30/2013. (XII. 16.) BM utasítás

a Belügyminisztérium ellenőrzési nyomvonaláról, a kockázatkezelésről és a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről

Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 69. § (2) bekezdésében, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 3. §-ában foglaltaknak megfelelően kiadom a következő utasítást:

1. Általános rendelkezések

1. § Ezen utasítás hatálya a Belügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) működési folyamataira terjed ki.

2. § Az utasítás alkalmazásában:

a) ellenőrzési nyomvonal: a Minisztérium működési folyamatainak táblázattal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, az irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomonkövetését és utólagos ellenőrzését;

b) folyamatgazda: a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 7/2010. (IX. 2.) BM utasítás szerinti önálló szervezeti egység vezetője, akinek kötelessége az adott folyamatra vonatkozó, a sajátosságokat is figyelembe vevő ellenőrzési nyomvonal elkészítése és folyamatos felülvizsgálata, továbbá a kockázatkezelés végrehajtása és a kockázatok változásának folyamatos nyomon követése;

c) kockázat: olyan esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, amely a jövőben valószínűleg bekövetkezik, és bekövetkezése esetén általában negatív hatása van a Minisztérium céljainak elérésére;

d) Kockázatkezelési Bizottság: az ellenőrzési nyomvonalak és a kockázatkezelés koordinálásáért felelős szervezet;

e) működési folyamat: a szervezeti célok megvalósulása érdekében tudatosan megtervezett lépések, tevékenységek és cselekedetek sorozata;

f) szabálytalanság: a jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz vagy belső szabályzat szándékos vagy gondatlan megszegésével elkövetett tevékenység vagy mulasztás, amely az állami feladatellátást sérti vagy veszélyezteti.

2. Az ellenőrzési nyomvonal

3. § Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának célja, hogy egy adott folyamatra vonatkozóan áttekintést adjon a vezetőknek, a belső és külső ellenőröknek és a folyamatban részt vevő munkatársaknak az adott tevékenység tartalmáról, a feladatellátás jogszabályi vagy egyéb alapjairól, a nyomvonal kialakításához alapul szolgáló dokumentumokról, a feladatellátásért felelős személyekről, a közreműködő szervezeti egységekről, a folyamatba épített kontrollokról, a feladatellátás ellenőrzéséről, az ellenőrzés végrehajtásának módjáról, a kockázati eseményekről, a pénzügyi teljesítés, valamint a könyvekben való nyilvántartás elvégzéséről.

4. § A Minisztérium tevékenységében megtalálható valamennyi működési folyamat tekintetében el kell készíteni az ellenőrzési nyomvonalat.

5. § A folyamatgazda felelős az ellenőrzési nyomvonal elkészítéséért, amely a szervezeti egység ügyrendjének részeként, az 1. melléklet szerinti formában kerül kiadásra.

6. § Az ellenőrzési nyomvonalat a folyamatgazda szükség szerint, de legalább évente egyszer, legkésőbb szeptember 30-ig felülvizsgálja.

7. § Az ellenőrzési nyomvonal tervezetét és módosítási javaslatát a folyamatgazda megküldi a Kockázatkezelési Bizottságnak (a továbbiakban: Bizottság), amely a tervezettel vagy a módosítási javaslattal kapcsolatos észrevételeiről, javaslatairól 15 napon belül tájékoztatja a szervezeti egység vezetőjét. A önálló szervezeti egység vezetője ennek figyelembevételével kezdeményezi a szervezeti egység ügyrendjének módosítását.

8. § A Bizottság feladata az önálló szervezeti egységek ellenőrzési nyomvonalának, kockázatazonosításának és kockázatelemzésének koordinálása, véleményezése és ezek tartalmára vonatkozó javaslattétel. A Bizottság elnökét a közigazgatási államtitkár jelöli ki, tagjai az önálló szervezeti egységek vezetői közül a Minisztérium államtitkárai, helyettes államtitkárai, valamint a kabinetfőnök által delegált 1-1 személy.

9. § A Bizottság titkársági feladatainak ellátásáról a Bizottság elnöke gondoskodik. A Bizottság ülésein az Ellenőrzési Főosztály kijelölt munkatársa tanácsadói tevékenysége keretében vesz részt.

10. § A Bizottság működési rendjét maga határozza meg. A Bizottság szükség szerint, de évente legalább egyszer tart ülést.

3. Kockázatkezelés

11. § A kockázatkezelési rendszer működtetésének célja a Minisztérium tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatok felmérése és megállapítása, valamint az egyes kockázatokkal kapcsolatban szükséges intézkedések és az intézkedések teljesítése folyamatos nyomonkövetési módjának meghatározása.

12. § A kockázatkezelésért a folyamatgazda a felelős, aki felméri, meghatározza és csoportosítja a szervezeti egységet érintő valamennyi kockázatot a szervezeti és az annak alárendelt tevékenységi célokkal összhangban, az ellenőrzési nyomvonalban megjelölt tevékenységek és kockázati események alapján a 2. melléklet szerinti táblázat kitöltésével.

13. § A kockázatokat azonosításuk és fontossági sorrendjük meghatározása után, negatív hatásaik mérséklése, csökkentése vagy megszüntetése céljából, a kockázat mértékétől függően kezelni kell. A kockázatkezelést a folyamatgazda a döntés előkészítésénél kezdi meg és a szervezeti egység működése során folyamatosan nyomon követi.

14. § A folyamatgazda a beazonosított kockázati esemény vonatkozásában megállapítja a bekövetkezés valószínűségét és a kockázat bekövetkezése esetén annak hatását, ezek alapján pedig a kockázati értéket (alacsony, közepes, magas) a 2. melléklet szerinti táblázat kitöltésével.

15. § Alacsony kockázat esetén intézkedésre nincs szükség, a közepes és magas kockázati esemény intézkedést igényel.

A kockázat kezelésének módját minden egyes kockázat esetében külön kell meghatározni.

16. § A kockázatkezelési intézkedéseket várható kockázatcsökkentő hatásuk és megvalósítási költségük összevetésével kell értékelni. A kockázatkezelés főbb módszerei a következők:

a) a kockázat megszüntetése, elkerülése,

b) a kockázat csökkentése,

c) a kockázat elviselése, elfogadása.

17. § A folyamatgazda a kockázat-nyilvántartási kötelezettségének a 2. mellékletben meghatározott táblázat kitöltésével tesz eleget.

18. § A folyamatgazda az azonosított kockázati tényezők főfolyamatonként történő értékelését a 3. melléklet kitöltésével látja el. Az egyes kockázati tényezők értékelése mind bekövetkezési valószínűségük, mind a szervezetre gyakorolt hatásuk alapján 1-től 5-ig terjedő skálán történik, amelyek szorzatainak összege adja a főfolyamat kockázati értékét az alábbiak szerint:

a) Alacsony kockázat (A): 1-60 pont,

b) Közepes kockázat (K): 61-120 pont,

c) Magas kockázat (M): 121-175 pont.

19. § A kockázatelemzést a folyamatgazda az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatával egyidejűleg szükség szerint, de legalább évente egyszer, legkésőbb szeptember 30-ig felülvizsgálja.

20. § A kockázatelemzés tervezetét és a felülvizsgált kockázatelemzést a folyamatgazda a szolgálati út betartásával megküldi a Bizottságnak, amely a kockázatelemzéssel kapcsolatos észrevételeiről 15 napon belül tájékoztatja a folyamatgazdát. Az önálló szervezeti egység vezetője ennek figyelembevételével kezdeményezi a szervezeti egység ügyrendjének módosítását.

21. § A Bizottság a véglegesített kockázatelemzések alapján tájékoztatja a közigazgatási államtitkárt a folyamatgazda által magas kockázati értékűnek minősített kockázati eseményekről és szükség esetén a közepes kockázati értékű eseményekről is.

4. Szabálytalanság-kezelés

22. § A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések célja, hogy

a) hozzájáruljanak a különböző jogszabályokban, közjogi szervezetszabályozó eszközökben és belső szabályzatokban meghatározott előírások megszegésének, a szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához,

b) biztosítsanak keretet ahhoz, hogy a rendelkezések, előírások sérülése, megsértése esetén helyreálljon a megfelelő állapot, valamint

c) megtörténjen a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések végrehajtása.

23. § A szabálytalanságok megelőzése érdekében:

a) a szabályozási és koordinációs helyettes államtitkár biztosítja a Minisztérium feladatellátását érintő jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök és a belső szabályzatok meglétét, megfelelőségét,

b) az önálló szervezeti egység vezetője szabálytalanság esetén megteszi a szükséges és hatékony intézkedéseket.

24. § A szabálytalanságok észlelése történhet:

a) miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár, kabinetfőnök részéről,

b) az önálló szervezeti egység vezetője részéről,

c) a nem önálló szervezeti egység vezetője vagy a Minisztérium munkatársa részéről,

d) az Ellenőrzési Főosztály által,

e) külső ellenőrzési szerv által, valamint

f) külső bejelentés alapján.

25. § (1) Ha a miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár vagy a kabinetfőnök észlel szabálytalanságot, akkor megteszi a szükséges intézkedést a szabálytalanság megszüntetésére vagy ennek érdekében kijelöli valamely önálló szervezeti egység vezetőjét.

(2) Ha az önálló szervezeti egység vezetője észlel szabálytalanságot, akkor a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően intézkedik a szabálytalanság megszüntetésére.

(3) Ha a nem önálló szervezeti egység vezetője vagy a Minisztérium munkatársa szabálytalanságot észlel, erről írásban tájékoztatja az önálló szervezeti egység vezetőjét, vagy ha az önálló szervezeti egység vezetője az ügyben érintett, a szakterületet irányító államtitkárt, helyettes államtitkárt vagy kabinetfőnököt.

(4) Ha az Ellenőrzési Főosztály az ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot észlel, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) és a hatályos Belső Ellenőrzési Kézikönyv rendelkezéseinek megfelelően jár el.

(5) Ha külső ellenőrzési szerv szabálytalanságot észlel, az ellenőrzési jelentés szabálytalanságra vonatkozó megállapításai alapján, a Korm. rendeletben meghatározottak szerint intézkedési terv készül a szabálytalanság felszámolása érdekében. Külső ellenőrzési szerv által történő szabálytalanság megállapítást követően, amennyiben a felelősség eldöntéséhez vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem áll rendelkezésre elég információ, további vizsgálat is elrendelhető.

(6) Ha külső bejelentés alapján történik a szabálytalanság észlelése, a Minisztérium közérdekű bejelentéseket kezelő szervezeti egysége fogadja a bejelentést, és intézkedés céljából megküldi azt az illetékes szervezeti egységnek, annak vezetője érintettsége esetén a szakterületet irányító államtitkárnak, helyettes államtitkárnak vagy kabinetfőnöknek.

26. § A szabálytalanságról készült, a 25. § (3) bekezdése szerinti, írásban történő tájékoztatás legalább a következő adatokat tartalmazza:

a) az elkövetés helye, ideje,

b) a szabálytalanságot elkövető neve (ha ismert), beosztása,

c) a megsértett szabály megjelölése,

d) a szabálytalanság rövid leírása, körülményei,

e) a keletkezett kár összegének becsült összege,

f) a következmények felszámolására tett intézkedések,

g) javaslat a hasonló esetek elkerülésére,

h) javaslat a követendő eljárásra,

i) az elkövetéssel kapcsolatos enyhítő, súlyosbító, vagy más lényegesnek ítélt körülmények.

27. § A tényállás teljes körű tisztázása érdekében az önálló szervezeti egység vezetője a vizsgálat lefolytatására az Ellenőrzési Főosztály vezetőjét kérheti fel. Az Ellenőrzési Főosztály vezetője miniszteri jóváhagyás esetén a vizsgálatot lefolytatja, ennek során indokolt esetben külső szakértőt is igénybe vehet.

28. § Az önálló szervezeti egység vezetője gondoskodik a szabálytalanság és az azzal kapcsolatban lefolytatott vizsgálat iratainak nyilvántartásáról. Az önálló szervezeti egység vezetője a 4. mellékletben meghatározott adattartalmú nyilvántartást vezet a szakterületén bekövetkezett szabálytalanságokról.

29. § Amennyiben a szabálytalanság olyan jellegű, hogy fegyelmi, polgári, büntetőeljárás stb. kezdeményezése indokolt, a szükséges intézkedéseket az önálló szervezeti egység vezetője az arra illetékes szervek eljárása érdekében megteszi.

30. § A feltárt szabálytalanságokról az önálló szervezeti egység vezetője félévente (a félévet követő hónap 15. napjáig) tájékoztatja a szabályozási és koordinációs helyettes államtitkárt a 4. melléklet megküldésével.

5. Átmeneti rendelkezések és hatálybalépés

31. § A szervezeti egységek ügyrendjeinek ezen utasítás alapján átdolgozott tervezetét 2013. december 17-ig az önálló szervezeti egység vezetője a szolgálati út betartásával aláírásra felterjeszti.

32. § A Bizottság működését 2014. január 1-jén kezdi meg.

33. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

34. § Hatályát veszti a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszeréről szóló 16/2010. (XI. 26.) BM utasítás.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter

1. melléklet a 30/2013. (XII. 16.) BM utasításhoz

A táblázat vonatkozásában az egyes fogalmak a következők szerint értelmezendők:

Sorszám: a főfolyamat lépéseinek egymásutániságát, sorrendjét jelzi.

Tevékenység/feladat: a főfolyamat adott lépésének tartalmát tömören fogalmazza meg.

Jogszabályi alap: az adott tevékenység elvégzésére vonatkozó jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz vagy belső szabályzat.

Előkészítés feladata és dokumentuma: a feladatellátás feltételeinek megteremtésére, az azzal kapcsolatos szervezési feladatok megoldása, amely során meghatározásra kerül, hogy milyen előkészítő feladatokat kell elvégezni és milyen dokumentumok alapján a feladatok végrehajtásához. Az előkészítés feladata magában foglalja az önálló alfeladatként nem jelentkező munkafázisokat is.

Tevékenységben/feladatban közreműködő szervezeti egység: az adott feladat ellátása során a Minisztérium más szervezeti egységéhez vagy más szervezethez való esetleges kapcsolódási pont.

Keletkező dokumentum: a tevékenység vagy feladat eredménye, amely a további munkálatok alapját képezi.

Felelős/kötelezettségvállaló: a tevékenység vagy feladat végrehajtásáért felelős személy beosztása.

Határidő: olyan határidő vagy határnap, amit a tevékenység vagy feladat adott lépésének végrehajtására jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz vagy belső szabályzat előír, illetve amit vezetői döntés meghatároz.

Ellenőrző/érvényesítő: az addig elvégzett feladat szabályszerű végrehajtásáért, illetve az elkészült anyag kontrollálásáért felelős személy beosztása (a "négy szem elve"-t érvényesítve).

Ellenőrzés gyakorisága: a tevékenység vagy feladat adott lépésének ellenőrzésére az ellenőrzési ponthoz kapcsolódó jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz vagy belső szabályzat által előírt ellenőrzés gyakorisága.

Ellenőrzési pontok: a tevékenység vagy folyamat azon részeleme, ahol a folyamat eredményes működése szempontjából fontos ellenőrzési lépések valósíthatók meg, illetve amikor az ellenőrzést jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz vagy belső szabályzat szerint el kell végezni. Az ellenőrzési pont meghatározása során a jóváhagyás módjának leírása is szükséges.

Kockázati események: a tevékenység vagy feladatellátás során esetlegesen előforduló esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, amely a jövőben valószínűleg bekövetkezik, és ha bekövetkezik, akkor ennek általában negatív hatása van a szervezet céljainak elérésére. A kockázatok negatív hatásai eredhetnek abból, hogy a hátrányos események bekövetkeznek vagy abból, hogy a kedvező lehetőségeket nem realizálják.

Utalványozó/ellenjegyző/jóváhagyó/intézkedést elrendelő: az arra feljogosított, általában magasabb vezető beosztású személy, aki dönthet az addig elvégzett feladat elfogadásáról, a folyamat továbbviteléről.

Pénzügyi teljesítés: a jóváhagyás után, jogszabályi előíráson vagy szerződésen alapuló feltételek teljesítését követő kifizetés. Könyvvezetésben való megjelenés: a folyamat adott lépésének, pénzügyi következményeinek nyilvántartása.

2. melléklet a 30/2013. (XII. 16.) BM utasításhoz

A táblázat vonatkozásában az egyes fogalmak a következők szerint értelmezendők:

Sorszám: Az ellenőrzési nyomvonal megfelelő oszlopa.

Tevékenység/feladat: Az ellenőrzési nyomvonal megfelelő oszlopa.

Kockázati események: Az ellenőrzési nyomvonal megfelelő oszlopa.

Kockázat beazonosítása figyelemmel a kockázat bekövetkezésének valószínűségére és hatására (A=alacsony, K=közepes, M=magas): A beazonosított kockázati esemény értékelése szubjektív megítélés alapján történik, figyelembe véve a kockázatelemzés táblázatban a főfolyamatok értékelését meghatározó kockázati tényezőket. A kockázat beazonosítása alacsony, közepes és magas minősítéssel történik. A kockázatelemzés táblázat alapján értékelt főfolyamatokra vonatkozó együttes hatást (például: 35/A) ezen oszlopban a főfolyamatok vonatkozó soraiban meg kell jeleníteni.

Intézkedést igényel-e? (igen/nem): Minden tevékenység vagy feladat vonatkozásában kitöltendő rovat. Alacsony kockázat esetén a tevékenység vagy feladat intézkedést nem igényel, közepes és magas kockázati esemény intézkedést igényel.

Intézkedés megtételéért/végrehajtásáért felelős: Az arra feljogosított személy beosztása, aki felelős a közepes vagy magas kockázatú tevékenység vagy feladat kockázatának csökkentése érdekében hozott intézkedés megtételéért vagy végrehajtásáért.

Intézkedés: A kockázat negatív hatásainak mérséklése, csökkentése vagy megszűntetése céljából a kockázati esemény bekövetkezését megelőzendően végrehajtandó intézkedés. Intézkedés várható eredménye: A kockázat negatív hatásainak mérséklése, csökkentése vagy megszűntetése céljából végrehajtandó intézkedés várható hatása, eredménye.

3. melléklet a 30/2013. (XII. 16.) BM utasításhoz

4. melléklet a 30/2013. (XII. 16.) BM utasításhoz