ami alapján a vizsgálat célját teljes mértékig teljesíteni lehet. | Pénzügyi nyilvántartások. | PEF vezetője | Szervezetek ellenőrzése kétévente. |
Alkalmazott jogszabályok jegyzéke:
- a Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvéről szóló 1959. évi IV. törvény (Ptk.),
- a foglalkoztatás elősegítéséről és a munkanélküliek ellátásáról szóló 1991. évi IV. törvény (Fit.),
- az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (Áht.),
- a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (Szja tv.),
- a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló 1997. évi LXXX. törvény (Tbj.),
- a magánnyugdíjról és a magánnyugdíjpénztárakról szóló 1997. évi LXXXII. törvény (Mnytv.),
- az egészségügyi hozzájárulásról szóló 1998. évi LXVI. törvény (Eho tv.),
- a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Számv. tv.),
- az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (Art.),
- a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.),
- az állami vagyonról szóló 2007. évi CVI. törvény (Vtv.),
- az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.),
- az épített környezet alakításáról és védelméről szóló 1997. évi LXXVIII. törvény (Étv.)
- a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló 1997. évi LXXX. törvény végrehajtásáról szóló 195/1997. (XI. 5.) Ko rendelet,
- az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet,
- a számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámolókészítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet,
- az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet,
- a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V.25.) Korm. rendelet,
- az állami vagyonnal való gazdálkodásról szóló 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet,
- az országos településrendezési építési követelményekről szóló 253/1997. (XII. 20.) Korm. rendelet (OTÉK)
- a kincstári számlavezetés és finanszírozás, a feladatfinanszírozási körbe tartozó előirányzatok felhasználása, valamint egyes államháztartási adatszolgáltatások rendjéről szóló 46/2009. (XII. 30.) PM rendelet.
2. számú melléklet a 16/2010. (XI. 26.) BM utasításhoz
A Belügyminisztérium Kockázatkezelési Szabályzata
I. Általános rész
1. A Szabályzat tekintetében
1.1. Kockázat: a Belügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) gazdálkodása tekintetében mindazon állapotok, események bekövetkeztének valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a működését, céljainak elérését, feladatainak teljesítését.
1.2. A Minisztérium szervezetei: a Minisztérium mint intézmény hivatali szervezetei [a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 7/2010. (IX. 2.) BM utasítás 1. számú melléklet 2. függelék szerint].
2. A kockázatkezelési tevékenység célja
a) a kockázatelemzés során felmérni és megállapítani a minisztériumi gazdálkodásban rejlő kockázatokat,
b) a kockázatkezelés rendjének kialakítása során meghatározni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik (illetve megszüntetik) a kockázatokat, másrészt megelőzik a Minisztériumra gyakorolt negatív hatások bekövetkeztét.
3. A kockázatkezelésért felelős vezetők kijelölése
3.1. A Minisztérium kockázatkezelési tevékenysége a gazdálkodási intézkedésekben meghatározott tevékenységek, feladatok vezetői szintű felelősségi rendszerhez kötött kockázatkezelésén alapul.
3.2. A folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) rendszerén belül a Minisztérium kockázatkezelési feladatainak ellátásáért a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár felelős, aki tevékenységét a 3.4. pontban meghatározott vezetők útján gyakorolja.
3.3. A gazdasági és informatikai helyettes államtitkár a kockázatkezelés rendjének működtetésében szükséges korrekciók megállapítása, és elrendelése tekintetében támaszkodik a külső ellenőrző szervezetek [Állami Számvevőszék (a továbbiakban: ÁSZ), Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (a továbbiakban: KEHI), Nemzetgazdasági Minisztérium (a továbbiakban: NGM), Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal (a továbbiakban: APEH)], és a Minisztérium FEUVE-tevékenységének koordinációját végző Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: PEF), valamint a belső ellenőrzését végző Ellenőrzési Főosztály (a továbbiakban: EF) ajánlásaira, megállapításaira.
3.4. A szakfeladatok végzése során felmerülő kockázatkezelésért az alábbi személyek a felelősek:
a) a Minisztérium szervezeteinek vezetői a saját szervezetüket érintő gazdálkodással összefüggő tevékenységért (a kockázatkezelés gondozására és nyilvántartására szervezeten belül felelős is kijelölhető);
b) a PEF vezetője a Minisztérium gazdálkodásával összefüggő tevékenységért.
3.5. Kockázatkezelő a fentieken túl minden olyan személy, aki döntéseivel, tevékenységével befolyással bír a szervezeti cél megvalósításához szükséges gazdálkodási folyamatokra.
3.6. A Minisztérium kockázatkezelésével kapcsolatos feladatok végrehajtását az EF ellenőrzi.
4. A kockázatkezelési feladatok meghatározása
4.1. A kockázatkezelésért felelős vezetők feladata a költségvetési terv kialakítása és végrehajtása, valamint a folyamatba épített ellenőrzés során a kockázati tényezők és elemek azonosítása, a kockázatok valószínűségének meghatározása, a kockázatok hatásainak mérése és lehetőség szerinti csökkentése.
4.2. A kockázatelemzésnek ki kell terjednie a Minisztérium valamennyi gazdasági, gazdálkodási, költségvetési kihatással járó tervezési és végrehajtási szaktevékenységére, valamint a fejezeti gazdálkodás feladatrendszerére hatással és befolyással bíró folyamatokra.
4.3. A kockázatkezelésért felelős vezető(k):
a) a szervezeti egységek vezetői saját szakterületük vonatkozásában elvégzik a Minisztérium gazdálkodására, költségvetési előirányzataira hatással lévő feladataik, tevékenységeik azonosítását és kockázatértékelését,
b) a költségvetési terv elkészítése/elfogadása után az ellenőrzési nyomvonal és a kockázat-nyilvántartás felülvizsgálatával, az új, illetve év közben jelentkező feladatok vonatkozásában a kockázat-nyilvántartási táblázat kitöltésével elkészítik a szakterületükön felmerülő kockázatok elemzését, meghatározzák azok kezelési módját,
c) a szükséges intézkedések meghatározását követően intézkednek azok végrehajtása és ellenőrzése érdekében.
II. A végrehajtás szabályai
5. A kockázat azonosítása, az azonosítás kereteinek meghatározása
5.1. A kockázatazonosítás célja annak megállapítása, hogy a Minisztérium szervezetei által végzett tevékenységekben melyek a Minisztérium, illetve a minisztériumi fejezet feladatainak ellátását veszélyeztető fő kockázati tényezők.
5.2. A kockázati tényezők azonosítását a kockázatkezelésért felelős vezetők által, a szakterületükön megbízott kockázatkezelési felelősök végzik az ellenőrzési nyomvonalban megjelölt tevékenységek alapján.
5.3. A beazonosított kockázatokat, azok felmerülésének valószínűsége és a tevékenységre gyakorolt hatása alapján tevékenységenként az alábbi táblázat szerint kell értékelni:
| A kockázati tényező hatása | ||||
| Alacsony 1 | Közepes 2 | Magas 3 | ||
| A kockázati tényező valószínűsége | Alacsony 1 | 1 | 2 | 3 |
| Közepes 2 | 2 | 4 | 6 | |
| Magas 3 | 3 | 6 | 9 | |
5.4. A kockázatok bekövetkezésének valószínűségét a tevékenység jellege szerint kell az alacsony, közepes vagy magas kategóriába sorolni.
5.5. A tevékenységek kockázatelemzését, illetve annak felülvizsgálatát az elemi költségvetési előirányzat (keretek) jóváhagyása után, a nem tervezett feladatok esetén év közben, a feladatok felmerülésekor kell végrehajtani.
6. A kockázatkezelés, a kockázatokra adott válaszok meghatározása
6.1. A feltárt kockázatok ismeretében saját szakterületük vonatkozásában a kockázatkezelésért felelős vezetők meghatározzák, hogy az egyes feladatok/tevékenységek vonatkozásában az alábbi kockázatkezelési módok közül melyiket kell alkalmazni:
a) kockázat átadása - biztosítás kötésével;
A szükséges biztosítások megkötése érdekében a PEF vezetője intézkedik.
b) kockázat elviselése - nincs reakció;
Külső kockázati tényezők esetében, illetve ha a kockázati tényező felmerülési valószínűsége és hatása értékeinek szorzata 1-3 közé esik, további intézkedés nem szükséges.
Külső kockázati elemeknek kell tekinteni a Minisztérium feladatainak azon kockázati tényezőit, amelyek felmerülése független a Minisztérium tevékenységétől, ezért azok kezelése a Minisztériumban nem lehetséges.
c) kockázat elfogadható szintre csökkentése;
A kockázatkezelési felelősök meghatározzák, illetve az illetékes vezetőnél kezdeményezik azoknak az intézkedéseknek a megtételét, melyek a kockázati szint csökkenését eredményezhetik.
6.2. A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében (ahol a kockázat bekövetkezése valószínűsége és hatása értékeinek szorzata megközelíti, vagy eléri a 9-et) a kockázatkezelésért felelős vezető intézkedik a kockázat csökkentésére, vagy az EF vezetőjénél ellenőrzést kezdeményez az adott folyamat értékelése és a hatékony kockázatkezelés céljából.
6.3. A kockázatkezelésért felelős vezetők gondoskodnak a hatáskörükbe tartozó választott intézkedések kockázatkezelési folyamatba történő beépítéséről.
7. A kockázatok és intézkedések nyilvántartása
7.1. A kockázatkezelési felelősök szervezetüknél kockázat-nyilvántartást vezetnek. A nyilvántartás tevékenységenként/feladatonként minden kockázati tényezőre nézve tartalmazza:
a) a kockázat bekövetkezése valószínűségének és a szervezetre gyakorolt hatása nagyságának értékelését, illetve ezek szorzatát;
b) a kockázat kezelésére javasolt intézkedést;
c) a felelős megnevezését;
d) a kockázatkezelés hatékonyságát ellenőrző eljárás leírását;
e) nem megfelelő hatékonyságú kockázatkezelés esetén az alkalmazandó eljárás leírását.
7.2. A kockázatelemzés a szaktevékenységek végzése során folyamatosan jelentkező feladat, amelynek során a kockázatkezelési felelősök félévente (április 15-ig, illetve október 15-ig) a jelen szabályzat 1. számú függeléke szerinti formában, a 4-9 közötti szorzatértékű kockázati tényezők esetében a 2. számú függelék szerinti adatlap egyidejű kitöltésével, indoklással együtt tájékoztatják az EF és a PEF vezetőjét.
7.3. A kockázat-nyilvántartás felülvizsgálatát az ellenőrzési nyomvonal változásakor, de legalább félévente (a 7.2. pontban leírtak figyelembevételével) kell elvégezni.
A 16/2010. (XI. 26.) BM utasítás 2. számú mellékletének 1. számú függeléke
| …………………………….. BM-szervezet megnevezése | ||||||||||
| A Belügyminisztérium kockázat-nyilvántartása | ||||||||||
| Sor- szám | Tevékenység/ feladat megnevezése | Kockázati tényezők | Kockázati tényezők értékelése | Besorolás | Javasolt intézkedés | Felelős | Ellenőrzési eljárás | Eljárás eredményte- lenség esetén | ||
| 1. | ||||||||||
| 2. | ||||||||||
| 3. | ||||||||||
| 4. | ||||||||||
| 5. | ||||||||||
| 6. | ||||||||||
| 7. | ||||||||||
| 8. | ||||||||||
| Budapest, 201....................................-n | ||||||||||
| ……………………………… kockázatkezelési felelős | ||||||||||
| ……………………………. BM-szervezet vezetője | ||||||||||
A 16/2010. (XI. 26.) BM utasítás 2. számú mellékletének 2. számú függeléke
| ………………………………. BM-szervezet megnevezése | |||||||||||
| .........sz. példány | |||||||||||
| Ellenőrző adatlap | |||||||||||
| Sor- szám | Tevékenység/ feladat megnevezése | Kockázati tényezők | Kockázati tényezők értékelése 201.. | Kockázati tényezők értékelése 201.. | Változás indoklása | Javasolt intézkedések megvalósulása | |||||
| Budapest, 201....................................-n | |||||||||||
| …………………………… BM-szervezet vezetője | |||||||||||
| Az adatlapot a vizsgált időszak alatt bekövetkezett változások alapján, a vizsgált és az előző időszaki szervezeti kockázat-nyilvántartások alapján kell kitölteni. A két időszakban vizsgált azonos tevékenységek/feladatok közül azokat kell feltüntetni, melyek egy vagy több kockázati tényezőjének értékelésében változás következett be. Az adatlapon fel kell tüntetni a változás (javulás, vagy romlás) okait, valamint a kockázatok csökkentésének további lehetséges lépéseit, a szükséges intézkedéseket. Az adatlapon minden esetben fel kell tüntetni a két vizsgált időszak legalább egyikében magas kockázati besorolást elért tevékenységet/feladatot. A mindkét vizsgált időszakban magas kockázati besorolású tevékenység/feladat esetében a "Változás indoklása" oszlopban a javulás elmaradásának okait és indoklását kell feltüntetni. | |||||||||||
3. számú melléklet a 16/2010. (XI. 26.) BM utasításhoz
A Belügyminisztérium szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről szóló szabályzata
I. Általános rész
1. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről szóló szabályzat célja
A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről szóló szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy rögzítse azokat a fogalmakat, intézkedéseket, eljárásokat, módszereket, amelyek biztosítják a Belügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) sajátosságainak, adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő szabálytalanságok kezelésének rendjét, a szabálytalanságok előfordulásának megelőzését.
2. A szabálytalanságok fogalma
Szabálytalanság: a jogszabály, az állami irányítás egyéb jogi eszköze, illetve a belső szabályzat szándékos vagy gondatlan megszegésével elkövetett tevékenység vagy mulasztás, amely az államháztartás működési rendjét, a költségvetést, illetve a gazdálkodást, az állami feladatellátást sérti vagy veszélyezteti.
3. A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatos felelősség
3.1. A szabálytalanságok megelőzése tekintetében a szabályozási és koordinációs helyettes államtitkár felelőssége:
a) a Minisztérium feladatellátását érintő jogszabályok, az állami irányítás egyéb jogi eszközei és a belső szabályzatok meglétének, megfelelőségének biztosítása;
b) a szabályozottság, illetve a szabályok betartásának folyamatos figyelemmel kísérése;
c) szabálytalanság esetén hatékony intézkedés megtétele, a szabálytalanság rendezése.
3.2. A szabálytalanságok megelőzése tekintetében a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár felelőssége:
a) a Minisztérium gazdálkodását érintő jogszabályok, belső szabályzatok, előírások érvényesítése;
b) a gazdálkodás folyamatában (tervezés, gazdálkodás, beszámolás) a feltételek biztosítása;
c) szabálytalanság esetén, hatékony intézkedés megtétele, a szabálytalanság rendezése.
3.3. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja:
a) járuljon hozzá a különböző jogszabályokban és belső szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, a szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához (megelőzés);
b) biztosítson keretet ahhoz, hogy a rendelkezések, előírások sérülése, megsértése esetén kerüljön helyreállításra a megfelelő állapot;
c) a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen.
3.4. A szabálytalanságok kezelése (pl. a szükséges intézkedések előkészítése, meghozatala, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása stb.) a szabálytalanságot előidéző szervezeti egységen belül, a szervezeti egység vezetőjének felelőssége mellett történik.
4. A szabálytalanságok megelőzése
Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény értelmében a szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatban meghatározott kötelezettségek teljesítése a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár feladata, amely a Minisztérium struktúrájában meghatározott szervezeti egységek [a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 7/2010. (IX. 2.) BM utasítás 1. melléklete 2. függelék szerint] vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg. A Minisztérium munkatársainak a szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatos pontos feladatát, hatáskörét, felelősségét, beszámoltathatóságát a munkaköri leírásokban kell szabályozni, a kormány-tisztviselői jogviszonyból, illetve munkaviszonyból származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak megfelelően kell teljesíteni.
5. A szabálytalanságok észlelése
5.1. A szabálytalanságok észlelése történhet a munkavállaló és munkáltató részéről, valamint külső bejelentés alapján.
5.2. Amennyiben a Minisztérium valamely munkatársa észlel szabálytalanságot:
a) köteles értesíteni a szervezeti egység vezetőjét. Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak a szakterületét irányító államtitkárt, helyettes államtitkárt kell értesítenie;
b) ha az értesített vezető megalapozottnak találja a szabálytalanságot, úgy erről köteles értesíteni a gazdasági és informatikai helyettes államtitkárt;
c) a gazdasági és informatikai helyettes államtitkárnak kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról.
5.3. A gazdasági és informatikai helyettes államtitkár, illetve a szervezeti egységek vezetőinek észlelése alapján a feladat-, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére.
5.4. Amennyiben a Minisztérium belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot:
a) ha a belső ellenőr az ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el;
b) a belső ellenőrzés megállapításai alapján a vizsgált szervezeti egységnek intézkedési tervet kell kidolgoznia, az intézkedési tervet végre kell hajtania és erről be kell számolnia a gazdasági és informatikai helyettes államtitkárnak és az Ellenőrzési Főosztály vezetőjének.
5.5. Amennyiben külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot:
a) a külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza;
b) a büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet a működését szabályozó jogszabály alapján jár el (pl. ÁSZ, KEHI, NGM, APEH stb.). A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a vizsgált szervezeti egységnek intézkedési tervet kell készítenie a szabálytalanság felszámolására.
II. A végrehajtás szabályai
6. Az intézkedések, eljárások meghatározása
6.1. A gazdasági és informatikai helyettes államtitkár felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért.
6.2. A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások, észlelések alapján a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár vizsgálatot kezdeményez a tényállás teljes körű tisztázására. A vizsgálat elvégzésére az Ellenőrzési Főosztály vezetőjét kéri fel, azonban más munkatársakat, indokolt esetben külső szakértőt is felkérhet. A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. Erre különösen akkor kerülhet sor, ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ.
6.3. Amennyiben a szabálytalanság olyan jellegű, hogy fegyelmi, polgári, büntetőeljárás stb. kezdeményezése indokolt, a szükséges intézkedéseket az arra illetékes szervek eljárása érdekében meg kell tenni.
7. Az intézkedések, eljárások nyomon követése
7.1. A gazdasági és informatikai helyettes államtitkár a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) során:
a) nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét, eredményét;
b) figyelemmel kíséri az általa hozott és a vizsgálatok során készített javaslatokra vonatkozó döntések végrehajtását;
c) a feltárt szabálytalanság típusa alapján az érintett szervezeti egység közreműködése mellett a további szabálytalanságok lehetőségeit beazonosítja (témák, kockázatok meghatározása) és információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást.
7.2. Amennyiben az eljárás nem az intézkedés szerint történik, akkor az érintett szervezeti egység vezetője a gazdasági és informatikai helyettes államtitkárt tájékoztatja az eltérés okáról, és javaslatot tesz a szükséges módosító intézkedések megtételére.
8. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések nyilvántartása
A minisztériumi szervezeti egységek vezetői a szabálytalanságokkal kapcsolatos ügyek gondozására és nyilvántartására területükön felelős munkatársat (a továbbiakban: TFM) bíznak meg. A TFM a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyilvántartása során gondoskodik:
a) a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok iktatásáról és az elkülönített nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről;
b) a megtett intézkedések és az azokhoz kapcsolódó határidők betartásáról és nyilvántartásáról.
9. Jelentési kötelezettség
9.1. A külső és a belső ellenőrök által végzett ellenőrzések jelentései alapján a javasolt feladatokról az ellenőrzöttnek intézkedési tervet kell készíteni és arról a gazdasági és informatikai helyettes államtitkárt, illetve az Ellenőrzési Főosztály vezetőjét tájékoztatni kell.
9.2. A TFM - a szervezeti egységek közreműködése mellett - a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár és az Ellenőrzési Főosztály vezetője részére évente, a tárgyévet követő január 20-ig ad tájékoztatást az ellenőrzések által tett megállapítások és javaslatok hasznosításáról, az intézkedési tervek megvalósításáról, az ellenőrzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatairól, az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokról.