32/2017. (XII. 13.) BM utasítás

a Belügyminisztérium ellenőrzési nyomvonaláról, integrált kockázatkezeléséről és a szervezeti integritást sértő események kezelésének eljárásrendjéről

Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 69. § (2) bekezdésében, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 3. §-ában foglaltaknak megfelelően a következő utasítást adom ki:

1. Általános rendelkezések

1. §[1] (1) Az utasítás tárgyi hatálya a Belügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) működési folyamataira terjed ki.

(2) Az utasítás személyi hatálya foglalkoztatási jogviszonyától függetlenül a Minisztériumban foglalkoztatott valamennyi munkatársra (a továbbiakban: munkatárs) kiterjed.

2. § Az utasítás alkalmazásában:

a) ellenőrzési nyomvonal: a Minisztérium működési folyamatainak táblázattal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, az irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomonkövetését és utólagos ellenőrzését;

b) folyamatgazda: a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 15/2014. (IX. 5.) BM utasítás szerinti önálló szervezeti egység vezetője, akinek kötelessége az adott folyamatra vonatkozó, a sajátosságokat is figyelembe vevő ellenőrzési nyomvonal elkészítése és folyamatos felülvizsgálata, továbbá a kockázatkezelés végrehajtása és a kockázatok változásának folyamatos nyomon követése;

c) kockázat: olyan esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, amely a jövőben bizonyos valószínűséggel bekövetkezik, és bekövetkezése esetén általában negatív hatása van a Minisztérium céljainak elérésére;

d)[2] Kockázatkezelési Bizottság: az ellenőrzési nyomvonalak és a kockázatkezelés felügyeletéért felelős szervezet;

e) működési folyamat: a szervezeti célok megvalósulása érdekében tudatosan megtervezett lépések, tevékenységek és cselekedetek sorozata;

f) szervezeti integritást sértő esemény: minden olyan esemény, amely a szervezetre vonatkozó szabályoktól, valamint a jogszabályi keretek között a Minisztérium vezetője által meghatározott szervezeti célkitűzéseknek, értékeknek és elveknek megfelelő működéstől eltér.

g)[3] figyelmességi ajándék: a külföldi állami szerv képviselőjétől, udvariasságból elfogadott nem lekötelező mértékű ajándék, valamint a Minisztérium munkatársainak egymás közötti - különösen születésnap, névnap, gyermekszületés vagy nyugdíjazás alkalmából történő - megajándékozása nem lekötelező mértékű ajándékkal;

h)[4] lekötelező mértékű ajándék: olyan ajándék - ideértve a tárgyi ajándékot, szolgáltatást, utazást, meghívást és szívességet -, amelyet a munkatárs saját jogszerű jövedelméből, szokásos életvitele fenntartása mellett annak reális piaci árán nem lenne képes megvásárolni magának;

i)[5] szokásos vendéglátás: a szakmai program keretében valamennyi résztvevő részére biztosított ellátás, valamint a külföldi állami szerv munkatársától vagy bármely külföldi személytől a hivatalos úton vagy külföldi munkavégzéssel kapcsolatban kapott, a Minisztérium vendéglátási gyakorlatához hasonló ellátás;

j)[6] szóróajándék: az ajándékozó szervezet logójával, vagy nemzetközi kapcsolatokban az ajándékozó államára, szervezetére más módon utaló - különösen valamely rendezvényen való részvételre tekintettel kapott - ajándék, melynek értéke nem haladja meg a Magyar Kormánytisztviselői Kar Hivatásetikai Kódexében meghatározott értéket.

2. Az ellenőrzési nyomvonal

3. § Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának célja, hogy egy adott folyamatra vonatkozóan áttekintést adjon a vezetőknek, a belső és külső ellenőröknek és a folyamatban részt vevő munkatársaknak az adott tevékenység tartalmáról, a feladatellátás jogszabályi vagy egyéb alapjairól, a nyomvonal kialakításához alapul szolgáló dokumentumokról, a feladatellátásért felelős személyekről, a közreműködő szervezeti egységekről, a folyamatba épített kontrollokról, a feladatellátás ellenőrzéséről, az ellenőrzés végrehajtásának módjáról, a kockázati eseményekről, a pénzügyi teljesítés, valamint a könyvekben való nyilvántartás elvégzéséről.

4. § A Minisztérium valamennyi működési folyamata tekintetében el kell készíteni az ellenőrzési nyomvonalat.

5. § A folyamatgazda felelős az ellenőrzési nyomvonal elkészítéséért, amely a szervezeti egység ügyrendjének részeként, az 1. melléklet szerinti formában kerül kiadásra.

6. § Az ellenőrzési nyomvonalat a folyamatgazda szükség szerint, de legalább évente egyszer, legkésőbb szeptember 30-ig felülvizsgálja.

7. §[7]

8. §[8] A Kockázatkezelési Bizottság (a továbbiakban: Bizottság) feladata az önálló szervezeti egységek ellenőrzési nyomvonalának, kockázatazonosításának és kockázatelemzésének a jogi és koordinációs helyettes államtitkár által folytatott jogi koordináció során történő véleményezése és az ezek tartalmára vonatkozó javaslattétel. A Bizottság elnökét a közigazgatási államtitkár jelöli ki, tagjai az integritás tanácsadó, az önálló szervezeti egységek vezetői közül a Minisztérium államtitkárai, helyettes államtitkárai, valamint a kabinetfőnök által delegált 1-1 személy.

9. § A Bizottság titkársági feladatainak ellátásáról a Bizottság elnöke gondoskodik. A Bizottság ülésein az Ellenőrzési Főosztály kijelölt munkatársa tanácsadói tevékenysége keretében vesz részt.

10. § A Bizottság működési rendjét maga határozza meg. A Bizottság szükség szerint, de évente legalább egyszer tart ülést.

3. Integrált kockázatkezelés

11. § Az integrált kockázatkezelés magába foglalja a kockázatok azonosítását, elemzését, értékelését és kezelését. A rendszer működtetésének célja a Minisztérium működési folyamataiban rejlő kockázatok elemzése, értékelése, valamint az egyes kockázatokkal kapcsolatban szükséges kockázatkezelési válaszlépések meghatározása és a kockázatkezelés folyamatos nyomonkövetése.

12. § Az integrált kockázatkezelési rendszer koordinálásával kapcsolatos feladatokat az integritás tanácsadó látja el. A folyamatgazdáknak együtt kell működniük az integrált kockázatkezelési rendszer koordinálásával kijelölt szervezeti felelőssel.

13. § Az integrált kockázatkezelésért a folyamatgazda a felelős, aki felméri, meghatározza és csoportosítja a szervezeti egységet érintő valamennyi kockázatot a szervezeti és az annak alárendelt tevékenységi célokkal összhangban, az ellenőrzési nyomvonalban megjelölt tevékenységek és kockázati események alapján a 2. melléklet szerinti táblázat kitöltésével.

14. § A kockázatokat azonosításuk és fontossági sorrendjük meghatározása után, negatív hatásaik mérséklése, csökkentése vagy megszüntetése céljából, a kockázat értékelésétől függően kezelni kell.

15. § A folyamatgazda a beazonosított kockázati esemény vonatkozásában megállapítja a bekövetkezés valószínűségét és a kockázat bekövetkezése esetén annak hatását, ezek alapján pedig a kockázati értéket (alacsony, közepes, magas) a 2. melléklet szerinti táblázat kitöltésével.

16. § Alacsony kockázat esetén intézkedésre nincs szükség, a közepes és magas kockázati esemény intézkedést igényel. A kockázat kezelésének módját minden egyes kockázat esetében külön kell meghatározni.

17. § A kockázatkezelési válaszlépéseket várható kockázatcsökkentő hatásuk és megvalósítási költségük összevetésével kell értékelni. A kockázatkezelés főbb módszerei a következők:

a) a kockázat megszüntetése, bekövetkezésének megelőzése, elkerülése,

b) a kockázat negatív hatásának csökkentése,

c) a kockázat bekövetkezése esetén annak tűrése.

18. § A folyamatgazda a kockázat-nyilvántartási kötelezettségének a 2. mellékletben meghatározott táblázat kitöltésével tesz eleget.

19. § A folyamatgazda az azonosított kockázati tényezők főfolyamatonként történő értékelését a 3. melléklet kitöltésével látja el. Az egyes kockázati tényezők értékelése mind bekövetkezési valószínűségük, mind a szervezetre gyakorolt hatásuk alapján 1-től 5-ig terjedő skálán történik, amelyek szorzatainak összege adja a főfolyamat kockázati értékét az alábbiak szerint:

a) Alacsony kockázat (A): 1-60 pont,

b) Közepes kockázat (K): 61-120 pont,

c) Magas kockázat (M): 121-175 pont.

20. § Az integrált kockázatelemzést a folyamatgazda az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatával egyidejűleg szükség szerint, de legalább évente egyszer, legkésőbb szeptember 30-ig felülvizsgálja.

21. § A kockázatelemzés tervezetét és a felülvizsgált kockázatelemzést a folyamatgazda a szolgálati út betartásával megküldi a Bizottságnak, amely a kockázatelemzéssel kapcsolatos észrevételeiről 15 napon belül tájékoztatja a folyamatgazdát. Az önálló szervezeti egység vezetője ennek figyelembevételével kezdeményezi a szervezeti egység ügyrendjének módosítását.

22. § A Bizottság a véglegesített kockázatelemzések alapján tájékoztatja a közigazgatási államtitkárt a folyamatgazda által magas kockázati értékűnek minősített kockázati eseményekről és szükség esetén a közepes kockázati értékű eseményekről is.

4. Szervezeti integritást sértő eseménykezelés

23. § A szervezeti integritást sértő eseményekkel kapcsolatos intézkedések célja, hogy

a) hozzájáruljanak a különböző jogszabályokban, közjogi szervezetszabályozó eszközökben és belső szabályzatokban meghatározott előírások megszegésének, a szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához,

b) biztosítsanak keretet ahhoz, hogy a rendelkezések, előírások sérülésének, megsértésének feltárása esetén helyreálljon a megfelelő állapot, valamint

c) megtörténjen a hibák, hiányosságok, tévedések, etikai vétségek, szervezeti kultúrát sértő események korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések végrehajtása.

24. § A szervezeti integritást sértő esemény megelőzése érdekében:

a)[9] a jogi és koordinációs helyettes államtitkár biztosítja a Minisztérium feladatellátását érintő jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök és a belső szabályzatok meglétét, megfelelőségét,

b) az önálló szervezeti egység vezetője szabálytalanság esetén megteszi a szükséges és hatékony intézkedéseket.

25. § A szervezeti integritást sértő esemény észlelése történhet:

a) miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár, kabinetfőnök részéről,

b) az önálló szervezeti egység vezetője részéről,

c) a nem önálló szervezeti egység vezetője vagy a Minisztérium munkatársa részéről,

d) az Ellenőrzési Főosztály által,

e) külső ellenőrzési szerv által, valamint

f) külső bejelentés alapján.

26. § (1) Ha a miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár vagy a kabinetfőnök észlel szervezeti integritást sértő eseményt, akkor megteszi a szükséges intézkedést annak megszüntetésére, vagy ennek érdekében kijelöli valamely önálló szervezeti egység vezetőjét.

(2) Ha az önálló szervezeti egység vezetője észlel szervezeti integritást sértő eseményt, akkor a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően intézkedik annak megszüntetésére.

(3) Ha a nem önálló szervezeti egység vezetője vagy a Minisztérium munkatársa szervezeti integritást sértő eseményt észlel, erről írásban tájékoztatja az önálló szervezeti egység vezetőjét, vagy ha az önálló szervezeti egység vezetője az ügyben érintett, a szakterületet irányító államtitkárt, helyettes államtitkárt vagy kabinetfőnököt.

(4) Ha az Ellenőrzési Főosztály az ellenőrzési tevékenysége során szervezeti integritást sértő eseményt észlel, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) és a hatályos Belső Ellenőrzési Kézikönyv rendelkezéseinek megfelelően jár el.

(5) Ha külső ellenőrzési szerv szervezeti integritást sértő eseményt észlel, az ellenőrzési jelentés szabálytalanságra vonatkozó megállapításai alapján, a Korm. rendeletben meghatározottak szerint intézkedési terv készül annak felszámolása érdekében. Külső ellenőrzési szerv által történő szervezeti integritást sértő esemény megállapítását követően, amennyiben a felelősség eldöntéséhez vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem áll rendelkezésre elég információ, további vizsgálat is elrendelhető.

(6) Ha külső bejelentés alapján történik a szervezeti integritást sértő esemény észlelése, a Minisztérium közérdekű bejelentéseket kezelő szervezeti egysége fogadja a bejelentést, és intézkedés céljából megküldi azt az illetékes szervezeti egységnek, annak vezetője érintettsége esetén a szakterületet irányító államtitkárnak, helyettes államtitkárnak vagy kabinetfőnöknek.

27. § A szervezeti integritást sértő eseményekről készült, a 25. § (3) bekezdése szerinti, írásban történő tájékoztatás legalább a következő adatokat tartalmazza:

a) az elkövetés helye, ideje,

b) a szervezeti integritást sértő eseményt elkövető neve (ha ismert), beosztása,

c) a megsértett szabály megjelölése,

d) a szervezeti integritást sértő esemény rövid leírása, körülményei,

e) a keletkezett kár összegének becsült összege,

f) a következmények felszámolására tett intézkedések,

g) javaslat a hasonló esetek elkerülésére,

h) javaslat a követendő eljárásra,

i) az elkövetéssel kapcsolatos enyhítő, súlyosbító, vagy más lényegesnek ítélt körülmények.

28. § A tényállás teljes körű tisztázása érdekében az önálló szervezeti egység vezetője a vizsgálat lefolytatására az Ellenőrzési Főosztály vezetőjét kérheti fel. Az Ellenőrzési Főosztály vezetője miniszteri jóváhagyás esetén a vizsgálatot lefolytatja, ennek során indokolt esetben külső szakértőt is igénybe vehet.

29. § Az önálló szervezeti egység vezetője gondoskodik a szervezeti integritást sértő esemény és az azzal kapcsolatban lefolytatott vizsgálat iratainak nyilvántartásáról. Az önálló szervezeti egység vezetője a 4. mellékletben meghatározott adattartalmú nyilvántartást vezet a szakterületén bekövetkezett szervezeti integritást sértő eseményekről.

30. § Amennyiben a szervezeti integritást sértő esemény olyan jellegű, hogy fegyelmi, polgári, büntetőeljárás stb. kezdeményezése indokolt, a szükséges intézkedéseket az önálló szervezeti egység vezetője az arra illetékes szervek eljárása érdekében megteszi.

31. §[10] A feltárt szervezeti integritást sértő eseményekről az önálló szervezeti egység vezetője félévente (a félévet követő hónap 15. napjáig) tájékoztatja a jogi és koordinációs helyettes államtitkárt a 4. melléklet megküldésével.

4/A. Az ajándék visszautasításának, illetve elfogadásának szabályai[11]

Az ajándék visszautasítása

31/A. §[12] (1) A Minisztérium munkatársának - a 31/B. §-ban felsoroltak kivételével - tilos ajándékot elfogadni a saját vagy szervezeti egységének munkavégzésével összefüggésben, ezt a felajánlásakor, illetve az átadására vonatkozó kísérletkor minden esetben vissza kell utasítani.

(2) Az ajándék felajánlásáról, illetve átadásának kísérletéről a munkatárs köteles tájékoztatni a szervezeti egység vezetőjét, aki erről írásban tájékoztatja az integritás tanácsadót.

Az elfogadható ajándék

31/B. §[13] (1) Az ajándék elfogadásának tilalma nem vonatkozik

a) a figyelmességi ajándékra,

b) a szóróajándékra és

c) a szokásos vendéglátásra.

(2) A külföldi állami szerv képviselőjétől kapott figyelmességi ajándék elfogadásáról a munkatárs minden esetben köteles tájékoztatni a szervezeti egység vezetőjét, aki erről írásban tájékoztatja az integritás tanácsadót.

(3) Ha az elfogadható ajándék értékét a munkatárs nem tudja megállapítani, erről írásban állásfoglalást kér az integritás tanácsadótól, aki az állásfoglalás iránti megkeresés beérkezését követő 10 munkanapon belül írásban válaszol.

(4) Az integritás tanácsadó az állásfoglalás elkészítésébe a Minisztérium bármely szervezeti egységének vezetőjét és munkatársát bevonhatja, ha az ajándék becsült értékét nem tudja megállapítani.

5. Átmeneti rendelkezések és hatálybalépés

32. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

33. § Hatályát veszti a Belügyminisztérium ellenőrzési nyomvonaláról, kockázatkezeléséről és a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről szóló 30/2013. (XII. 16.) BM utasítás.

34. § Az utasítás alapján a felülvizsgálatot a folyamatgazdáknak 2018. év tekintetében legkésőbb 2018. szeptember 30-ig kell elvégezniük.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter

1. melléklet a 32/2017. (XII. 13.) BM utasításhoz

A táblázat vonatkozásában az egyes fogalmak a következők szerint értelmezendők:

Sorszám: a főfolyamat lépéseinek egymásutániságát, sorrendjét jelzi.

Tevékenység/feladat: a főfolyamat adott lépésének tartalmát tömören fogalmazza meg.

Jogszabályi alap: az adott tevékenység elvégzésére vonatkozó jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz vagy belső szabályzat.

Előkészítés feladata és dokumentuma: a feladatellátás feltételeinek megteremtése, az azzal kapcsolatos szervezési feladatok megoldása, amely során meghatározásra kerül, hogy milyen előkészítő feladatokat kell elvégezni és milyen dokumentumok alapján a feladatok végrehajtásához. Az előkészítés feladata magában foglalja az önálló alfeladatként nem jelentkező munkafázisokat is.

Tevékenységben/feladatban közreműködő szervezeti egység: az adott feladat ellátása során a Minisztérium más szervezeti egységéhez vagy más szervezethez való esetleges kapcsolódási pont.

Keletkező dokumentum: a tevékenység vagy feladat eredménye, amely a további munkálatok alapját képezi.

Felelős/kötelezettségvállaló: a tevékenység vagy feladat végrehajtásáért felelős személy beosztása.

Határidő: olyan határidő vagy határnap, amit a tevékenység vagy feladat adott lépésének végrehajtására jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz vagy belső szabályzat előír, illetve amit vezetői döntés meghatároz.

Ellenőrző/érvényesítő: az addig elvégzett feladat szabályszerű végrehajtásáért, illetve az elkészült anyag kontrollálásáért felelős személy beosztása (a "négy szem elve"-t érvényesítve).

Ellenőrzés gyakorisága: a tevékenység vagy feladat adott lépésének ellenőrzésére az ellenőrzési ponthoz kapcsolódó jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz vagy belső szabályzat által előírt ellenőrzés gyakorisága.

Ellenőrzési pontok: a tevékenység vagy folyamat azon részeleme, ahol a folyamat eredményes működése szempontjából fontos ellenőrzési lépések valósíthatók meg, illetve amikor az ellenőrzést jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz vagy belső szabályzat szerint el kell végezni. Az ellenőrzési pont meghatározása során a jóváhagyás módjának leírása is szükséges.

Kockázati események: a tevékenység vagy feladatellátás során esetlegesen előforduló esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, amely a jövőben valószínűleg bekövetkezik, és ha bekövetkezik, akkor ennek általában negatív hatása van a szervezet céljainak elérésére. A kockázatok negatív hatásai eredhetnek abból, hogy a hátrányos események bekövetkeznek vagy abból, hogy a kedvező lehetőségeket nem realizálják.

Utalványozó/ellenjegyző/jóváhagyó/intézkedést elrendelő: az arra feljogosított, általában magasabb vezető beosztású személy, aki dönthet az addig elvégzett feladat elfogadásáról, a folyamat továbbviteléről.

2. melléklet a 32/2017. (XII. 13.) BM utasításhoz

A táblázat vonatkozásában az egyes fogalmak a következők szerint értelmezendők:

Sorszám: Az ellenőrzési nyomvonal megfelelő oszlopa.

Tevékenység/feladat: Az ellenőrzési nyomvonal megfelelő oszlopa.

Kockázati események: Az ellenőrzési nyomvonal megfelelő oszlopa.

Kockázat beazonosítása figyelemmel a kockázat bekövetkezésének valószínűségére és hatására (A = alacsony, K = közepes, M = magas): A beazonosított kockázati esemény értékelése szubjektív megítélés alapján történik, figyelembe véve a kockázatelemzés táblázatban a főfolyamatok értékelését meghatározó kockázati tényezőket. A kockázat beazonosítása alacsony, közepes és magas minősítéssel történik. A kockázatelemzés táblázat alapján értékelt főfolyamatokra vonatkozó együttes hatást (például: 35/A) ezen oszlopban a főfolyamatok vonatkozó soraiban meg kell jeleníteni.

Intézkedést igényel-e? (igen/nem): Minden tevékenység vagy feladat vonatkozásában kitöltendő rovat. Alacsony kockázat esetén a tevékenység vagy feladat intézkedést nem igényel, közepes és magas kockázati esemény intézkedést igényel.

Intézkedés megtételéért/végrehajtásáért felelős: Az arra feljogosított személy beosztása, aki felelős a közepes vagy magas kockázatú tevékenység vagy feladat kockázatának csökkentése érdekében hozott intézkedés megtételéért vagy végrehajtásáért.

Intézkedés: A kockázat negatív hatásainak mérséklése, csökkentése vagy megszüntetése céljából a kockázati esemény bekövetkezését megelőzendően végrehajtandó intézkedés.

Intézkedés várható eredménye: A kockázat negatív hatásainak mérséklése, csökkentése vagy megszüntetése céljából végrehajtandó intézkedés várható hatása, eredménye.

3. melléklet a 32/2017. (XII. 13.) BMutasításhoz

4. melléklet a 32/2017. (XII. 13.) BM utasításhoz